メール署名の統一フォーマットがある企業はわずか25.7%！？

20代女性の12.3%は送り主の人柄・性格を予想している！？「ビジネスメールの署名」に関する会社員1,000人実態調査

株式会社ミロク情報サービスが運営するビジネス情報サイト「bizocean（ビズオーシャン）」（http://www.bizocean.jp/）では、日本全国の会社員（20歳～59歳の男女）1,106名を対象に「ビジネスメールの署名に関する実態調査」を実施しました。

【調査概要】
■ビジネスメールのメール署名に関する調査
■調査方法：インターネット調査
■調査対象：日本全国の会社員（20歳～59歳の男女）
■調査期間：2013年3月7日～3月10日
■有効回答数：1,106名

「ビジネスメールの署名に関する実態調査」の詳細レポートは以下URLページよりダウンロードできます。
http://www.bizocean.jp/column/report/mail_signature/

 

 

調査結果から、会社員の77.0%が、ビジネスメールの署名を会社名、電話番号、企業ホームページURL確認などに広く活用しており、「名刺」の代わりとなっていることが分かりました。また、「メール署名」の統一フォーマットを決めている企業は、全体の25.7%に留まるという結果となっています。

メールは、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションの主流となっており、CI（コーポレート・アイデンティティ）やVI（ビジュアル・アイデンティティ）の観点からも、企業は「名刺」と同様に「メール署名」の内容やフォーマットをもっと考慮すべきと言えます。

 

＜トピックス①＞
　受信したメール署名を確認・活用する会社員は77.0％

「送られてきたメール署名を確認、活用するか？」という設問に対して、77.0%の会社員は、「送られてきたメール署名を確認・活用する」と回答しています。

さらに、「メール署名の確認内容」に関しては、「会社名の確認」が51.4%で最も多い結果となりました。次いで「名前の確認」50.5%、「部署名の確認」39.0%となっています。また、「メール署名の活用内容」としては、「メールアドレスの確認と返信」が最も多く29.4%、次いで「電話をする」22.7%、「ホームページの確認」13.1%と続きました。この結果より、メール署名は、名刺と同じ役割を担っていることが分かりました。

 

●20代女性の12.3％はメール署名から相手の人柄・性格を予想している！？
さらに、性別・年代別にメール署名の活用方法を見てみると、20代、30代男性、20代女性は、「メール署名から送信者の人柄・性格を予想している」割合が高い傾向があり、特に、20代女性の12.3％はメール署名から相手の人柄・性格を予想していると回答しています。

 

＜トピックス②＞
　メール署名を統一している企業はわずか25.7%。
従業員数が5,000名以上の大手企業においても、「統一している」のは3割に留まる。

「あなたの会社では、メール署名が統一されていますか？」という問いに対して、「統一されていない」と答えた人は52.7%で最も多い結果となり、半数以上の企業でメール署名が統一されていないことがわかりました。

また、従業員規模別にメール署名の統一状況を確認したところ、従業員規模に関わらず、メール署名を統一している企業は2割～3割、従業員数が5,000名以上の大手においても、3割にとどまっています。 CI（コーポレート・アイデンティティ）やVI（ビジュアル・アイデンティティ）の統一が進んでいる大手企業も、メール署名に関しては統一化が進んでいないことが分かりました。

 

 

＜考察＞
今回の調査結果より、「メール署名」は、会社名・電話番号の確認などで77%もの人が活用している状況であり、名刺と同じ役割を果たしています。多くの企業では、名刺は重要なCI（コーポレート・アイデンティティ）やVI（ビジュアル・アイデンティティ）として、フォーマットなど細かく規定・統一されていますが、「メール署名」を統一している企業は、わずか25.7%に留まる結果となりました。
ビジネス・コミュニケーションの主流がメールとなっていることから、企業は、名刺と同様に「メール署名」を扱うべきだと考えます。

 

●「ビジネスメールの署名に関する実態調査」の詳細レポートはダウンロード可能
　詳細レポート には、「ビジネスメールの署名に関する実態調査」の主要ポイントをまとめています。なお、詳細レポートは、「bizocean（ビズオーシャン）」サイト内からダウンロードが可能ですので、ご覧ください。

参照URL：http://www.bizocean.jp/column/report/mail_signature/
「ビジネスメールのメール署名に関する実態調査」（pdf、309KB）

 

【参考情報】
お奨め！署名活用術
　ビジネスメール署名のティップスを有限会社アイ・コミュニケーション代表取締役／ビジネスメールマナー推進協議会会長 平野友朗氏に伺いました。

＊署名でさりげなく情報発信しよう
メールで自社の商品について提案したい。かといって、いきなり書類を添付するのは、　　　　　　
唐突すぎるかもしれません。そんな時は、提案スペースとして署名を有効活用しましょう。

＊見てほしいページのURLをつけよう
提案したい商品のページ用意しておき、署名にURLを貼り付け、「詳細はこちらからどうぞ」といった一文を添えるだけで、さりげなくアピールできます。署名に入れるリンク先は必ずしもトップページである必要はありません。新しいサービスに ついて宣伝したいのであれば商品案内のページのURLを記しましょう。相手に手間をかけずに、確実に見てもらいたいページに誘導すること。これが何より大切です。

＊複数のタイプを用意して使い分けよう
　署名は「自己紹介を兼ねた署名」「クライアントへの署名」「面識のない方への署名」など
　いくつか用意しておくと便利です。

 

■有限会社アイ・コミュニケーション　代表取締役　平野友朗氏について
ビジネスメール教育の第一人者として知られ、開発した教育プログラムによってメールのコミュニケーションが円滑になり、処理時間削減を実現する個人や企業が続出。「ビジネスメールの常識・非常識」（日経BP社）などメールに関する書籍を19冊以上執筆し、のべ300媒体以上の取材を受け、企業や行政などへのコンサルティングや講演・研修回数は年間70回を超える。毎月、東京でビジネスメールのセミナーを開催中。http://business-mail.jp/

アイ・コミュニケーション公式サイト　http://sc-p.jp/

署名活用術についての詳細は、「bizocean（ビズオーシャン）」内のコラム
「ビジネスメールの教科書（http://www.bizocean.jp/column/category/bizmail/）」にてご紹介しています。

 

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