リーガルテック、法務部門向け「機密情報の社外共有管理ワークフロー」を提供開始【リーガルテックVDR】

NDA締結後のアクセス制御から共有終了・ログ保存までを標準化、トライアル受付開始

リーガルテック株式会社（本社：東京都、代表取締役CEO：平井智之）は、法務部門が社外へ機密情報を共有する際の管理業務を標準化する「機密情報の社外共有管理ワークフロー」の提供を開始しました。

本ワークフローは、リーガルテックVDRのアクセス制御、ダウンロード制限、電子透かし、操作ログ等の機能を、法務部門の実務に沿って体系化したものです。

NDA締結後の情報開示から、共有中の権限・活動管理、契約終了時のアクセス停止、ログの出力・保存までを一連の運用として支援します。提供開始に合わせて、法務部門向けトライアルの申し込みを受け付けます。

NDAを締結しても、共有後の機密情報までは管理できない

業務委託、共同研究、業務提携、M&Aなどでは、契約書、顧客情報、技術資料、事業計画等の機密情報を社外関係者へ開示する必要があります。

多くの企業ではNDAを締結したうえで、メールやクラウドストレージを使って資料を共有しています。しかし、NDAは情報の取り扱いに関する契約上の義務を定めるものであり、実際の閲覧範囲やダウンロード、共有期限、契約終了後のアクセス停止までを自動的に管理するものではありません。

その結果、次のような課題が生じます。

•必要以上の資料やフォルダを閲覧できる

•資料がダウンロード・印刷されても把握できない

•契約やプロジェクトの終了後もアクセス権が残る

•誰のアカウントが、いつ、どの資料を閲覧したか確認できない

•問題が発覚した際に、共有時の状況を遡って確認できない

共同作業のためのクラウドと、機密情報を限定開示するVDRの違い

 一般的なクラウドサービスは、社内外におけるファイルの保存、共有、共同編集を効率化するための基盤です。サービスや契約プランによっては、高度な権限管理や監査ログも利用できます。

一方、リーガルテックVDRは、契約書、知的財産、技術資料、DD資料等の重要情報を、必要な相手に必要な範囲だけ開示することを前提としています。

ユーザー・フォルダ単位で閲覧範囲やダウンロード可否を設定し、案件や共有相手ごとに独立したルームを作成できます。日常的な共同編集とは異なる、高い機密性が求められる情報開示に適した環境を提供します。

機密情報の共有前・共有中・共有後を6段階で管理

1．NDA締結・共有目的の確認

共有先、共有目的、対象となる契約・プロジェクト、共有予定期間を整理します。

2．機密度・開示対象者の設定

共有する資料を選定し、会社・ユーザー・フォルダ単位で閲覧対象者を設定します。

3．閲覧・ダウンロード・印刷等の権限設定

資料の機密度に応じて、閲覧のみ、PDFダウンロード、原本ダウンロード等の権限を設定します。IP許可設定、二段階認証、電子透かし、印刷・画面キャプチャー制限も組み合わせられます。

4．共有中の活動状況の確認

資料の閲覧、検索、ダウンロード、共有、権限変更、削除等の活動をログで確認します。

5．契約・プロジェクト終了時のアクセス停止

業務委託、共同研究、M&A等の終了に合わせて、ユーザーのアクセスを停止し、共有状態を見直します。

6．活動ログの出力・保存

ルームを削除する前に活動情報をExcelで出力し、社内の管理方針に従って保存します。

見せ分ける、持ち出しを制限する、後から確認する 

リーガルテックVDRでは、機密情報の社外共有を次の3つの観点から管理します。

見せ分ける

•ユーザー・フォルダ単位の権限設定

•管理者・ルーム管理者・ユーザーの役割分離

•共有相手や開示段階ごとのルーム作成

•閲覧回数・共有期限の設定

持ち出しを制限する

•閲覧のみ、PDFダウンロード、原本ダウンロード等の設定

•ダウンロード・印刷の制限

•画面キャプチャーの制限

•電子透かし

•IP許可設定・二段階認証

後から確認する

リーガルテックVDRでは、機密情報の社外開示に関する活動を、案件・共有相手単位で記録します。

•アクセス履歴：ログイン、二段階認証、ルーム接続

•資料利用履歴：閲覧、検索、ダウンロード

•管理履歴：共有、共有解除、権限変更、ユーザー変更

•データ操作履歴：アップロード、削除、復元、コメント

各活動について、日時、アカウント、IPアドレス等を確認でき、活動情報はExcelで出力できます。

ログはルームまたはスペースが存続する限り自動的に消去されません。ただし、ルームまたはスペースを削除した場合は関連ログも削除されるため、削除前のログ出力を推奨しています。

これにより、情報漏洩リスクを事前に低減するとともに、問題発覚後の事実確認、原因調査、社内外への説明を支援します。

想定する利用場面

本ワークフローは、次のような機密情報の社外共有を想定しています。

•業務委託先への契約書・顧客情報の共有

•提携先・共同研究先への技術情報・研究資料の開示

•弁護士・会計士等の外部専門家との資料共有

•M&A候補先への段階的な情報開示

•社外取締役・監査役への取締役会資料等の共有

法務部門向けトライアルを受付中

リーガルテックVDRでは、法務部門における機密情報の社外共有を想定したトライアルの申し込みを受け付けています。

実際の画面を利用しながら、ルーム作成、ユーザー・フォルダ別の権限設定、ダウンロード制限、活動ログ等を確認いただけます。

機密情報をメールやクラウドストレージで共有しており、共有後の権限・アクセス管理に課題を感じている企業は、ぜひお問い合わせください。

▼リーガルテックVDRのトライアルを希望する

https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/

リーガルテックVDRについて

リーガルテックVDRは、スタートアップから上場企業まで利用できる、重要情報の安全な開示に特化したデータルームです。

契約書、知的財産、DD資料、機密文書等を、必要な相手に必要な範囲だけ開示できます。M&A、共同研究、資金調達、ライセンス、社外取締役との情報共有など、社外関係者への重要情報の開示に利用できます。

容量1GB、ユーザー数無制限で月額3万円から提供し、案件規模に応じて柔軟に設計します。

会社概要

会社名：リーガルテック株式会社

設立：2021年3月

資本金：4億9,300万円（資本準備金含む）

代表取締役社長：平井 智之

所在地：東京都港区虎ノ門5-13-1 虎ノ門40MTビル4F

事業概要：特許AIプラットフォーム「MyTokkyo.Ai」、AIデータプラットフォーム「IPGenius」、M&Aプラットフォーム「リーガルテックVDR」の開発・提供

製品ページ：https://www.vdrs.jp

お問い合わせ：https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/

コーポレートサイト：https://www.legaltech.co.jp/