亜細亜大学が「X-point Cloud」の標準機能をフル活用、部署から部署へと広がる「活用の輪」

紙の書類の様式をそのまま踏襲する方針を徹底。現場が違和感なく移行できる環境を整備し活用範囲を拡大。

企業の業務プロセスをつなぎ進化させる、株式会社エイトレッド（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：岡本 康広 以下、エイトレッド）が提供するワークフローシステム「X-point Cloud」(エクスポイントクラウド)をご利用いただいている、亜細亜大学の導入事例を公開いたしました。

＞「X-point Cloud」導入事例｜亜細亜大学

導入の背景

東京都武蔵野市に本部を置く亜細亜大学は、従来より稟議書を紙と押印で運用しており、回覧や確認に多大な手間がかかるなど、さまざまな非効率が生じていました。

そこで、2022年、「稟議書の電子化」を業務改善の最重要テーマに据え、X-point Cloudを選定・導入しました。

＜課題＞

• 稟議書の運用が紙・押印中心で、稟議担当者が回覧・確認に手間をかけていた

• 電子化にあたり、書式を大きく変えると現場の混乱や反発を招く懸念があった

• 出張申請・報告書など、複数の書類が関連しあう業務の管理が煩雑になりやすかった

導入の決め手と利用拡大

導入にあたって、同大学が特にこだわったのは、従来の紙書類の様式をそのまま踏襲することでした。その点、X-point Cloudは紙の帳票のイメージをそのまま画面上に再現できるため、現場の混乱や反発を招くことなく、教職員が違和感なく移行できる環境を整備できました。

また、トップダウンで全部署に一斉利用を強制するのではなく、まずは教職員が日常的に扱う業務から優先して電子化を推進しました。各部署が利便性を実感しながら自発的に活用範囲を広げていくスタイルをとったことで、稟議書を起点に出張申請・報告書や押印申請へと適用業務を着実に拡大させ、現在までに以下のような業務効果が表れています。

<業務効果>

• 稟議担当者にとって大幅な業務省力化を実現

• 決裁者・申請者にとっても、確かな負担軽減効果をもたらしている

• 紙の様式をそのまま用いたことで、現場が違和感なく電子化を受け入れられた

• 出張報告書の提出有無が一覧で把握できるようになり、管理の手間を削減

• 財務課など他部署からも活用の相談が寄せられるなど、利用の輪が自然に広がっている

詳しい事例はこちら

■データ活用ワークフロー「X-point Cloud（エクスポイントクラウド）」について

「X-point Cloud」は、直感的操作で誰にでも使いやすく、まるで紙のようなフォームだからスムーズに導入可能なデータ活用ワークフローシステムです。ノーコード＆安心のサポート体制で現場にも運用者にもストレスなくペーパーレス化、データベース化を同時に実現。稟議をはじめとした申請承認業務の電子化だけでなく、多彩な連携機能と便利な検索・集計機能で業務をどんどん効率化し、スピーディーな経営につなげます。

URL：https://www.atled.jp/xpoint_cloud/

組織概要

＜亜細亜大学＞

東京都武蔵野市に本部を置く亜細亜大学は、1941年に設立され、経営学部・経済学部・法学部・国際関係学部・社会学部・健康スポーツ科学部を擁する総合大学です。

名称：亜細亜大学

本社所在地：東京都武蔵野市境5-8

設立：1941年11月

従業員数：専任教職員 約330名

事業内容：教育、研究

URL：https://www.asia-u.ac.jp/

＜エイトレッド＞

ワークフローシステムのリーディングカンパニーであるエイトレッドは、稟議書をはじめとした社内申請・承認業務の電子化を行うワークフローシステム「AgileWorks（アジャイルワークス）」、クラウド型ワークフロー「X-point Cloud（エクスポイントクラウド）」を開発・提供しています。企業規模や業種・業界を問わず、これまでシリーズ累計5,000社を超える企業・公共機関（特殊法人や行政、学校等）に導入いただき、ペーパーレス化や業務効率化の推進に貢献しています。

 

名称：株式会社エイトレッド（東証スタンダード：3969）

所在地：東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー

代表者：代表取締役社長　岡本 康広

設立：2007年4月

事業内容：ワークフローシステムの開発・販売およびクラウドサービス・サポートサービスの提供
URL：https://www.atled.jp/