財務会計システム刷新にあわせ「テックタッチ」を活用

～BPRとシステムUI変更を同時並行で実現、稼働初月に全庁で約2,800時間の業務時間を削減～

都城市（市長：池田 宜永）は、財務会計システムの刷新と電子決裁への移行にあわせ、テックタッチ株式会社が提供するデジタルアダプションプラットフォーム（DAP）「テックタッチ」を活用し、毎年実施していた初任者研修の廃止、入力漏れや入力箇所に関する問い合わせの大幅削減等の成果を得ました。稼働初月における全庁の業務削減時間は約2,800時間（※）にのぼります。

本取り組みでは、「テックタッチ」の導入に先立ち、約30項目におよぶ業務改善（BPR）を全庁横断で進めるとともに、現場職員自らが操作ガイドを内製し、業務改善と画面改善を並行して進めました。

【導入の背景】

本市は「非効率をデジタル化しない」という方針のもと、ツールの導入に先立って業務そのものを見直すことを基本としています。

旧財務会計システムでは、必須項目の入力漏れや日付誤りなどにより、会計課からの差し戻しが頻発していました。一方で、こうした課題に対してシステムの個別改修で対応しようとすると、費用や工数の負担が大きく、迅速かつ柔軟な見直しが難しい状況にありました。

今回、財務会計システムの刷新と電子決裁への移行に当たり、本市はこれを単なるシステム切り替えの機会ではなく、関連する業務ルールや運用そのものを見直す契機と位置付けました。現場の混乱や問い合わせの増加を抑えて早期定着を実現することを目指し、システム刷新とあわせた業務見直しを進めることとしました。

【導入の決め手】

本市が着目したのが、既存システムを改修することなく、画面上に操作ガイドや入力時の注意事項を表示できる「テックタッチ」でした。制度や運用を踏まえて現場に即したナビゲーションを柔軟に整備できる点に加え、LGWAN環境に対応している点を評価しました。さらに、自治体業務への理解を踏まえた伴走支援を受けられる点も後押しとなりました。

【取り組み内容】

• 全庁横断プロジェクトとして推進
  今回の「テックタッチ」導入は、単なるツール追加ではなく業務改革の起点と位置付け、会計課だけでなく行政改革担当課やデジタル統括課も加えた全庁横断のプロジェクトとして推進しました。

• 導入前に約30項目のBPRを先行実施

   導入の約半年前から検討会を重ね、分割払チェックリストの廃止、代表者名記載の省略、納品書兼請求書の許容など、例規改正を含む約30項目の業務改善を先行して実施しました。

• 現場職員による操作ガイドの内製

  これらの見直し内容は、システム改修を待たず、「テックタッチ」の操作ガイドやツールチップとして画面上に反映しました。業務を最も理解する現場職員自らが設計・実装を担い、予算科目ごとに次の操作や入力例を案内する吹き出しを設けるなど、計300本の操作ガイドと300個のツールチップを内製しました。

従来のような「BPRを実施した後にシステム改修を行う」進め方ではなく、業務改善と画面改善を並行して進めたことで、現場の実態に即した運用定着を実現しました。運用開始後もPDCAを回しながら、改善点を速やかに反映できる体制を整えています。

【成果】

導入の結果、財務会計システム刷新後にもかかわらず、「どこに何を入力すればよいか」といった使い方に関する問い合わせや入力漏れはほぼゼロとなり、稼働初月には全庁で約2,800時間（※）の業務時間削減を実現しました。あわせて、毎年実施していた初任者研修を廃止しています。

【今後の展開】

こうした成果を受け、他部署からも同様の仕組みを導入したいという声が上がっており、活用の輪は着実に広がっています。

本市は「都城AX推進宣言」を掲げ、AIの活用を前提とした業務・行政サービスの変革に取り組んでいく方針です。今回整備した業務改善と操作ガイドの基盤を土台に、本年度以降、ルールベースでは判定が難しい入力ミスをAIがチェックする仕組みや、生成AI「zevo」との連携などの検討・実装に順次着手し、さらなる内部事務の効率化を進めていきます。

バックヤード業務を効率化することで、職員が本来注力すべき業務に集中できる環境を整え、地域の持続可能性の確保につなげていきます。

（※）各操作ガイドの再生回数、差し戻し・問い合わせなどの業務削減への寄与率、それらが削減された場合の想定対応時間から創出効果を試算するテックタッチ株式会社所定の方法により算出した推計値。参考値としての位置付け。