【もはや電子化は必須条件！？】社会保険労務士の業務の課題とその解決策とは・・・？

人事労務申請手続きを圧倒的に効率化

近年は、さまざまな場面でペーパーレス化や電子化が加速しています。
身近なもので言えば、マイナンバーカードを使用した身分証明の電子申請や、雑誌や書籍の電子化、現金を使用しない話題のバーコード決済などがあります。
このように、身近なところで進んでいるペーパーレス化や電子化を企業でも取り入れ、紙の書類でのやりとりを廃止する会社も増加しています。 
しかし、電子化が進んでいく現代社会においても、社労士事務所ではいまだに紙面でのやりとりが主流となっているケースが多く、社労士事務所で働く一人ひとりの仕事量が減らず、人為的ミスが発生してしまうことも意外と多いものです。
そこで今回、社会保険雇用情報管理システム“esia-zero（イージア・ゼロ）”を提供する株式会社日本シャルフ（https://www.shalf.jp）は、社労士事務所にお勤めの方（以前社労士事務所に勤務したことがある方）を対象に、「社労士事務所の業務の電子化」について調査を行いました。
社労士事務所で働く方は実際にどのようなことに苦労し、どのようなことを改善したいと考えているのでしょうか。
業務効率化のための最適な方法を模索中の社労士の方、そして社労士事務所を経営されている方はぜひご参考にしてください。

調査概要 :「社労士事務所の業務の電子化」に関する調査
【調査期間】　2019年10月16日（水）～ 2019年10月17日（木）
【調査方法】　インターネット調査
【調査人数】　1,086人
【調査対象】　社労士事務所にお勤めの方（以前勤務していたことがある方）
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ
 

• 煩雑な業務が負担と感じている人が多数

 

まず、社労士事務所で働いている（働いていた）方に、「社労士事務所の業務で苦手なことはどのようなことですか？」という質問をしたところ、最も多くの回答が寄せられた『細かいExcel入力作業』（33.2％）と、次点の『書類整理』（22.4％）だけで過半数を占める結果となり、日々の業務の煩雑さが非常に負担になっていることが浮き彫りとなりました。以降『書類作成』（18.6％）『複雑な試算表の作成』（12.0％）『行政への申請』（10.0％）と続きました。

続いて、「苦手と感じるきっかけやエピソードを詳しく教えてください』と質問したところ、
・セルがみ見にくくて、ずれてしまうことがある（30代女性／契約社員／埼玉県）
・深夜までExcelを打ち込んでいる中うたた寝してデータが消えたことがある（30代女性／正社員／広島県）
・同種同様な書類が多く、キャビネットやファイリングをいつも間違っていた（50代男性／正社員／大阪府）
・いくつもの会社が重なって依頼をうける（40代男性／正社員／茨城県）
などの声が集まりました。
社労士としての専門知識が必要となる上に、膨大な量の書類を取り扱うという、社労士事務所ならではの苦労が伺えます。
 

• ペーパーレス化と専用システム導入のニーズは高い

 

続いて、「業務について改善できると良いと思うのはどのようなことですか？」という質問をしたところ、『ペーパーレス化』という回答が約半数（49.5％）にものぼり、多くの方が紙の書類での業務が非効率的だと感じているようです。また、次点の『Excelではなく専用システムを導入する』という回答も3割以上（36.2％）にのぼりました。『書類の保管方法』（12.5％）という回答が少ないことも含め、ペーパーレス化と専用システム導入のニーズが高いことが伺えます。
 

• 業務の効率化と時間・コスト削減が必須

 

ではなぜそう思うのでしょう。「理由を教えてください」と質問したところ、『効率化のため』という回答が過半数を占め（51.1％）、以降『時間・コスト削減のため』（32.0％）『ミスなく対応するため』（15.4％）という順になりました。
電子化が加速する現代社会において、専用システムを導入していない社労士事務所に勤務している方の多く、実に8割以上の方が電子化することによって業務の改善・効率化ができると感じているようです。
また、電子化することによって、顧客側もWEB上でいつでもどこでも確認することができる、ミスなく申請ができるなど、社労士事務所と顧客側の双方で多くのメリットが生まれます。
 

• 約7割の人が電子申請の義務化を把握はしているが…

 

次に、「2020年4月から特定の法人事業所について社会保険・労働保険に関する一部の手続きを行う場合、電子申請が義務化されることを知っていますか？」という質問をしたところ、「はい」という回答がおよそ7割（69.8％）という結果になりました。
この「電子申請の義務化」は、政府の行政手続きコスト削減の取り組みの一環として実施が決まりましたが、社労士事務所側が早い段階で電子化に慣れていなければ、電子化に対する不安や苦手意識もどんどん大きくなると言えるのではないでしょうか。
さらに、電子申請の義務化直前に慌ててシステムを導入するよりも、今の段階から準備に入り、さまざまなシステムを比較検討した上で自社や顧客にピッタリのものを導入できるのが理想的と言えるのではないでしょうか。
 

• 電子化によるメリットは数知れず

慣れない方にとって、重要な書類の電子化は個人情報の流出やデータ破損のリスク、そして何よりも操作方法などに不安があるために、「昔ながらの紙の書類を用いた方法が安心だ」というご意見もあります。
しかし、それ以上に電子化は、「書類整理業務などの業務負担の大幅な軽減」、「環境への配慮と資料の印刷コストの削減」、「万全なセキュリティ対策」など非常に多くのメリットがあります。
また近年では、煩雑な社労士のお仕事をサポートするための、便利で安全性の高いシステムが誕生していることから、これまで電子化を踏みとどまっていた方も安心して導入いただけます。
電子化を進めていない社労士事務所も多い一方で、上項でも触れた通り、政府は公的機関における電子申請を推奨しており、2020年4月からは特定の法人について電子申請の義務化を決定しています。
この流れは今後さらなる拡大が予想され、社労士が関わる業務がすべてにおいて電子管理されるようになる日もそう遠くないと言えるでしょう。
まだシステムを導入していない社労士の方や社労士事務所を経営されている方、そして少しでも作業の効率化を実現したい方は、この機会にぜひシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
 

• 人事・労務管理業務の効率化＆時短化を実現する“esia-zero”

esia-zero（イージア・ゼロ）は直感的でわかりやすい操作方法で、使いやすさはもちろんのこと、手間と時間がかかりやすい人事・労務管理業務の効率化と時短化の実現ができる他社にはない画期的なシステムです。
“esia-zero”があればほぼすべての手続きが可能になり、人為的ミスの削減とともに、社員のモチベーションアップにもつながると、多くの社労士事務所様からご好評いただいております。
繁忙期対策やさらなる新規顧客の獲得に向け、書類作業と比較して飛躍的に作業効率がアップする“esia-zero”の導入をぜひご検討ください。

■株式会社日本シャルフ
会社概要
創業：1986年8月
代表取締役：高田 弘明
取締役：窪田 美弥
本社所在地：〒160-0023 東京都新宿区西新宿8-3-30 カーメルⅡ 1F
事業内容：1.経営事務様式（経営・人事労務管理に必要な書類様式）の企画、製造及び販売
　　　　　2.経営コンサルタント業務
　　　　　3.コンピューターのソフトウエアの開発及び販売
　　　　　4.その他、上記に付帯する一切の事業
URL：https://www.shalf.jp

■esia-zero（イージア・ゼロ）：http://esiazero.shalf.jp/
製品に対するお問い合わせ：050-6864-6636