JR九州グループ24社がBill Oneを活用し、月次決算を加速

〜シェアードセンターに集約する請求書業務を年間3700時間削減。グループ内のシェアード活用拡大も実現〜

働き方を変えるDXサービスを提供するSansan株式会社は、JR九州ビジネスパートナーズ株式会社（以下、JR九州ビジネスパートナーズ）を中心としたJR九州グループ24社における、インボイス管理サービス「Bill One」の活用事例と成果を発表します。

JR九州ビジネスパートナーズは、グループ各社の経理・財務業務を受託することで、グループ横断での業務効率化や各社の経営サポートを行うシェアードサービス（※1）を展開しています。同社では、Bill Oneを2021年12月に導入し、これまで紙で受領していたグループ全社分の請求書を、オンラインで受領できる体制を構築しました。結果、グループで年間約8万4000件の請求書をデジタル化でき、3700時間以上の業務を削減し、グループ各社の月次決算の加速を実現しました。また、請求書をオンラインで管理できるようになったことで、月末月初に集中する業務を平準化し、人的リソースを有効活用する環境を構築しました。

■Bill One導入の背景

JR九州グループの請求書は、これまでその多くをグループ各社の業務担当者が郵送で受け取り、開封して経理担当者へ回覧したのちにJR九州ビジネスパートナーズに再度郵送や直接手渡しする運用となっていました。2023年10月からは、インボイス制度への対応も必要となり、このプロセスにおける紙の郵送や回覧、確認といったアナログな作業は、グループ全体で多くの時間を要していました。また、請求書処理に手間がかかるため、業務担当者が確認や回覧を後回しにしてしまうケースも多く、請求書が月末月初に集中してJR九州ビジネスパートナーズに届く傾向がありました。その結果、請求書処理の業務負荷が特定の時期に偏り、JR九州ビジネスパートナーズでは、短時間勤務者のリソースを十分に活用できないことに加え、テレワークもできなくなるといった課題が顕在化していました。

これらの課題をペーパーレス化によって解決し、グループ全体の業務効率化と、JR九州ビジネスパートナーズの業務平準化を実現すべく、Bill Oneを導入しました。

■導入後の運用と成果

・グループ横断で請求書業務をデジタル化し、3700時間以上の工数を削減

グループ各社もBill Oneを使用することで、紙やPDFなどあらゆる形式の請求書をデータ化し、オンラインで請求書を集約する業務フローを構築しました。紙の請求書にかかるアナログ業務が不要になり、グループ24社で年間3700時間以上の工数削減を実現しました。さらに、取引先が請求書をオンライン上のBill Oneへ直接アップロードできるようになったことで、現在では多くの取引先が請求書をデジタルに切り替え、郵送にかかる手間と時間が大幅に削減されています。

（イメージ図）Bill One導入前と後の請求書業務フロー

・業務の平準化により、人的リソースを有効活用する環境を構築

Bill Oneで請求書業務をデジタル化できたことで、グループ各社の経理担当者がBill One上で請求書の処理状況をタイムリーに確認できるようになりました。これにより、請求書受領後に確認をしていない業務担当者に対して、必要に応じて対応を促せるようになりました。結果、グループ会社の請求書を処理するJR九州ビジネスパートナーズでは、月末月初に偏っていた請求書処理を平準化でき、人的リソースを有効活用する業務環境を構築しました。

Bill One上で経理担当者が請求書を確認する様子

■JR九州ビジネスパートナーズ株式会社 SSC事業本部 花田 潤子様からのコメント

当社はシェアードサービスセンターとして、日頃から経理業務の効率化と平準化を目指していました。はじめは、デジタル化を自社で完結することを目指し、AI-OCRでの検証を行いましたが、精度が全く足りなかったため、99.9%（※2）の精度で請求書のデータ化ができるBill Oneを活用することを決定しました。当初は、業務フローをデジタル化することに、取引先が協力してくれるか不安な気持ちもありました。しかし、案内をはじめると、想定以上に多くの地元の取引先が効率化のメリットを感じ、オンラインでのアップロードに賛同してくれました。また、受託をしていなかったグループ会社からも、Bill Oneを使ってみたいという問い合わせが着々と増え、それをきっかけに受託会社の数も増加しています。

今後は、Bill Oneのサポートも得ながら、取引先のオンラインアップロード数を更に増やしていきたいと考えています。最終的には取引の大半をデジタルだけで完結できる業務フローを実現し、グループ全体の生産性向上に寄与していきたいと思っています。

■JR九州ビジネスパートナーズ株式会社について

会社名：JR九州ビジネスパートナーズ株式会社

代表者：代表取締役社長 吉浦 栄樹

設立：​2019年7月

事業内容：財務シェアードサービス、JR九州単体・連結決算業務、JR九州グループ向けCMS、リース事業

従業員数：70名

URL：https://www.jrbp.co.jp/

※1：複数のグループ組織からなる企業が、間接部門などの共通業務を集約し、業務効率化やコスト削減を図るサービス

※2：Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度

（以上）

■月次決算を加速する「Bill One」

Sansan株式会社が提供するBill Oneは、請求書受領、請求書発行、経費精算といった各領域における経理課題を解決するインボイス管理サービスです。アナログで非効率な業務をデジタル化し、企業の月次決算を加速します。

https://bill-one.com/

■Sansan株式会社 会社概要

「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、働き方を変えるDXサービスを提供しています。主なサービスとして、営業DXサービス「Sansan」や名刺アプリ「Eight」、インボイス管理サービス「Bill One」、契約データベース「Contract One」を国内外で提供しています。

設立：2007年6月11日

URL：https://jp.corp-sansan.com/

所在地：〒150-6228 東京都渋谷区桜丘町1-1 渋谷サクラステージ 28F

資本金：71億30百万円（2025年2月28日時点）

事業内容：働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売

Sansan　https://jp.sansan.com/

Eight　https://8card.net/

Bill One　https://bill-one.com/

 Contract One　https://contract-one.com/