エイトレッドのワークフローシステムが「Box連携オプション」を提供開始

～承認書類の自動格納とメタデータ連携により、監査対応やドキュメント管理を効率化～

企業の業務プロセスをつなぎ進化させる、株式会社エイトレッド（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：岡本 康広　以下、エイトレッド）が開発・提供するデータ活用ワークフローシステム「X-point Cloud（エクスポイント クラウド）」及び「AgileWorks（アジャイル ワークス）」は、インテリジェントコンテンツ管理プラットフォーム「Box」 と連携する「Box連携オプション」を10月28日より提供を開始しました。

■ 新機能開発の背景

多くの企業において、ワークフローシステムで最終承認された書類や添付ファイルを、ファイルサーバやクラウドストレージ等にも保存し直す作業が発生しており、業務負荷の増大や保管漏れのリスクが課題となっていました。

 特にガバナンスの観点からは、適切かつ迅速に検索できる状態を維持し、規則に則りデータを管理することが強く求められています。

今回の「Box連携オプション」の提供により、承認完了した書類PDFおよび添付ファイル等を、「Box」の指定フォルダへ自動保存することが可能になりました。

これにより、文書管理業務の負担をなくし、強固なガバナンス体制の構築を実現します。

■ 主な特徴

1. 承認書類と添付ファイル、承認経路もBoxへ自動保存

   承認が完了した書類のPDFと添付ファイルを、「Box」上の任意のフォルダへ自動保存します。あわせて、申請・決裁の履歴である「承認経路」情報もPDFで出力され、「Box」上で一元的に保管・管理することが可能です。

   承認経路の出力は、対象のフォーム毎にONとOFFの切り替えに対応しています。

2. フォルダ階層・ファイル命名の柔軟な設定が可能

   フォルダ階層やファイルの命名規則も柔軟にカスタマイズ可能であり、自社のルールや規則に準じた設定を行うことで、正確なデータ管理や検索・活用が簡単にできます。

   階層の設定一例：フォーム名称＞最終承認年（西暦）＞最終承認月＞書類ID

   命名の設定一例：書類ID_ 申請者のユーザー名

   階層や命名規則は、対象のフォーム毎に設定可能です。

3. タデータと属性を活用した、串刺し・横断検索 

   「Box」のメタデータテンプレートに設定された属性とワークフローの各種情報を自動でマッピングし、メタデータを付与した状態で「Box」へ保存可能です。これにより、フォルダ階層をまたいだ「串刺し検索」がBox上で容易に行えるようになり、監査対応や過去書類の確認業務を飛躍的に効率化します。

   付与するメタデータや属性も、フォームごとに個別設定が可能です。

【連携のイメージ図】

■ 期待される効果

バックオフィス業務の工数削減とヒューマンエラー防止 

書類PDFや添付ファイルのダウンロードおよびBoxへの再アップロード作業が自動化され、転記ミスや保存漏れのリスクをゼロにします。

監査対応・内部統制（ガバナンス）の強化 

改ざん防止機能や強固なアクセス権限管理を備えるBoxへ決裁文書を集約し、メタデータや命名規則による検索性を備え、監査対応の工数を大幅に削減します。

■エンドースメント

今回の発表にあたり、株式会社Box Japan様よりエンドースメントをいただいています。

株式会社Box Japan 社長執行役員　佐藤 範之氏 

この度の、株式会社エイトレッドによる「Box連携オプション」の提供開始を心より歓迎いたします。今回の新たな連携ソリューションにより、X-point CloudやAgileWorksを活用するお客様がBox上で文書やデータを安全かつシームレスに連携して運用管理できるようになり、お客様のDX推進をさらに加速することを期待しております。Box Japanは、今後もエイトレッド様とともに、お客様の業務効率化に貢献してまいります。

■紹介セミナーのご案内

本サービスの特長や導入メリットをより詳しくご紹介するセミナーを開催します。

【こんな方におすすめ】

・情報システム・DX推進部門のご担当者・責任者様

・経理・総務などのバックオフィス部門で書類管理を行っている方

・申請内容・添付ファイル・決裁履歴をセットで確実に保管し、監査時の証憑確認や提出業務を大幅に効率化したい方

エイトレッドのワークフローと「Box連携オプション」を組み合わせることで、バックオフィス業務がどう変化するのか、どのようなユースケースで効果を発揮するのか、紹介予定です。

皆様のお申込みお待ちしております。

セミナーの詳細はこちら

■ワークフローシステム「AgileWorks（アジャイルワークス）」

「AgileWorks」は、複雑な承認フローにも対応できる標準機能と高い拡張性を併せ持つ中堅・大規模組織向けワークフローシステムです。大規模かつ複雑な組織構造を考慮した設計で、人事異動や組織改編にも素早く柔軟に対応できます。R3.0では「Web API」を実装するとともに「全文検索」や「ビジネスチャット通知」などの新機能が追加されたほか、利便性が大きく向上する「スマホアプリ」も利用可能となりました。さらに「ワークフロー統計情報の取得」が新たに可能となり、社内の申請承認業務の状況が可視化され、単なる電子化に留まらない業務効率化を推進します。お客様の企業規模やニーズに合わせてパッケージ版とクラウド版をお選びいただけます。

https://www.atled.jp/agileworks/

■クラウド型ワークフロー「X-point Cloud（エクスポイントクラウド）」

「X-point Cloud」は、直感的操作で誰にでも使いやすく、まるで紙のようなフォームだからスムーズに導入可能なクラウド型ワークフローです。ノーコード＆安心のサポート体制で現場にも運用者にもストレスなくペーパーレス化、データベース化を同時に実現。稟議をはじめとした申請承認業務の電子化だけでなく、多彩な連携機能と便利な検索・集計機能で業務をどんどん効率化し、スピーディーな経営につなげます。

https://www.atled.jp/xpoint_cloud/

【会社概要】

＜エイトレッド＞

ワークフローシステムのリーディングカンパニーであるエイトレッドは、稟議書をはじめとした社内申請・承認業務の電子化を行うワークフローシステム「AgileWorks（アジャイルワークス）」「X-point（エクスポイント）」及び、クラウド型ワークフロー「X-point Cloud（エクスポイントクラウド）」「AgileWorksクラウド版」を開発・提供しています。企業規模や業種・業界を問わず、これまでシリーズ累計5,000社を超える企業・公共機関（特殊法人や行政、学校等）に導入いただき、ペーパーレス化や業務効率化の推進に貢献しています。

 

名称：株式会社エイトレッド（東証スタンダード：3969）

所在地：東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー

代表者：代表取締役社長　岡本 康広

設立：2007年4月

事業内容：ワークフロープロダクトの製品開発・サポートサービス・クラウドサービス
URL：https://www.atled.jp/