桐蔭学園が「HUEワークフロー」を稼働 各部門主導での移行・運用を実現し、管理者の負担を軽減

　株式会社ワークスアプリケーションズ（本社：東京都千代田区、代表取締役最高経営責任者：秦修、以下　WAP）は、学校法人桐蔭学園（本部：神奈川県横浜市、理事長：溝上慎一、以下　桐蔭学園）が、WAPの提供するワークフローシステム「HUEワークフロー」を全学で稼働したことをお知らせします。桐蔭学園は、従来のオンプレミス型ワークフローシステムが抱える煩雑さや属人化の課題を解消するため、システム管理者とエンドユーザー双方にとって使いやすく、コストパフォーマンスに優れたSaaS型のHUEワークフローへ移行しました。この移行により、ワークフローの作成作業が効率化され、管理業務の負担が軽減されました。

【導入の背景】使いやすさを重視したリプレイス

　幼稚園から大学まで計約7500名が在籍する桐蔭学園は、約550名の教職員がその運営を支えています。しかし、従来システムでは、申請フォームの作成やフローの設定が煩雑で、システム管理者に大きな負担がかかっていました。保守期限が迫る中、HUEワークフローのドラッグアンドドロップで簡単にフロー設定ができるシンプルな操作性、部門ごとに権限を管理できる柔軟性、さらに追加料金不要で豊富な機能が使用できるコストメリットが評価され、導入を決定しました。

【導入の効果】現場部門主体でのスムーズな移行と運用の効率化

　HUEワークフローでは、Excelフォームの取り込みと入力項目の設定だけで、数十分で簡単に申請フォームを作成できます。桐蔭学園では、人事労務部門からの届け出や稟議など、約70本のワークフローを、権限を委譲された現場部門が主体となって設定しました。特別なスキルを必要とせず、通常業務の合間を活用して約10カ月で全て移行しました。

　これにより、ワークフローの作成やメンテナンスが部門内で完結し、管理業務の負担が大幅に軽減されました。また、稼働後もユーザーが主体的に新規ワークフローの作成を進めており、稼働開始から1カ月で5件の業務を新たにシステム化しました。今後もさらなる業務効率化が期待されています。

＜学校法人桐蔭学園　情報センター長　新倉様からのコメント＞

　当学園では、長年オンプレミスのワークフローシステムを使用してきましたが、システムの設定が煩雑で、ユーザー自らがフォームの作成をしたり承認フローを設定したりすることが難しい状況でした。その結果、特定の職員がすべてのフォームや承認経路を作成・管理する事になり、属人化が進んでいました。HUEワークフローでは、ユーザーが素早くフォームを作成できるうえ、フロー設定やカスタマイズも簡単に行えます。直感的に操作できるので、ユーザー部門と情報システム部門が協力してスムーズに移行設定を完了することができました。また、基本料金内でワークフロー運用に必要な機能が揃っているため、今後のシステム化・業務効率化にも大きな期待を寄せています。

【HUEワークフローについて】

　HUEワークフローは、使いやすさを追求したワークフローシステムです。直感的な操作が可能で、紙の申請書も簡単に電子化でき、ペーパーレス化を実現します。承認データをもとにした分析用レポートのリアルタイムでの作成や、さまざまな外部システムとの連携もブラウザ上で設定できます。

HUEワークフロー製品ページ　https://saas.worksap.co.jp/workflow/

【ワークスアプリケーションズについて】

　ワークスアプリケーションズは、1996年に日本発のERPパッケージベンダーとして創業。ノーカスタマイズや無償バージョンアップなど革新的なソリューションで、国内大手企業を中心にお客様の成長を支援してきました。個が持つ可能性を信じ、企業と個の価値を最大化する「成長エンジン」となることを目指し、「作業」を「創造」に変え、「仕事」を楽しくすることを追求していきます。

株式会社ワークスアプリケーションズ サイト　https://www.worksap.co.jp/

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