ハイブリットワーク時代の社内会議の実態調査「社内会議白書2023 by MeetingBase～社内会議の約7割が1時間で終わらないという実態が～

弁護士ドットコム株式会社（東京都港区、代表取締役社長兼CEO：元榮 太一郎）は、ハイブリットワーク時代の社内会議を実態調査した「社内会議白書2023 by MeetingBase」を公開したことをお知らせします。「社内会議白書2023 by MeetingBase」ではクラウドサイン®️の利用企業を対象に、社内会議の基礎情報から、社内会議の課題についての調査を実施しました。

MeetingBase（ミーティングベース）は、Googleカレンダーとの連携により、最新の予定を自動で取り込む機能を持ち、議事録の作成や共同編集、タスク管理を可能にします。さらに閲覧設定のカスタマイズや関連情報へのリンク提供などを通じて、より効率的な会議の運営をサポートするミーティングマネジメントツールで、今冬ローンチ予定です。

■ 調査概要

調査機関：自社調査（クラウドサイン®️利用企業を対象）

調査方法：クラウドサイン®️利用企業を対象にウェブアンケートを実施

調査対象：クラウドサイン®️利用企業で回答が得られた694名

調査期間：2023年9月28日〜10月5日

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【調査結果サマリー】

◾️社内会議中に無駄だと感じること：「ある」が88.8%

◾️1時間超の社内会議の割合：「1時間以内で会議が終わらない」が69.2%

◾️社内会議に参加不要だと思う社員の割合：「会議に必要ない参加者がいる」が52.2%

◾️社内会議への課題意識：「課題意識があり」が53.9%

◾️社内会議の課題ポイント：1位「会議が長い（36.7%）」、2位「発言者に偏りがある（34.7%）」、3位「結論が出ない（34.6%）」

この調査結果から、社内会議における主な課題は「時間管理」「参加者の選定」そして「議事進行の改善」の3つであると考えます。具体的に言うと、多くの会議が1時間以上と長引き、その結果、88.8%の参加者が会議中に無駄な時間が生じていると感じているため、会議の効率化が必要とされています。さらに、52.2%の参加者が不要な人物が参加していると感じており、これは会議の目的に即した参加者選定の重要性を示しています。そして、会議の長さ、発言の偏り、結論の欠如といった問題から、議事運営能力の強化が求められていることが明らかになりました。

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【社内会議の基礎情報】

◾️社内会議への参加形態（n=694）

社内会議の参加者がオンラインとオフラインのどちらで参加しているのか聞いたところ、「ほぼすべて混在している」が21.9%、「混在していることが多い」が23.6%、「それぞれ同程度」が13.3%、「混在しないことが多い」が19.7%、「ほとんど混在しない」が21.5%と、平均的に回答が分かれました。

◾️社内会議の分類（n=694）

最も多く参加している社内会議を聞いたところ、下記回答が得られました。1位「進捗報告や情報共有のための会議（60.5%）」、2位「特定の問題を解決するための会議（19.3%）」、3位「意思決定をするための会議（15.6%）」、4位「社員教育のための会議（2.0%）」、5位「目的が不明な会議（1.4%）」、6位「アイデアを集めるための/ブレスト会議（1.2%）」。

【社内会議への疑問】

◾️社内会議中に無駄だと感じること（n=694）

社内会議中に無駄だと感じることがあるか聞いたところ、いずれかの項目に回答した人（無駄がある）が88.8%。具体的な内容は、下記回答が得られました。1位「長時間の会議（54.3%）」、2位「議題が不明瞭（44.5%）」、3位「不要な人員が多い（33.6%）」、4位「別の方法/メールや社内ポータル等で既に伝えている事項を改めて共有する（27.2%）」、5位「会議の目的とは異なる雑談（26.9%）」。

◾️1時間超の社内会議の割合（n=694）

1日に実施している社内会議で1時間超の社内会議は何割程度あるか聞いたところ、「ほとんどない」が30.8％が回答。一方で、69.2%は1時間以内で会議が終わらないという結果になりました。

◾️社内会議に参加不要だと思う社員の割合（n=694）

社内会議にて参加不要だと思う社員は何割程度いるか聞いたところ、「ほとんどいない」が47.8％が回答。一方で、52.2%は少なからず社内会議に必要ない参加者がいるという結果になりました。

【社内会議の課題】

◾️社内会議への課題意識（n=694）

社内会議に課題を感じているか聞いたところ、「とても感じている」「まあ感じている」を合わせると過半数の53.9％が課題意識があると回答。一方で「あまり感じていない」「全く感じていない」は21.9%に留まりました。

◾️社内会議の課題ポイント（n=694、複数回答）

課題を感じている方に、具体的に課題と感じる点はどこにあるか聞いたところ、下記回答が得られました。1位「会議が長い（36.7%）」、2位「発言者に偏りがある（34.7%）」、3位「結論が出ない（34.6%）」、4位「似たような会議が多い（27.2%）」、5位「いつも同じ人が発言している（26.9%）」、6位「出席者の日程調整が難しい（24.6%）」、7位「目的がはっきりしない（20.6%）」、8位「話が違う方向にずれる（18.7%）」、9位「議論がまとまらない（17.3%）」、10位「発表者以外誰も発言をしない（16.9%）」。

【社内会議の状況】

◾️社内会議の事前準備（n=694）

社内会議の事前の準備をしているか聞いたところ、「必ず準備している」「準備することが多い」を合わせると過半数の65％が準備していると回答。一方で「あまり準備しない」「ほとんど準備しない」は14.7%に留まりました。

◾️議事録を残す社内会議の割合（n=694）

議事録を残す社内会議の割合はどの程度あるか聞いたところ、「ほとんどない」「1-3割程度」を合わせると39.8％が残していないと回答。一方で「ほぼすべて」「7-9割程度」と議事録を残す社内会議も34.9％とそれほど高くない結果になりました。

◾️社内会議のアジェンダ設定（n=694）

アジェンダがない社内会議はどの程度あるか聞いたところ、「ほぼすべて」「7-9割程度」を合わせると30.7％がアジェンダがないと回答。一方で「ほとんどない」「2-3割程度」とアジェンダがある社内会議も過半数割の46.9％という結果になりました。

◆弁護士ドットコム株式会社について：https://www.bengo4.com/corporate/
本社：東京都港区六本木四丁目1番4号 黒崎ビル
設立日：2005年7月4日
資本金：460百万円（2023年9月末現在）
代表者：代表取締役社長 兼 CEO 元榮 太一郎
上場市場：東京証券取引所グロース市場
事業内容：「プロフェッショナル・テックで、次の常識をつくる。」をミッションとして、人々と専門家をつなぐポータルサイト「弁護士ドットコム®️」「税理士ドットコム®️」「BUSINESS LAWYERS®️」、契約マネジメントプラットフォーム「クラウドサイン®️」を提供