豊島区役所と避難所入所受付のデジタル化を実証　受付からデータ化まで従来100秒かかる作業を7秒に短縮

　AIとIoTを活用して「待つ」をなくすサービスを提供するスタートアップ、株式会社バカン（本社：東京都千代田区、代表取締役：河野剛進、以下「バカン」）は、2024年10月8日にとしまセンタースクエアにて豊島区役所職員と避難所入所受付のデジタル化の実証実験を実施したことを発表します。

■目的と背景

　近年、自然災害の増加により、災害対策の重要性がますます高まっています。一方で、避難時の混雑で、スムーズで安全な避難が難しいケースが多発しています。こうした課題を解決するために、バカンは、避難所のリアルタイム混雑情報配信や避難所マップの提供などを行っています。

　今回の実証実験では、避難所で混雑を発生させないため避難者の避難入所受付にかかる時間をどれくらい短縮できるか、そして避難所運営者や自治体職員による避難者名簿のデータベース化や報告等の作業負担をどれくらい軽減できるかを検証しました。

■実証実験の概要

実施日　：2024年10月8日（火）

対象者　：豊島区役所の職員

検証内容：避難所入所受付のデジタル化の実証

従来の紙の避難者カードへの記入を、マイナンバーカードリーダーやアプリ※のQR読み取りによってデジタル化し、その所要時間の検証を行った。

※本検証は、自治体向け地域交流推進アプリ「tami tami」を用いて行った。

①アプリでのQR読取

　避難者が事前にアプリ利用登録の上、アプリカメラでQRを読み取る

②カードリーダーでの読取

　避難者がマイナンバーカードをカードリーダーにかざす

③職員による手動入力

　避難者が避難者カードに記入し、職員が管理画面から入力

④現行の紙媒体への記入

　避難者が避難者カードに記入し、職員がExcel等に転記

【検証結果】

　情報登録済みのアプリからQRを読み取る経路では平均7秒で入所手続きが完了し、従来の方法の14/1以下の所要時間となり、最も短いことがわかった。また、複数名が同時に避難所入所手続きが可能なため、実際の有事の際、大勢が同時に利用する場合に、より効果を発揮することが期待できる。本アプリは、避難者名簿の電子化まで一気通貫で実現した。

　従来の紙での受付では、避難者による記入と、避難所職員によるExcelへの転記及び報告までを含めると、1人あたり平均100秒を要した。

　避難者役に対するアンケートの回答集計結果では、「スムーズだと感じた」と回答したのは、アプリ※でのQR読み取りについて、71.4%と最も評価が高く、次いで、カードリーダーが57.1%という結果となった。

■自治体向け地域交流推進アプリ「tami tami」について

　今回の実証に用いた本アプリは、日常における地域交流活性化を目的とした機能を搭載しながら、災害発生時においては避難の分散や円滑化を目的に、避難所の位置と混雑状況の把握、スマホで入所手続を行える機能等を提供しています。

【機能詳細】

・避難所入所受付

　避難者及び避難者の家族等の基本4情報（氏名・住所・性別・生年月日）等を事前登録することで、災害発生時には、避難所に掲示されたQRを読み取るだけで入所手続きが可能。

・避難所マップ

　マップ上で自分の現在地や、その近くの避難所の位置と開設状況の確認できることに加え、避難所のリアルタイム混雑情報を配信。全国で200以上の自治体に導入済み。

・施設予約

　施設ごとの複雑な予約に対応しており、公民館や体育館、スポーツ施設等にも対応可能。

・電子回覧板

　掲示板機能を搭載しており、自治体から住民へのお知らせや、住民間でのコミュニティの作成などさまざまなコミュニケーションが可能。

■今後の展望

　バカンは、自治体向け地域交流推進アプリ「tami tami」を活用して、防災に向けた避難所の混雑状況の配信だけではなく、各自治体のニーズに合わせて、マイナンバーカード認証によるチェックイン機能や物資管理、避難者名簿の生成、避難者データ連携などの機能の提供も予定しています。さらに、日常における公共施設の予約や観光・イベント情報の配信などフェーズフリー活用を目指し、今後もさまざまな機能の開発を推進してまいります。　バカンは、今後も安全でスムーズな避難をサポートするため、さらに多くの自治体と協力し、防災対策の強化に努めていきます。

■株式会社バカンについて

会社名：株式会社バカン

代表者：河野剛進

所在地：東京都千代田区麹町2-5-1 WeWork 半蔵門 PREX South 3F

設立：2016年6月

URL：https://corp.vacan.com/

バカンは経済産業省が選定する官民による支援プログラムJ-Startup 2019選定企業です。IoT、AIを活用してレストラン街やカフェ、トイレ、観光地、避難所、投票所などあらゆる場所の空き状況を検知し、デジタルサイネージやスマートフォンに配信しています。また空き状況可視化だけでなく、混雑の抑制・管理なども行っており、空き/混雑データを起点とした「待つをなくす」DXサービスを幅広く提供しています。