リーガルテックVDR、共同研究向け「技術情報共有管理テンプレート」を提供開始

研究段階・参加者ごとの開示範囲を整理し、社外との技術情報共有を支援

リーガルテック株式会社（本社：東京都、代表取締役CEO：平井智之）は、企業が共同研究先や外部専門家と技術情報を共有する際の管理を支援する「技術情報共有管理テンプレート」の提供を開始します。 

本テンプレートは、共同研究において「誰に、どの技術情報を、どの段階で、どの条件で開示するか」を整理するための実務資料です。

「リーガルテックVDR」のユーザー・フォルダー単位の権限設定、ダウンロード等の制限、電子透かし、活動ログなどと組み合わせることで、契約締結後の技術情報共有から、研究終了時のアクセス停止・ログ保存までを案件単位で管理できる環境の構築を支援します。

 現在、本テンプレートを利用した「リーガルテックVDR」のトライアルを受け付けています。

現在、本テンプレートを利用した「リーガルテックVDR」のトライアルを受け付けています。

背景：共同研究では、情報を開示しなければ研究が進まない

共同研究では、参加企業や大学、研究機関が、それぞれの技術、ノウハウ、実験データなどを持ち寄る必要があります。

一方で、開示する情報には、未出願の発明、製造条件、配合、設計データ、試作品の評価結果など、企業の競争力に直結する情報が含まれることがあります。

情報を開示しなければ共同研究を進められませんが、必要以上に開示すると、自社技術の流出や、成果の帰属をめぐる問題につながる可能性があります。

このため、共同研究契約やNDAを締結するだけでなく、実際の情報共有において次の事項を管理することが重要です。

•共同研究開始前から保有していた技術情報

•共同研究を通じて新たに生まれた技術情報

•相手方に開示した資料と開示日時

•資料を閲覧できる参加者

•ダウンロードや印刷を認める範囲

•研究段階に応じた開示範囲の変更

•参加者の異動・離任時のアクセス停止

•共同研究終了時の資料・ログの取り扱い

メールや共通フォルダーだけでは管理しにくい情報がある

 一般的なクラウドストレージにも、サービス、契約プラン、設定によって、権限管理や操作ログなどの機能があります。

一方、共同研究では、複数企業・組織に所属する関係者が参加し、研究の進行に応じて開示する情報や参加者が変化します。

メール添付や一つの共通フォルダーによる共有では、誰にどの資料を開示したか、どの資料がダウンロードされたか、参加者の変更後にアクセスが停止されたかを、案件全体で管理しにくくなる場合があります。

「リーガルテックVDR」では、共同研究案件ごとに独立したルームを設け、参加者の役割や研究段階に応じて、フォルダー・資料単位の権限を設定できます。

「技術情報共有管理テンプレート」の内容

本テンプレートでは、共同研究における技術情報の共有を次の6段階で整理します。

1．共有目的と契約条件の確認

共同研究契約やNDAを確認し、情報を共有する目的、利用可能な範囲、参加者、共有期間を整理します。

2．技術情報の区分

共有対象となる情報を、例えば次のように区分します。

•共同研究開始前から自社が保有していた情報

•相手方から受領した情報

•共同研究の過程で新たに作成された情報

•未出願の発明・アイデア

•実験データ・評価結果

•製造条件・配合・設計情報

3．開示対象者と閲覧範囲の設定

企業、研究機関、研究者、法務・知財担当者、外部専門家などの役割に応じて、閲覧できるフォルダーや資料を設定します。

4．持ち出し条件の設定

資料ごとに、閲覧のみ、PDFダウンロード、原本ダウンロード、印刷等の条件を設定します。

必要に応じて、電子透かし、二段階認証、IPアドレスによるアクセス制御などを組み合わせます。

5．共有中の確認・更新

研究段階や参加者の変更に応じて、アクセス権限を見直します。

ファイルの閲覧、ダウンロード、共有、権限変更等の活動ログも必要に応じて確認します。

6．共同研究終了時の処理

共同研究終了後は、参加者のアクセスを停止し、必要な活動ログを出力・保存したうえで、ルームや資料の取り扱いを判断します。

共同研究における3つの管理ポイント

1．研究段階に応じて見せる情報を分ける

共同研究では、開始時点からすべての情報を開示する必要があるとは限りません。

検討段階、契約締結後、実験

 段階、成果評価段階など、研究の進行に応じて開示範囲を変更することで、必要以上の技術情報開示を抑えられます。

「リーガルテックVDR」では、ユーザー、グループ、フォルダー単位で閲覧・ダウンロード・アップロード等の権限を設定できます。

2．資料の持ち出しを制限する

特に重要な技術資料について、閲覧のみを許可し、原本ファイルのダウンロードや印刷を制限する運用が可能です。

電子透かしを表示することで、閲覧者に機密情報であることを認識させる運用にも利用できます。

これらの機能は、情報漏洩を完全に防止するものではありませんが、不必要な持ち出しや二次利用のリスク低減を支援します。

3．開示・閲覧の経緯を確認する

「リーガルテックVDR」では、ログイン、ファイル閲覧、ダウンロード、共有、権限変更、削除・復元等の活動情報を確認できます。

活動情報には日時、アカウント、IPアドレス等が記録され、Excel形式で出力できます。

これにより、誰がどの資料にアクセスしたかを後から確認し、問題発生時の事実確認や影響範囲の調査に利用できます。

共同研究契約とシステム上の管理を対応させる

共同研究における技術情報管理では、契約書と共有環境を別々に運用しないことが重要です。

例えば、契約上の開示対象者が特定の研究メンバーに限定されている場合は、VDR上でも同じ範囲にアクセスを限定する必要があります。

また、契約上の秘密保持期間と、システム上の共有期間は同一とは限りません。共同研究が終了した時点でアクセスを停止した後も、契約に基づく秘密保持義務が継続する場合があります。

そのため、少なくとも次の項目を対応させる必要があります。

•契約上の開示対象者とVDRの登録ユーザー

•契約上の利用目的とVDR上の共有資料

•契約上の秘密情報区分とフォルダー構成

•参加者変更時の通知とアクセス権限変更

•研究終了時のアクセス停止と資料・ログの保存

•契約上の返還・廃棄条件と共有環境の終了処理

VDRの導入だけで契約上・法的な要件を満たすものではありませんが、契約内容に沿った情報共有を実行するための環境として活用できます。

想定される利用場面

•企業間の共同研究・共同開発

•大学や研究機関との産学連携

•試作品・評価データの共有

•外部分析機関への実験データの提供

•製造委託先への設計・製造条件の開示

•知財部門・弁理士への発明関連資料の共有

•ライセンス交渉における技術資料の段階的開示

トライアルで確認できること

「リーガルテックVDR」のトライアルでは、共同研究を想定したルームを作成し、次の操作を確認できます。

•企業・研究機関・担当者ごとのユーザー設定

•研究段階・資料区分に応じたフォルダー構成

•ユーザー・フォルダー単位の閲覧権限設定

•閲覧・ダウンロード・印刷等の制限

•電子透かし、二段階認証、IPアドレス制御

•ファイル閲覧・ダウンロード等の活動ログ確認

•参加者変更時のアクセス停止

•共同研究終了時のログ出力・保存

トライアルをご希望の方は、以下のフォームからお問い合わせください。

https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/

「リーガルテックVDR」について

「リーガルテックVDR」は、共同研究、M&A、企業間取引、監査、紛争対応など、重要情報を限定された関係者間で共有するためのVDRサービスです。

細かな権限設定、ダウンロード・印刷等の制限、二段階認証、IPアドレス制御、電子透かし、活動ログなどにより、機密情報の安全な共有と管理を支援します。

•利用料金：月額30,000円から

•ストレージ容量：1GBから

•ユーザー数：無制限

•製品サイト：https://www.legaltechvdr.jp/

会社概要

会社名：リーガルテック株式会社

所在地：東京都港区虎ノ門5-13-1 虎ノ門40MTビル4F

代表者：代表取締役CEO 平井智之

コーポレートサイト：https://www.legaltech.co.jp/

本件に関するお問い合わせ

「リーガルテックVDR」トライアル・お問い合わせフォーム

https://form.legaltech.co.jp/aos/legaltechvdr/input/