神奈川県最大級のカーディーラー、ウエインズトヨタ神奈川がBill Oneを導入し、年間2.4万件の請求書業務にかかる時間を半減

〜全社の請求書を一元管理し、生産性向上を実現〜

働き方を変えるDXサービスを提供するSansan株式会社は、ウエインズトヨタ神奈川株式会社（以下、ウエインズトヨタ神奈川）がインボイス管理サービス「Bill One」を導入したことを発表します。

神奈川県最大級のカーディーラーであるウエインズトヨタ神奈川では、150以上の店舗と約30の本部部門合わせて年間約2.4万件の請求書を受け取っています。従前は、請求書を紙で処理しており、その業務負荷に課題を抱えていました。そこで、法制度対応を機に業務工数の削減も図るべく、全社でBill Oneを導入しました。請求書の受け取りを紙からオンラインに切り替え、全社の請求書を一元管理することにより、店舗や本部の担当者が請求書業務にかける時間を約半分に削減しました。

■Bill One導入の背景
ウエインズトヨタ神奈川では、150以上の店舗と約30の本部部門で、取引先から請求書を受け取っています。従来は、店舗や本部部門の担当者が確認や保管を紙で行い、さらに基幹システムへも請求書の情報を手入力し、紙で帳票出力、社内回覧を行うなど手間がかかっていました。加えて、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応も求められる中で、請求書業務がより複雑化することが懸念されていました。そこで、各部門や店舗の請求書を一元管理し、請求書処理工数の削減や効率的な法制度への対応を図るべく、Bill Oneの導入に至りました。

■Bill One導入による成果
・請求書業務を約半減し、生産性を向上
ウエインズトヨタ神奈川では、年間約2.4万件にもおよぶ請求書のデジタル化を行い、請求書の受領、内容確認、保管といった一連の業務をBill One上で行うことが可能となりました。特にBill Oneで代理受領してデータ化を行なっている請求書は、一件あたりの処理時間を大幅に短縮でき、店舗や本部の事務担当者の作業時間を約半減し、業務生産性の向上を実現しました。

・インボイス制度の対応業務を効率化
2023年10月に開始したインボイス制度では、受領した請求書が適格請求書の要件を満たすかどうかを都度確認する必要があり、当社が2024年9月に発表した調査（※1）では、制度開始前と比較して経理担当者の業務時間が一人あたり平均約5.5時間増加したことが判明しています。ウエインズトヨタ神奈川では、受領した請求書が適格請求書の要件を満たしているかを自動判定できるBill Oneの「適格請求書判定機能（※2）」を活用することで、業務を効率化しています。

・請求書情報の可視化により、支払い漏れのリスクを低減
これまでは各部門や店舗で紙の請求書を受領し、内容確認後に経理部門に送付していたため、経理部門が請求書の内容を確認するまでに時間がかかっていました。Bill One導入により、各部門や店舗に加え、経理部門でも全ての請求書を可視化して把握できるようになりました。そのため、各部門や店舗で請求書を受け取ったタイミングで、経理部門の担当者でもその内容を確認できるようになり、支払い漏れなどのリスクを低減しています。

■ウエインズトヨタ神奈川 デジタルソリューション部 平野 幹様からのコメント
当社ではインボイス制度など法制度への対応をきっかけに経理業務のDXについて検討を開始しました。その際、単純に法制度へ対応するだけでなく、この変化を好機と捉え、業務工数の削減にも着手しようと考えました。今回のBill Oneの導入は、単にシステムを導入するだけでなく、これまで店舗で行っていた基幹システムへの請求書支払入力および帳票出力業務を経理部門に集約するといった業務フローの刷新も実施することができました。今後もBill Oneを活かし、店舗担当者の負担を軽減していくことで、当社とお客様とのコミュニケーションの時間をより多く創出していきたいと考えています。

■ウエインズトヨタ神奈川 経理部 小林 元一様からのコメント
Bill Oneの導入にあたっては、経理部が中心となり、運用の検証を進めてきました。導入前は、これまでの紙を中心とした請求書のオペレーションをデジタルに移行することについて抵抗がありました。しかし、実際にBill Oneの運用を開始した結果、請求書の開封や振り分け、押印、社内送付といったアナログな作業が無くなり、業務がとてもシンプルになったことを実感しました。今となっては、元の紙の運用に戻ることは考えられません。今後は、さらに多くの取引先にBill Oneを活用いただけるよう努め、オンラインでの受領率を高めていくことで、店舗および本部における経理業務の負荷軽減を推進していきたいと思います。

ウエインズトヨタ神奈川の担当者が店舗で案内を行う様子

■ウエインズトヨタ神奈川について
会社名：ウエインズトヨタ神奈川株式会社
代表者：代表取締役社長 宮原 漢二
設立：2023年
事業内容：自動車の販売・整備・点検・リース・買取り、自動車用品の販売、各種保険代理業、携帯電話など情報通信機器の販売
従業員数：4392名（2024年4月現在、正社員、嘱託、契約、パート、派遣、出向受け入れを含む）
URL：https://www.weins-toyota-kanagawa.co.jp/

※1：Sansan株式会社「インボイス制度開始1年後の実態調査」（2024年9月18日発表）
https://jp.corp-sansan.com/news/2024/0918.html
※2：Sansan株式会社「Bill Oneに『適格請求書判定機能』を追加」（2023年8月28日発表）
https://jp.corp-sansan.com/news/2023/0828.html

（以上）

■月次決算を加速する「Bill One」
Sansan株式会社が提供するBill Oneは、請求書受領、請求書発行、経費精算といった各領域における経理課題を解決するインボイス管理サービスです。アナログで非効率な業務をデジタル化し、企業の月次決算を加速します。
https://bill-one.com/

■Sansan株式会社 会社概要
「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、働き方を変えるDXサービスを提供しています。主なサービスとして、営業DXサービス「Sansan」や名刺アプリ「Eight」、インボイス管理サービス「Bill One」、契約データベース「Contract One」を国内外で提供しています。

設立：2007年6月11日
URL：https://jp.corp-sansan.com
所在地：〒150-6228 東京都渋谷区桜丘町1-1 渋谷サクラステージ 28F
資本金：69億33百万円（2024年8月31日時点）
事業内容：働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売
Sansan　https://jp.sansan.com
Eight　https://8card.net
Bill One　https://bill-one.com
Contract One　https://contract-one.com