熊本県熊本市にキャンパスを構える文系総合大学の熊本学園大学が、ワークフローシステム「X-point Cloud」の活用により、決裁リードタイムを大幅短縮や、Extic連携による二重管理からの脱却を実現

ワークフローシステムのリーディングカンパニーである株式会社エイトレッド（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：岡本 康広 以下、エイトレッド）は、データ活用ワークフロー「X-point Cloud（エクスポイントクラウド）」をご利用いただいている学校法人熊本学園（校舎：熊本県熊本市）の導入事例を公開いたしました。

＞「X-point Cloud」導入事例｜学校法人熊本学園

ワークフローシステム導入の背景

同大学では、コロナ禍を契機とした働き方の変化と意思決定の迅速化を受け、大学全体として「ペーパーレス化」と「DX推進」を掲げていた。しかし一方で、方針はキーワードの段階にとどまり、「具体的に何をするか」は定まっていなかったという。

そこで現場の総務課とICT統括室が中心となり、紙主体の業務フローをシステムに乗せていく取り組みが始まった。

選定の基準と決め手

製品選定で同大学が最も重視したのは、これまで紙の伺い書で行ってきた書式と運用を、できるだけそのまま再現できることだった。総務課が業務面を主管し、ICT統括室がシステム面を支援する二部署体制で複数の製品を比較検討した結果、下記の３つのポイントが決め手となりX-pointが選定された。

① 既存フォーマットの再現 

従来の伺い書に最も近い書式を作成でき、承認後は押印された状態が画面に表示される。

② 機能要件を充足

同大学が掲げた「承認時の自動押印」「段階的な決裁ルートの設定」「決裁状況の可視化」という必須条件をすべて満たしていた。

③ シンプルな操作性とコスト感

導入前に検証用のデモ環境上でフォーマットの再現性や操作性を確認したところ、申請・承認の方法がシンプルで分かりやすいと校内で好評。また、コスト面も見合っていた。

X-point Cloudの活用

現在、同大学では、21部署・120名（事務職員および決裁者である教員）がX-point Cloudを利用している。具体的な活用は以下のとおり。

活用詳細①　── 稟議・決裁業務のデジタル化

予算稟議・予算執行・購入や契約の可否といった稟議書を中心に、これまで紙で行っていた決裁業務をシステム上で運用。文部科学省などからの調査依頼への対応にも活用している。業務フローは「起案 → 決裁 → 決裁完了 → 各課で保存管理」という流れで、これまで各部署が個別に紙で回していた決裁が、一元的に進められるようになった。

活用詳細②　── Extic連携によるシングルサインオンと自動プロビジョニング

同大学では、エクスジェン・ネットワークス社のID管理基盤「Extic」をX-point Cloudと連携させている。利用者はExticを介したシングルサインオンでX-point Cloudにログインでき、アカウント管理はExtic側に集約。Exticに利用者情報を登録すると、その所属や役職を含めてX-point Cloud側へリアルタイムに反映される。たとえば「総務課に新任者が入った」と登録すれば、ワークフロー側のユーザーも自動で作成される仕組みとなっている。

この活用により、ワークフローとID基盤それぞれを個別に更新する二重管理からの脱却に成功した。

▲Exticに人事情報を登録・更新すると、所属・役職を含めてX-point Cloudのアカウントへ自動で反映される。利用者はExtic経由のシングルサインオンでログイン。

導入効果

定量的な効果：

・決裁リードタイムを「2週間〜1か月」から「1日〜1週間」へ短縮

・個別の進捗確認のための連絡がほぼ不要に

・ID・組織情報の二重管理を解消し、更新作業を一本化

・21部署・120名（事務職員および決裁者である教員）が利用

定性的な効果：

・申請の滞留箇所が可視化され、滞っている決裁者へ督促の連絡もできる

・押印イメージの再現により、現場が抵抗感なく電子決裁へ移行

・決裁漏れが減少し、決裁完了後は各課で電子的に保存・管理

・決裁スピードの向上により、後続の業務処理スピードも向上

詳しい事例はこちら

※本件（導入事例・プレスリリース内容）に関する学校法人熊本学園様への直接の

　お問い合わせはご遠慮いただきますようお願い申し上げます。 

■データ活用ワークフロー「X-point Cloud（エクスポイントクラウド）」について

「X-point Cloud」は、直感的操作で誰にでも使いやすく、まるで紙のようなフォームだからスムーズに導入可能なデータ活用ワークフローシステムです。ノーコード＆安心のサポート体制で現場にも運用者にもストレスなくペーパーレス化、データベース化を同時に実現。稟議をはじめとした申請承認業務の電子化だけでなく、多彩な連携機能と便利な検索・集計機能で業務をどんどん効率化し、スピーディーな経営につなげます。

URL：https://www.atled.jp/xpoint_cloud/

組織概要

＜学校法人熊本学園＞

熊本学園大学は、熊本県熊本市にキャンパスを構える文系総合大学である。

1942年に創立された「財団法人東洋語学専門学校」に遡り、1950年には熊本短期大学を設立、1954年に学校法人熊本学園と改称し、同年「熊本商科大学」を設立した。その後、1994年に学部を再編し、現在の「熊本学園大学」へと名称を変更した。

同大学では「師弟同行」「自由闊達」「全学一家」という3つの建学の精神のもと、教職員と学生が同じ目線でともに学び合い、のびのびとした自由な学風のなかで、専門知識と豊かな教養を身につける教育を行っている。

名称：学校法人熊本学園

所在地：熊本県熊本市中央区大江2-5-1

創立：1942（昭和17）年

事業内容：学校教育事業

URL：https://www.inc-s.kumagaku.ac.jp/outline

＜エイトレッド＞

ワークフローシステムのリーディングカンパニーであるエイトレッドは、稟議書をはじめとした社内申請・承認業務の電子化を行うワークフローシステム「AgileWorks（アジャイルワークス）」、クラウド型ワークフロー「X-point Cloud（エクスポイントクラウド）」を開発・提供しています。企業規模や業種・業界を問わず、これまでシリーズ累計5,000社を超える企業・公共機関（特殊法人や行政、学校等）に導入いただき、ペーパーレス化や業務効率化の推進に貢献しています。

 

名称：株式会社エイトレッド（東証スタンダード：3969）

所在地：東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー

代表者：代表取締役社長　岡本 康広

設立：2007年4月

事業内容：ワークフローシステムの開発・販売およびクラウドサービス・サポートサービスの提供
URL：https://www.atled.jp/