リーガルテックVDR、法務部門向け「機密情報の活動ログ管理ガイド」を提供開始

閲覧・ダウンロード・権限変更等の記録から、共有終了時のログ保存までを標準化

リーガルテック株式会社（本社：東京都、代表取締役CEO：平井智之）は、企業の法務部門が機密情報を社外へ共有する際の活動記録を適切に管理するための「機密情報の活動ログ管理ガイド」の提供を開始します。。 

本ガイドは、「リーガルテックVDR」に記録されるログの確認項目、確認時期、出力・保存方法を整理した実務資料です。 

現在、本テンプレートを利用した「リーガルテックVDR」のトライアルを受け付けています。

機密情報の共有中だけでなく、契約やプロジェクトの終了時、情報漏洩等の問題が発生した際に、必要な記録を確認できる運用体制の構築を支援します。 

現在、本ガイドを利用した「リーガルテックVDR」のトライアルを受け付けています。 

背景：問題が発生した後に、共有状況を確認できるか 

企業間取引、共同研究、M&A、資金調達、監査、紛争対応などでは、営業秘密、技術情報、顧客情報、財務情報などの機密情報を社外の関係者へ開示する必要があります。 

NDAの締結やアクセス権限の設定は重要ですが、それだけでは、共有後に誰がどの資料を閲覧し、どのような操作を行ったかを確認できるとは限りません。 

 

機密情報の誤送信、不正利用、想定外のダウンロードなどが疑われる場合、企業には次のような情報が必要になります。 

・誰が共有環境へアクセスしたか 

・いつログイン・ログアウトしたか 

・どの資料を閲覧したか 

・どの資料をダウンロードしたか 

・共有設定やアクセス権限が変更されたか 

・ファイルが削除・復元されたか 

・問題発生前後にどのような操作が行われたか 

こうした記録が残されていなければ、事実関係の確認、影響範囲の把握、原因調査、関係者への説明が難しくなる可能性があります。 

ログは「取得できるか」だけでは足りない 

一般的なクラウドサービスにも、サービス、契約プラン、設定によっては操作ログを取得できるものがあります。 重要なのは、ログ機能の有無だけではありません。 

・必要な操作が記録されているか 

・誰がログを確認できるか 

・どの単位で検索・確認できるか 

・どのくらいの期間保存されるか 

・外部へ出力して保管できるか 

・共有環境の削除時にログがどうなるか 

まで含めて、事前に確認しておく必要があります。 

 

VDRは、重要情報を限定された社外関係者へ開示する用途を想定しています。「リーガルテックVDR」では、権限管理や持ち出し制限と活動ログを組み合わせ、案件単位で共有状況を管理できます。 

「機密情報の活動ログ管理ガイド」の内容 

 

本ガイドでは、法務部門が確認すべき事項を、共有前・共有中・共有終了時の3段階に分けて整理しています。 

1．共有前：記録対象と確認担当者を決める 

共有する情報の重要度に応じて、確認すべき操作と確認担当者を決定します。 

特に重要な案件では、権限を設定する担当者と、活動ログを確認する担当者を分けることも検討します。 

2．共有中：重要な操作を定期的に確認する 

共有期間中は、次のような操作が想定どおりに行われているかを確認します。 

・ログイン・ログアウト 

・ファイルの閲覧 

・ファイル・フォルダーのダウンロード 

・ファイル共有・共有条件の変更・共有解除 

・ユーザーやグループの追加・変更・削除 

・フォルダー権限の変更 

・ファイルのアップロード・削除・復元 

確認頻度は、案件の期間、情報の機密度、参加者数などに応じて設定します。 

3．共有終了時：必要なログを出力・保存する 

契約やプロジェクトが終了した際は、ユーザーのアクセスを停止し、必要な活動ログをExcel形式で出力・保存します。 

ログを保存した後に、案件のルームを継続して保管するか、削除するかを判断します。 

「リーガルテックVDR」で確認できる活動情報 

 「リーガルテックVDR」では、主に次の活動情報を確認できます。 

・認証・接続 

・ログインの成功・失敗 

・ログイン失敗回数超過によるロック 

・二段階認証の成功・失敗 

・手動・自動ログアウト 

・ルームへの接続 

・閲覧・ダウンロード 

・文書ビューアーの実行 

・検索 

・ファイル閲覧ユーザーリストの表示 

・ファイル・フォルダー・バージョンのダウンロード開始・完了 

・共有・権限変更 

・ファイル共有 

・共有条件の変更・解除 

・ルーム・フォルダー権限の変更 

・ユーザー、グループ、管理者の追加・変更・削除・有効化・無効化 

・ファイル操作 

・アップロード 

・移動 

・削除・完全削除・復元 

・タグ・コメント等の操作 

活動情報には、日時、メールアドレス、氏名、IPアドレス等が記録されます。活動情報をExcel形式でダウンロードした行為自体もログとして記録されます。 

なお、アクセスに使用した端末の情報は活動ログには記録されません。 

活動ログの保存期間と注意点 

「リーガルテックVDR」の活動ログは、対象となるルームまたはスペースが存続する限り、自動的には消去されません。 

 

一方、ルームまたはスペースを削除すると、それに関連する活動ログも削除されます。 

利用期間が満了してログインが制限された状態であっても、ルームまたはスペースが削除されていなければログは残ります。 

 

そのため、案件終了後にルームを削除する場合は、削除前に必要なログをExcel形式で出力し、社内規程や案件の性質に応じた場所・期間で保存する運用が重要です。 

 

管理者が個別の活動ログを任意に変更・削除することはできませんが、ルームまたはスペースを削除する権限を持つ管理者が共有環境を削除すると、関連ログも一括して削除されます。 

営業秘密管理における活動ログの位置付け 

活動ログは、営業秘密や機密情報の管理状況を説明するための資料の一つになり得ます。 

例えば、アクセス可能な人物を限定していたことや、特定のアカウントが資料を閲覧・ダウンロードしたことを確認する際に利用できます。 

 

ただし、活動ログが存在するだけで、情報の営業秘密該当性、情報漏洩の事実、特定人物による不正行為、法的な証拠能力が自動的に認められるものではありません。 

 

アクセス権限、秘密保持契約、秘密情報の表示、社内規程、従業員教育など、ほかの管理措置と組み合わせて運用する必要があります。 

想定される利用場面 

・共同研究先への技術情報・研究データの開示 

・M&Aにおける買手候補への資料開示 

・取引先への設計資料・価格情報の開示 

・弁護士への紛争・社内調査資料の共有 

・監査法人・会計士への監査資料の共有 

・退職者・委託先を含むプロジェクト終了時の確認 

・情報漏洩等が疑われる場合の事実確認 

トライアルで確認できること 

「リーガルテックVDR」のトライアルでは、実際の共有場面を想定して、次の操作を確認できます。 

・ユーザーやフォルダーの権限設定 

・ファイルの閲覧・ダウンロード 

・閲覧・ダウンロード等の活動ログ確認 

・権限変更履歴の確認 

・日時・アカウント・IPアドレス等の確認 

・活動ログのExcel出力 

・共有終了時のアクセス停止とログ保存手順 

トライアルをご希望の方は、以下のフォームからお問い合わせください。 

https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/  

「リーガルテックVDR」について 

「リーガルテックVDR」は、企業間取引、M&A、共同研究、監査、紛争対応など、重要情報を限定された関係者間で共有するためのVDRサービスです。 

細かな権限設定、ダウンロード・印刷等の制限、二段階認証、IPアドレス制御、電子透かし、活動ログなどにより、機密情報の安全な共有と管理を支援します。 

利用料金：月額30,000円から 

ストレージ容量：1GBから 

ユーザー数：～無制限 

製品サイト：https://www.legaltechvdr.jp/ 

会社概要

会社名：リーガルテック株式会社

設立：2021年3月

資本金：4億9,300万円（資本準備金含む）

代表取締役社長：平井 智之

所在地：東京都港区虎ノ門5-13-1 虎ノ門40MTビル4F

事業概要：特許AIプラットフォーム「MyTokkyo.Ai」、AIデータプラットフォーム「IPGenius」、M&Aプラットフォーム「リーガルテックVDR」の開発・提供

製品ページ：https://www.vdrs.jp

お問い合わせ：https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/

コーポレートサイト：https://www.legaltech.co.jp/