オンラインミーティングにおける社内向け「AI議事録自動作成システム」を開発【GMO ReTech】

商談や会議の議事録をAIが完全自動化し業務効率を大幅改善

GMOインターネットグループ

2024年4月25日 13時00分

　GMOインターネットグループのGMO TECH株式会社の連結会社で、不動産賃貸領域におけるDXを支援するGMO ReTech株式会社（代表取締役社長：鈴木明人　以下、GMO ReTech）は、GMOインターネットグループが掲げる「AIで未来を創るNo.1企業グループへ」のスローガンのもと、AI活用による社内業務の効率化に取り組んでいます。
　このたび、社内業務ツールとしてオンラインミーティングの議事録を自動で作成できる「AI議事録自動作成システム」を開発し、2024年4月25日（木）より使用を開始しました。これまで大きな作業負担となっていた議事録作成業務をAIにより完全に自動化できるため、GMO ReTech全体で月30時間の業務削減につながると見込んでいます。削減した時間をよりクリエイティブな業務へ充てるなど有効活用し、より良いサービスをお客様へ提供してまいります。

【開発の背景】

　昨今の働き方のDX化により、オンラインミーティングでのビジネスコミュニケーションが社内外問わず不可欠になっています。GMO ReTechにおいても、オンライン会議ツールの「Zoom」を活用し、日常的にオンラインミーティングを実施しています。ミーティングの実施後には、フォローアップ作業である議事録作成の業務が必要となります。GMO ReTechでは、この議事録の作成に1回あたり平均で30分、月あたり30時間を要しており、大きな業務負担となっていました。開発したシステムの活用により、効率的なコミュニケーションの実現と月30時間の業務削減の両立につなげることができると見込んでいます。

【機能概要】

　本システムでは、商談や社内の会議終了後の「Zoom」の音声データを読み込み「ChatGPT」へと連携することで、詳細な議事録を自動的に作成し、GMO ReTechが使用するコミュニケーションツールの「Slack」の指定したチャンネルに自動投稿する機能を備えています。

　「ChatGPT」では長文のテキストは一度で処理することが難しいとされています。対策としてテキストを分割しても同時に内容も分割されてしまうため、要約が不十分になるケースもあります。そのため、長時間のオンラインミーティングでは、文字起こしのテキストが長文になるため、「ChatGPT」で正確な議事録を作成することが難しいという課題があります。

　今回開発したシステムにおいては、自動でテキストを分割して複数回処理を実行し、さらに分割した文章を合わせる過程で全体の文脈が崩れないよう要約するため、正確な議事録を作成することが可能になりました。

　さらに、「Zoom」から読み込んだ音声データの文字起こしを自社システムで行い、「ChatGPT」のモデル「GPT-4」のAPIを活用することで、セキュリティ面も確保しています。

■カスタマイズ可能なプロンプトで精度の高い議事録を作成し、自動で「Slack」へ投稿

　ミーティング前に、議事録へ記載する内容を指示したプロンプト（※1）と「Slack」の自動投稿先チャンネルを設定するのみで議事録が完成します。Zoomミーティング前に設定するプロンプトでは、「参加者」「アジェンダ」「次回までのタスク」など、議事録へ追加したい項目を自由に指示することが可能です。

　定例のミーティングなど同じ「Zoom」のURLを使用する場合は、2回目以降の設定は不要です。

（※1）生成AIへの指示文のこと。プロンプトの巧拙で意図する出力結果を得られるかどうかが変わるとされています。

■発言者毎に音声を解析した議事録

　「Zoom」のミーティングの音声データを解析し、発言者を明確にした議事録を作成することが可能です。内容を発言者ごとに正確に整理し、ミーティングの流れを忠実に反映した議事録を実現しています。

　ミーティング参加者はフォローアップに必要な情報を即座に共有でき、効率的なコミュニケーションの実現と業務時間削減の両立につなげることができると見込んでいます。

　GMO ReTechでは今後も、AIを活用した業務効率化ツールの開発に注力し業務効率化につなげることで、削減した時間から営業活動におけるデータ分析やプロセスの最適化を行い、お客様にクオリティの高いサービスを提供してまいります。

【GMO ReTechのAIの取り組み】

・ 2023年06月29日　「GMO賃貸DX」が『AI返信アシスタント（β版）』を実装（https://www.gmo.jp/news/article/8465/）

・ 2023年08月31日　「GMO賃貸DX」において『AI翻訳機能』を提供開始（https://www.gmo.jp/news/article/8563/）

・ 2023年11月28日　不動産賃貸管理会社向け「GMO賃貸DX オーナーアプリ」と不動産価値分析AIクラウドサービス「Gate.」がサービス連携を開始（https://www.gmo.jp/news/article/8711/）

【GMO ReTech株式会社について】

　GMO ReTechは「賃貸運営を楽にする」をミッションに掲げ、不動産テックのサービスブランド「GMO賃貸DX」のもと、「GMO賃貸DX オーナーアプリ」と「GMO賃貸DX 入居者アプリ」を提供し、不動産賃貸領域におけるDXを推進するサービスを展開しています。「GMO賃貸DX」を通じて、今後も賃貸運営に関する煩雑な業務や手仕事による業務をいかに楽にしていくかを追求したサービスを展開してまいります。

■参考

・不動産賃貸管理会社向けDXプラットフォーム「GMO賃貸DX」

　URL：https://chintaidx.com/

・不動産賃貸管理会社向けオーナーアプリ「GMO賃貸DX オーナーアプリ」

　URL：https://chintaidx.com/owner/

・不動産賃貸管理会社向け入居者アプリ「GMO賃貸DX 入居者アプリ」

　URL：https://chintaidx.com/resident/

・不動産賃貸のDXマガジン「GMO賃貸DX WEBメディア」

　URL：https://chintaidx.com/media/