【“業務の属人化”その影響とは？】52.8％が、業務の属人化で「業務の引継ぎが困難」と回答
株式会社NEXER・業務可視化ツールを使用して業務を行った経験に関するアンケート調査
■業務の効率化、どのように図っている？
業務を進める上で、業務の効率化は切れない課題です。
業務の効率化を図ることで時間やコストを削減でき、企業の利益へと繋がるでしょう。
そこで今回は、定型業務をプロセスとしてマネジメントするツール『オクトパス』と共同で、事前調査で「業務可視化ツールを使用して業務を行った経験がある」と回答した全国の男女142名を対象に「業務可視化ツールを使用して業務を行った経験」についてのアンケートをおこないました。
※本プレスリリースの内容を引用される際は、以下のご対応をお願いいたします。
・引用元が「株式会社NEXERとオクトパスによる調査」である旨の記載
・オクトパス（https://octpath.com/）へのリンク設置
「業務可視化ツールを使用して業務を行った経験に関するアンケート」調査概要
調査期間：2024年1月24日 ～ 1月29日
調査機関：株式会社NEXER（自社調査）
調査対象：事前調査で「業務可視化ツールを使用して業務を行った経験がある」と回答した全国の男女
有効回答数：142サンプル
調査方法：インターネット調査
質問内容：
質問1：「業務の属人化」についてあなたの会社ではどのような影響があるか、当てはまるものをすべて選んでください。
質問2：現在の「業務の見える化」を行っている方法に満足していますか？
質問3：その回答の理由を教えてください。
質問4：どのような状況を見た際に業務フロー改善が必要と感じるか、当てはまるものを選んでください。
質問5：その回答の理由を教えてください。
質問6：「業務の見える化」と「属人化の解消」によって得られることを期待する成果として、当てはまるものをすべて選んでください。
質問7：社内で業務フロー改善の優先順位をどの基準で設定していますか？
質問8：その回答の理由を教えてください。
※原則として小数点以下第2位を四捨五入し表記しているため、合計が100%にならない場合があります。
■52.8％が「業務の属人化」の課題について「業務の引継ぎが困難である」と回答
まずは「業務の属人化」について自分の会社ではどのような影響があるか、当てはまるものをすべて選んでもらいました。
52.8％と半数以上の方が「業務の引継ぎが困難である」と回答しています。
さらに「手順やプロセスが文書化されていない」が47.9％、「キーパーソンの不在が業務に深刻な影響を及ぼす」が44.4％と決して少ない数字ではありませんでした。
■半数が現在の「業務の見える化」を行っている方法に「満足していない」
続いて現在の「業務の見える化」を行っている方法に満足しているか聞いてみました。
「満足している」と「満足していない」が、ほぼ半数に分かれる結果となりました。
回答の理由について聞いてみたので、それぞれ一部を紹介します。
現在の「業務の見える化」を行っている方法に「非常に満足している」その回答の理由は？
業務効率が上がったから（40代・男性）
誰でも同じクオリティで仕事がこなせるから。（50代・男性）
引き継ぎがスムーズに行えるようになったから。（20代・女性）
現在の「業務の見える化」を行っている方法に「どちらかというと満足している」その回答の理由は？
効率化に繋がったから（40代・男性）
引継ぎや突発的な事態に対応しやすい。（50代・男性）
履歴が残り責任が明確になるから（50代・男性）
ブラックボックスが少し開いた（60代・男性）
過去を見返すことが容易。（60代・男性）
現在の「業務の見える化」を行っている方法に「どちらかというと満足していない」その回答の理由は？
人とのコミュニケーションを介して行っているからです。（40代・女性）
非効率的な部分があるから（30代・男性）
担当者不在の時に分かる人がいなくて困る事が多い。（50代・男性）
全員が操作法などを共有できていないから。（60代・男性）
現在の「業務の見える化」を行っている方法に「全く満足していない」その回答の理由は？
見える化が目的となってしまうことがある（40代・男性）
まだまだ開発段階だから（30代・男性）
■37.3％が「業務の遅延が頻繁に起こる」際に業務フロー改善が必要と感じる
また、どのような状況を見た際に業務フロー改善が必要と感じるか、当てはまるものを選んでもらいました。
37.3％の方が「業務の遅延が頻繁に起こる」際に業務フロー改善が必要と感じる、と回答しています。
「データや情報のミスが増加」も35.9％と、ほとんど同数でした。
それぞれ回答の理由を聞いてみたので、一部を紹介します。
「業務の遅延が頻繁に起こる」に業務フロー改善が必要と感じる。その回答の理由は？
業務遂行に必要な人員・資源の配分が適切に行われていないことによる作業の遅延がたまに起こるので。（30代・男性）
仕事の一連の流れの中でミスがあれば最も影響が出る部分だからです。（50代・男性）
業務の遅滞により必要以上の作業時間が多くなってしまうから。（60代・男性）
迅速さと正確さは信頼だと感じるから（40代・女性）
非効率なことをそのままにしておくと、それが連鎖していき、最終的に顧客にまで影響したり、無駄に残業してしまう（30代・男性）
「データや情報のミスが増加」に業務フロー改善が必要と感じる。その回答の理由は？
ミスの処理の為に二度手間になり時間が無駄になる（60代・女性）
伝えたつもり、伝わったつもりのまま物事が進むことがたまにある。（30代・男性）
人為的ミスを防げるため（40代・男性）
手書きがまだ多いから（30代・男性）
データの不備により手戻りが生じる可能性があるため（40代・男性）
「従業員からの不満が増加」に業務フロー改善が必要と感じる。その回答の理由は？
仕事環境を変えないといけないと思うので（50代・男性）
業務量の差があるのに、なぜか業務量が少ないほうが残業が多いという実態があるため。（40代・男性）
■73.2％が「業務の効率化・高速化」を期待している
さらに、業務の見える化と属人化の解消によって得られることを期待する成果として、当てはまるものをすべて選んでもらいました。
73.2％の方が、業務の見える化と属人化の解消によって「業務の効率化・高速化を期待している」と回答しています。
また、社内で業務フロー改善の優先順位をどの基準で設定しているのかも聞いてみました。
43.7％と、半数近くの方が「影響の大きさに基づいて」業務フロー改善の優先順位を設定している、と回答しています。
それぞれ、その回答の理由を聞いてみたので一部を紹介します。
「影響の大きさに基づいて」その回答の理由は？
影響の大小で利益率が変動すると考えます。（40代・女性）
優先順位をつけて必要なものから対応していく（50代・男性）
最も課題を生じている業務から優先度を上げて対策をした方が早く結果が出やすいと思うから。（60代・男性）
人手に限りがあるので業務に影響の大きいものから手をつけている（30代・女性）
影響度の高いものから手を付けるほうが効率的と考えるため。（40代・男性）
「緊急度に基づいて」その回答の理由は？
直ちに改善しなければならないフローから、手をつけていく必要があるから。（20代・女性）
緊急に対応すべきことが優先されるべきだと思うから（20代・男性）
緊急性を判断して、被害を最小限にとどめる必要があるから（60代・男性）
「利益向上に寄与する度合いに基づいて」その回答の理由は？
業績への影響が大きいから（50代・男性）
利益が重要だから。（20代・男性）
■まとめ
今回は「業務可視化ツールを使用して業務を行った経験」に関するアンケートを行い、その結果について紹介しました。
73.2％の方が、業務の見える化と属人化の解消によって「業務の効率化・高速化」を期待している、と回答しています。
業務可視化ツールを導入することで業務の効率化や高速化のほか、リスクの軽減やコミュニケーションの改善にも繋がります。
ぜひ自社に適した業務可視化ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
＜記事等でのご利用にあたって＞
・引用元が「株式会社NEXERとオクトパスによる調査」である旨の記載
・オクトパス（https://octpath.com/）へのリンク設置
【オクトパスについて】
運営会社：株式会社テクノデジタル
教室所在地：東京都港区南青山7-1-5 コラム南青山5F
代表取締役：播田 誠
URL：https://octpath.com/
【株式会社NEXERについて】
本社：〒171-0013 東京都豊島区東池袋4-5-2 ライズアリーナビル11F
代表取締役：宮田 裕也
Tel：03-6890-4757
URL：https://www.nexer.co.jp
事業内容：インターネットリサーチ、SEO、WEBブランディング、レビューコンテンツ、リアルショップサポート、WEBサイト制作
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