SmartHRがAI契約データベース「Contract One」を活用し、事業の急成長に伴い急増した契約書を一元管理

～月100時間以上の契約業務の削減と、リスク管理の強化を実現～

働き方を変えるDXサービスを提供するSansan株式会社は、クラウド人事労務ソフト「SmartHR」の開発・販売を行う株式会社SmartHR（以下、SmartHR）におけるAI契約データベース「Contract One（コントラクトワン）」の活用事例とその成果を発表します。

SmartHRでは事業の急成長に伴い増加した契約書の管理に課題を抱えており、契約書のデータ化や管理台帳の作成を効率化するため、2023年3月にContract Oneを導入しました。これにより、総務・法務であわせて月100時間以上の業務を削減するとともに、契約期限の遵守などリスク管理体制の強化を実現しました。

■サービス導入の背景

SmartHRは過去5年間で年間定期収益、従業員数ともに5倍以上に急成長しています。同社では事業拡大に伴い契約件数も急激に増加する中、リスク管理のため法務・総務に1万件以上の契約書を集約し、スプレッドシートで契約書の管理台帳を作成していました。しかしながら手作業での管理だったため、契約締結日や契約期間といった情報の入力に手間がかかることや、期限が迫っている契約書を把握しづらいといった課題がありました。

SmartHRでは法務・総務での契約書の管理工数を削減するとともに、全社で契約書を閲覧できる体制を構築し、リスク管理を強化するためContract Oneを導入しました。

■導入後の運用と成果

・月100時間以上の管理工数を削減

SmartHRでは、契約書のスキャンからデータ化、管理台帳の作成といった契約締結後のすべての業務をContract Oneで代替し、法務・総務であわせて月100時間以上の工数を削減しました。Contract OneではAIとオペレーターによる補正で契約書を手間なく正確にデータ化できるので、契約書の一元管理と業務効率化を同時に実現しています。空いた時間はコンプライアンスの推進や福利厚生の改善といったより付加価値の高い業務に充てています。

・全社で契約書を活用できる体制を構築し、リスク管理体制を強化

SmartHRでは全社員が自分で契約内容やリスクを確認して対応できる体制を目指し、契約書ごとに閲覧権限を管理しながら全社員がデータベースにアクセスできる体制を構築しました。さらに契約終了の3ヶ月前には指定した担当者にアラートメールが送られます（※1）。そのため管理部門だけでなく事業部門の担当者も自主的に契約期限を管理するようになり、リスク管理体制の強化につながっています。

■株式会社SmartHRについて

会社名：株式会社SmartHR

代表者：代表取締役CEO 芹澤 雅人

設立：2013年1月23日

事業内容：クラウド人事労務ソフト「SmartHR」の企画・開発・運営・販売

従業員数：1457名（2025年5月1日時点）

URL：https://smarthr.co.jp/

※1：Sansan株式会社「契約データベース『Contract One』が、契約書のリスク管理を強化する2つの新機能を実装」（2024年2月27日発表）

https://jp.corp-sansan.com/news/2024/0227.html/

（以上）

■現場の習慣を変える、AI契約データベース「Contract One」
Contract One （コントラクトワン） は、Sansan株式会社が提供するAI契約データベースです。当社が長年培ってきた独自の技術で、紙や電子などあらゆる契約書をデータ化。契約の有効性や契約同士の複雑な関係を、誰でも正確かつ俯瞰して捉えられる契約データベースを構築します。また、生成AIを活用した機能によって、管理部門だけでなく事業部門も日常的に契約データを活用できる環境を整備。契約に対する意識を変え、習慣を変えることで、リスク管理と生産性向上を実現し、事業を加速させます。
https://contract-one.com/

■Sansan株式会社 会社概要

「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、働き方を変えるDXサービスを提供しています。主なサービスとして、営業DXサービス「Sansan」や名刺アプリ「Eight」、経理DXサービス「Bill One」、AI契約データベース「Contract One」を国内外で提供しています。

設立：2007年6月11日

URL：https://jp.corp-sansan.com/

所在地：〒150-6228 東京都渋谷区桜丘町1-1 渋谷サクラステージ 28F

資本金：71億30百万円（2025年2月28日時点）

事業内容：働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売

Sansan  　https://jp.sansan.com/

Eight      　https://8card.net/

Bill One 　https://bill-one.com/

 Contract One　https://contract-one.com/