森永商事がバックオフィス業務のDXを支援する「発注書AI-OCR（invox）」を導入！

革新的な受注業務効率化の実現を目指し、受注ミスの業務負荷を限りなくゼロへ

株式会社インフォマート

2023年11月27日 11時10分

デジタルの力であらゆる業務を効率化する株式会社インフォマート（本社：東京都港区　代表取締役社長：中島健、以下「当社」）は、森永商事株式会社（本社：神奈川県鶴見区　代表取締役社長：吉川洋一　、以下「森永商事」）が、当社と株式会社invox（本社：東京都新宿区　代表取締役：横井朗、（以下、「invox」）が協業して提供している、発注書をAIでデジタル化する「発注書AI-OCR（invox）」を導入し、受注業務の自動化に向けて稼働開始したことをお知らせします。

森永商事は、1973年（昭和48年）9月に森永製菓株式会社の業務用製品を販売する会社として設立されました。現在はチョコレート・ココア等の業務用食品素材の開発・販売を主体とした事業活動を行い、今年創業50周年を迎えています。

2009年頃、食品業界では食品表示偽装等の事件があり、各企業において食の安全・安心に対する方向性や取り組みを明確にし、取り扱う食材の情報開示が求められるようになりました。

そのような中で、森永商事はいち早く「食の安全・安心」の管理体制、取引業者との情報伝達を強化するために、当社のアレルギー・原産国等の情報をデジタル化し、商品規格書の受渡し・管理を効率化する「BtoBプラットフォーム規格書」を導入しました。

さらに、2021年には、請求書の発行・受け取り全てをデジタル化し、請求書業務をスピーディに、そして完全ペーパーレスを実現する「BtoBプラットフォーム請求書」を導入し、請求書の発行・受け取りの管理体制を強化しました。

これにより、食品の商品規格書や請求書業務のデジタル化は実現しましたが、受注業務はFAXや電話等のアナログな方法で行われていました。

森永商事が受注業務で抱えていた課題

森永商事の受注は、注文のほとんどをFAXで受け取っていました。受注業務は、1日5時間、月間で100時間ほどかかっていました。

午前中は出荷の締め切り時間に追われ、"間違えてはいけない"という心理的プレッシャーも重なり、届け先や納期、商品や種類、単位数等の入力ミスが起こりやすい状況でした。ミスが発生すると、通常業務の他に修正業務も追加され、対応しなければならず労力がかかっていました。

そのような中で、Web発注ツールの構築やOCRを活用した業務効率化を長年検討していましたが、取引先から送付される発注書は、基幹システムから出力され送信されるものや、InterFAX（インターネットFAX）から自動で送信されるものが大多数を占めていました。取引先の中には、FAX発注を自社の仕組みで行っているところもあり、Web発注のツール構築が難しい状況でした。

また、一般的なOCRは、発注書に記載されている得意先の商品名や商品コード等、読み取ったデータをそのまま基幹システムに入れ込むことが非常に難しいとされています。森永商事では、REFAX業務（※1）も行っており、受注業務を改善することが命題になっていたにもかかわらず、解決手段がない状態でした。

これらの状況から、煩雑な受注業務の課題解決とREFAX業務の効率化・省人化を目的に、当社の「BtoBプラットフォーム受発注ライト」と、当社とinvoxが協業して提供している「発注書AI-OCR（invox）」及び「REFAX機能」の導入にいたりました。

（※1）FAXで送信された発注書を使用して、受信した旨を通知するためにFAXで返信を行う。

「発注書AI-OCR（invox）」及び「REFAX機能」で実現すること

取引先からFAXやメール（PDF）で受け取った発注書を「発注書AI-OCR（invox）」でデータ化します。そのデータが「BtoBプラットフォーム受発注ライト」に自動で連携されるため、自社の基幹システムに取り込むことで全ての受注がデータ化され、入力作業を削減できます。

さらに、「発注書AI-OCR（invox）」でデータ化された発注書（PDF）に、スタンプを押して返信FAXを送ることができる「REFAX機能」（※2）により、システムから自動でFAX返信が行われるため、発注書の受け取りからREFAX業務、基幹システムへの受注データ入力までの手作業がデジタル化されます。これらを利用することで、受注業務の大幅な効率化が実現します。

「発注書AI-OCR（invox）」の導入の決め手：森永商事、導入担当者様のコメント

導入時にまず興味を引いたのが、長年の課題であった"取引先の書式による発注書"をデータ化できる点です。Web発注ツールやOCRの導入を検討する際に、"取引先の書式による発注書"が大半を占めていたことが大きなハードルになっていました。「発注書AI-OCR（invox）」は操作も簡単で、読み取りの精度も良く、大きな期待が持てました。

実際に利用してからは、1枚に3分程かかっていた処理時間が1分弱に短縮でき、作業時間が削減しました。特に忙しい午前中の受注時間帯における入力作業の量・質が大幅に向上しました。そのため、入力業務の知識・経験が浅い方でも、受注入力ができる体制が構築できています。

冬の繁忙期になると、入力作業が増えるため派遣社員を雇っていましたが、その都度研修・教育を行っていました。繫忙期にも関わらず研修・教育を実施するのは一層労力がかかっていたため、誰でも受注・入力作業ができる「発注書AI-OCR（invox）」はユーザーの課題に寄り添ったサービスと強く感じています。

今年の繁忙期は人員を増加することなく通常月と同じように作業できるよう、順次AI-OCRへの切り替えを行っていきます。

「一般的なOCR」との違い

一般的なOCRは、取引先から受け取ったFAXがそのままデータ化されます。読み取ったデータは販売管理システムや基幹システムに登録された商品情報や商品コード等との適合が難しい状況があります。そのため、一般的なOCRを利用する場合は、自社で作成した商品コードや商品名を記載した発注書を用いて受発注業務が行われています。

また、取引先指定の発注書も読み取ることは可能ですが、データを変換するために、コード対応表やマスタを登録する等、メンテナンスが必要です。

■ サービス概要

FAXやメール（PDF）で受け取った発注書をinvoxの「発注書AI-OCR（invox）」（※2）がデータ化し、「BtoBプラットフォーム受発注ライト」に自動で連携します。その受注データを「BtoBプラットフォーム受発注ライト」から基幹システムに取り込むことで、全ての受注をデータ化し、入力作業を削減することができます。

URL：https://www.infomart.co.jp/asp/seller/ai-ocr/index.asp

（※2）「発注書AI-OCR（invox）」は「BtoBプラットフォーム受発注ライト」の有料オプション機能です。　　　　　

ご利用の際は「BtoBプラットフォーム受発注ライト」のIDが必要になります。

■ 新機能［REFAX機能］について （※3）

「発注書AI-OCR（invox）」でデータ化された発注書（PDF）に、スタンプを押して返信FAXを送る機能です。受け取った発注書に手書きのサインもしくは社名のスタンプを押印し、FAXを送信する等、手作業で行っていた業務が、「REFAX機能」を利用することで自動化され、作業の省力化が実現します。「REFAX機能」における送信方法やタイミング等は、個社ごとの条件に合った送信設定が可能です。

（※3）REFAX機能は「発注書AI-OCR（invox）」の有料オプション機能です。ご利用の際は別途お申し込みが必要になります。

「BtoBプラットフォーム受発注ライト」は、食品卸会社とその取引先で行う受発注業務をデジタル化するクラウドサービスです。食品卸会社が取引先に無料IDを発行することで、取引先はこれまで電話やFAXで行っていた発注業務をパソコン・スマートフォンで簡便に行うことが可能になります。これにより、食品卸会社では、「受注ルートの一本化」「販売管理システムとの連携」「発注マスタ管理」が可能となり、データ受注が普及・拡大するとともに、時間短縮・コスト削減が実現します。

URL：https://www.infomart.co.jp/asp/seller/light.asp