企業の出張をバックアップする「出張管理・BTM」。現在実施する企業等は約2割HRS Japan、「ホテルの出張管理に対する日本企業の意識調査」を実施

~ホテルBTMの導入で出張コスト・手配時間が削減。日本の出張管理が変わる時代に!~

 出張先として海外が増えている傾向にある中※、企業の出張宿泊管理のエンド・ツー・エンド・ソリューションを提供するHRS Japan株式会社(本社:東京都港区、代表取締役社長:本多良行)は、出張者および企業の出張管理者の男女456人を対象に「海外出張のホテル管理に対する意識調査」を実施しました。
 出張管理とは、申請から出張に必要な移動手段や宿泊先の手配、経費精算までの一連の管理をアウトソーシングして業務の効率化を推進することです。海外では企業を中心に利用されているものの、日本ではあまり利用されていない状況にあるようです。とはいえ、近年日本企業の海外進出が進むと同時に海外出張が増えているのは確かです。今後も増加傾向で推移していく状況を踏まえると、日本でも出張管理、ひいては戦略的に管理するビジネス・トラベル・マネジメント(BTM)の導入が必要であることは間違いありません。そこで、海外ホテルの出張管理に対する日本企業の実態を把握するべく、本調査を実施するに至りました。
 今年4月より施行された働き方改革では、長時間労働の是正や柔軟な働き方の実現に向けて、各企業は従来の労働環境を見直すことが急務になっています。今回の調査結果から、企業における“出張管理の導入”が勤務時間の短縮や業務の効率化を図る有効手段の一つになることが分かってきました。

※出典:日本政策投資銀行・日本経済研究所「出張マーケットに関する動向と今後」

【調査結果トピックスのサマリー】
■出張管理、ビジネス・トラベル・マネジメント(BTM)の認知は全体の約6割と高い反面、利用者は約2割と低い
■海外出張のホテル手配は、約4割が出張者自身で対応
■出張手配をする場合、「最適なホテルを探すのに時間がかかる」という不満が多く目立った


「出張管理・BTM」の認知度は約6割と高い反面、利用は約2割にとどまる
日本の出張者および出張管理者を対象に、海外では主流になっている出張管理、またはビジネス・トラベル・マネジメント(BTM)について尋ねたところ、58.7%が「良く知っている」もしくは「知っている」と回答。その一方で、ホテルの出張手配を出張者自身で自由に手配している人は41.7%にのぼり、出張管理をアウトソーシングして企業の指定したチャネルで手配している人は20.2%と認知度に比べ低い数字となっています。この調査結果から、日本では「出張管理・BTM」の認知はしているものの、アウトソーシングしているケースは少なく、まだまだ利用するまでには至ってない現状が明らかになりました。
 

出張者によるホテル手配とホテルBTMの利用を検証。ホテルBTMの有用性が一目瞭然に!
 出張者自身でホテルを自由に手配した場合、全体の45.3%が30~60分以上かかっていると回答。そこで、自身で予約する場合と、HRSのホテルBTMを利用した場合のフローを図(下図参照)で比較してみたところ、出張者が自ら手配した場合は目的地周辺のホテルの検索や条件に合ったホテルの検索などフローが多く、平均30~60分費やしている実態がみえてきます。一方、HRSのホテルBTMを利用した場合、導入企業は専用アカウントを所有し、事前に出張規定が組み込まれた出張システムを利用することで、必要な情報の入力のみで短時間に手配が完了できます。ホテルBTMの導入により安価なレートまたは適正レートでの宿泊が可能になり、出張コストの削減を図ることで、企業の満足度向上にもつながっています

 

 一方、出張者自らが手配した場合の不満として、「最適なホテルを探すのに時間がかかる」という内容の回答が最も多く見受けられました。その不満の回答例は、次の通りです。この結果から、出張者または出張管理者にとって通常の業務中に出張手配をすることが負担になっている実態が浮き彫りになったといえるでしょう。

HRSが推進するホテルBTMとは
 BTMは1980年代に米国で始まったとされ、現在世界の企業を中心に導入されています。BTMの中でも、ホテル手配サービスに特化し展開しているのがHRSです。HRSはグローバルなホテルソルーションプロバイダーとして、出張におけるコスト削減と社員の安全・満足度を高めるためのソリューションを提供。出張傾向の把握や危機管理などデータの一元管理が可能です。自社の出張傾向、経費やコストの分析が可能で、また出張者の滞在先を把握できるため、危機管理にも役立ちます。さらに、1つのプラットフォームで宿泊情報を管理できることから、企業の出張管理者・出張者双方の効率化につながります。

HRSのホテルBTMによる導入成果
◆業界初のレートフィルタリングにより、約740憶円の企業出張宿泊コストの削減を可能に 
 HRSは、2017年のGlobal Business Travel Assosiation(GBTA)の調査 における「17%のホテル宿泊費が正確でなく、企業は交渉した法人レートより14%も高く支払っている」という結果をもとに、HRSが多くの企業のホテルプログラムで20%またはそれ以上の不正確な価格が表示されている状況を合わせると、グローバルで約740億円が企業にとっての損失になっていることを発表しています。
 こうした問題に対し、2018年8月にリリースした独自のリアルタイムのレートフィルタリングを利用し、AI技術によって出張者が利用するホテル予約システムにおいて不正確な価格の是正につなげることができるようになります。
◆三井住友フィナンシャルグループがHRSのホテルBTMを活用後、12%のホテルコスト削減に成功
 世界約40ヵ国で120拠点以上、従業員数約8万名を擁する三井住友フィナンシャルグループ(以下、SMFG)は、HRSが提供するホテルBTMサービス「エンド・ツー・エンド・ソリューション」の導入を通じて、グローバルで12%のホテルコストの削減に成功しました。BTM導入効果として、一般にホテルコスト削減率が平均5~10%といわれるため、12%は非常に高い成果といえます。
 国内外に多数の拠点を構えるSMFGは、年間約45,000泊の海外出張があるものの、グループ内には共通のホテルプログラムが存在していませんでした。HRSでは、「エンド・ツー・エンド・ソリューション」の導入により、ホテル調達から費用までを可視化したことで、グループ全体でホテルコストの削減に至っています。

【SMFGのホテルコストの削減ポイント】
■課題:海外出張宿泊データの可視化/グループ内でのホテル法人料金の統一化
■戦略:HRS予約サイト利用率100%/コスト削減 (HRSソーシングによるホテル契約料金の可視化、契約ホテルの集約)
■成果:出張におけるホテル予約サイトの一元化/全社、グローバルでの契約ホテルならびに料金の可視化  
    ソーシングによるグローバルなホテルの調達/2年目で12%のコスト削減の実現

【HRS Japanについて ―世界で3,000社以上の実績を持つBTM領域のリーディングカンパニー―】
 HRS Japan(以下、HRS)は、企業のコスト削減と出張者の満足度向上を高めるために、企業の出張をシンプル化することを目的としてソリューションとサービスを提供しています。企業にとってベストな宿泊施設を提供し、ホテル調達から経費精算までのプロセスをシンプル化するソリューションを提供し、企業のトラベルマネージャーおよび出張者から信頼を得ています。また、ホテル調達およびホテルとの企業レートの交渉から、宿泊およびミーティング施設でのペーパーレスでの支払い、自動請求のプロセスを最適化しています。
 グローバルでは3,000社以上の企業がHRSのソリューションを利用しており、「フォーチュン誌」500 社のグーグル、シーメンス、アリババ、チャイナモバイル、フォルクスワーゲンなどで利用されています。1972年にドイツのケルンで創設して以来、現在はダラス、ロンドン、ニューヨーク、サンパウロ、サンフランシスコ、上海、シンガポール、東京など世界35都市でオフィスを展開しており、1,500名以上の従業員で構成されています。
 詳細は、HRS Japan ホームページ(https://corporate.hrs.com/ja)でご確認ください。

【調査概要】
調査方法 :インターネットによる調査
調査期間 :2019年4月15日(月)~22日(月)
調査対象 :年に1回以上海外出張があり従業員数1000人以上の企業に勤める会社員・公務員 320人
               上記の頻度で海外出張があり従業員数1000人以上の企業に勤める管理部・総務・調達部 136人
回答数   :456人
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