【調査結果】コロナ禍のテレワーク中に、契約書に関わる会社員の約7割がやむなく出勤

紙とハンコ文化の非効率を一挙に解決するために、鈴与の文書管理システムが「クラウドサイン」「LAWGUE」とシステム連携

　文書管理システムを提供する鈴与株式会社（代表取締役社長：鈴木 健一郎）は、WEB完結型の電子契約サービス「クラウドサイン」およびAI搭載オンラインエディタ「LAWGUE」とシステム連携し、契約書の作成から保管までの業務全般をトータルプロデュースするサービスを8月31日（月）より開始します。

　本サービスは、鈴与の文書管理システムとクラウドサインおよびLAWGUEが連携することで、紙の契約書の原本やPDFデータだけでなく、電子契約により締結された契約書や契約検討時に必要なナレッジを含めた契約業務に関するすべての情報の一元管理を実現するものです。これにより、法務業務のテレワーク化を促進させます。

　このサービス強化に合わせて、コロナ禍でテレワークを実施している都内企業に勤める会社員300名を対象に、インターネット調査を実施しました。調査の結果、テレワーク中に契約書作成や押印に伴う業務でやむなく出勤していたことや、出勤時よりもテレワーク時の方が契約書業務に時間がかかっていたことが明らかになりました。
 

鈴与の文書管理システム TOP画面イメージ

 

• コロナ禍のテレワークに関するインターネット調査 結果サマリー

1. 「契約書などの文書作成／押印業務」で出勤しなければならなかったと、約7割が回答
2. テレワーク中は、多くの会社員が契約書に関する業務全般に手間や時間をかけていた
3. 契約書関連業務を一元管理できると、9割以上の会社員が働き方改革も加速すると回答

 

• コロナ禍のテレワークに関するインターネット調査　結果内容

　​コロナ禍でテレワークを実施している都内の企業に勤める会社員300名を対象に、インターネット調査を実施しました。

調査概要：コロナ禍のテレワークに関するインターネット調査
有効回答：テレワークを実施している都内の企業に勤め、かつ契約書に関わる会社員の男女300名
調査期間：2020年6月12日（金）～2020年6月14日（日）

 

調査１-(1)　Q出勤しなければいけなかった業務は、具体的にどのような業務ですか？（複数回答可）

調査１-(2)　Qテレワークに対してどのように感じていますか？（自由回答）
・通勤がない点は良いが、捺印関係で時間や調整ごとが増えた点が不満（男性 50代 販売・営業）
・契約書の作成が困難だった（男性 50代 情報システム）
・在宅の方が無駄やストレスがなく良かったが、紙での業務をなくしてほしいと思った（女性 30代 販売・営業）
・自分のペースで仕事ができた。通勤がなかったので体が楽。印鑑の必要な書類がないと便利（女性 50代 総務）
・ハンコ文化がなくなれば、どの業種でもテレワークが進みそうだなと思った（女性 40代 経理・財務）
・電子押印があるとよい（男性 50代 販売・営業）

調査２　Qテレワークで業務を行う際、出勤しているときよりも手間や時間がかかる仕事はありましたか？（複数回答可）

---------【調査１・２のまとめ】---------
「契約書などの文書作成／押印業務」で出勤しなければならなかったと、約7割が回答
テレワーク中は、多くの会社員が契約書に関する業務全般に手間や時間をかけていた

　上記の調査結果から、「契約書作成・押印業務」は、テレワークを阻む大きな課題であることがわかりました。その大きな原因は紙文化にありますが、弊社ではコロナ禍でのテレワークが契機となって、電子契約の導入がさらに加速すると推測しています。
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調査３　Q契約書関連業務（作成／締結／管理）を一括で解決できるシステムがあると、テレワークの推進や残業時間の抑制など働き方改革につながりやすいと思いますか？（単一回答）
 

------------【調査３のまとめ】------------
契約書関連業務を一元管理できると、9割以上の会社員が働き方改革も加速すると回答

　契約書は、「作成」「締結」「管理」の各段階で業務が分断されやすく、締結した契約書の管理や締結するまでに必要な契約に関するナレッジが共有されない問題点があります。テレワーク化・働き方改革の促進のためには、契約書の作成から保管までを一元管理できる仕組みが求められています。
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• トータルプロデュースを実現する鈴与の文書管理システム　

　「鈴与の文書管理システム」がクラウドサインおよびLAWGUEと連携することで、紙の契約書の原本やPDFデータだけでなく、電子契約により締結された契約書や契約検討時に必要なナレッジを含めた契約業務に関するすべての情報の一元管理を実現し、法務業務のテレワーク化を促進させます。クライアントのニーズに合わせて、「クラウドサイン」「LAWGUE」のサービスをご案内します。

鈴与の契約書管理サービスHP：https://www.document.suzuyo.co.jp/solution_info/keiyakusho

「鈴与の文書管理システム」「クラウドサイン」「LAWGUE」の連携フロー

■クラウドサインとの連携理由

　調査①②から明らかになった通り、「契約書の作成・押印業務」はテレワークを阻む大きな課題であり、今後は電子契約の導入が進んでいくと推測しています。しかし、電子契約を導入しても、過去に締結した大量の契約書は紙で存在することや、今後も紙で締結しなければいけない場合もあるため、全ての契約を電子契約に一本化することはできません。そのため、電子契約と紙の契約書の管理が分断されてしまい、管理が複雑・非効率になってしまうという課題があります。
　そのため、鈴与は、電子契約シェアNo.1のクラウドサインと連携することによって、紙の契約書の原本やPDFデータと、電子契約による契約書を一元管理できる仕組みを構築しました。
＊契約書を3,000件保有する場合の標準的な削減効果 年間420時間の業務時間削減、年間210万円の費用削減

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◇「クラウドサイン」サービス概要　　https://www.cloudsign.jp/
　「クラウドサイン」は「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換え、契約作業をパソコンだけで完結できる導入社数9万社を突破した業界No.1のWeb完結型クラウド契約サービスです。契約締結のスピード化を実現し、コスト削減や抜け・漏れを防ぎ、コンプライアンスの強化にもつながります。
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■LAWGUEとの連携理由

　調査②③の通り、契約書業務は、テレワークを阻む大きな課題となっており、作成から保管まで一元管理できる仕組みが求められます。
　これまでは、契約書作成時におけるリーガルチェック情報や交渉経緯などの情報は、電子メールやワークフローなどに保存されていたため、過去の契約書に関して締結時の経緯にまで遡って調べるには、大きな労力が必要でした。そこで、鈴与では、LAWGUEと連携することによって、契約書作成時の様々な情報を「鈴与の文書管理システム」に一元化することを可能としました。これにより、紙の契約書の原本やPDFデータ、電子契約に加えて、それらの契約書が締結された際のナレッジ情報もすべて一元化されて簡単に検索できるようになり、テレワーク環境下でも契約書作成業務が効率的にできるようになりました。
＊契約書を3,000件保有する場合の標準的な削減効果 年間520時間の業務時間削減、年間260万円の費用削減
 

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◇「LAWGUE」サービス概要　　https://lawgue.com/
　「LAWGUE」は、過去文書を資産化し、条項単位で検索・再利用できるAI搭載のオンラインエディタです。組織内のナレッジ共有を実現すると共に、契約書を中心とする文書作成の非効率性を徹底的に排除するエディタ機能により、業務改善・コスト削減を実現します。
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【参考】LAWGUEの機能を最大化する鈴与のスキャニングとAI-OCRサービス
　LAWGUEのAI機能を活用するためには、締結済みの契約書データをより多く蓄積させる必要があります。鈴与ではスキャニングサービスとAI-OCR（文字認識）サービスによって、紙原本やPDFデータ形式の契約書をテキスト化してLAWGUEに取り込むことで、LAWGUEのリーガルチェック機能を早期に最大化させます。
 

• 鈴与株式会社 データソリューション事業部 担当者コメント

　契約書に関する業務では、紙文化やハンコ文化に代表される非効率な作業が多く発生しています。また、契約書を管理するシステムを導入しても、システムに投入する管理情報データを作成するのに手間がかかってしまい、頓挫するケースも見受けられます。さらに、先日の緊急事態宣言により、テレワークの必要性が一気に高まったものの、テレワークで契約書業務を行うには「何から手を付ければ良いか分からない」という声も多く、結局、担当者がやむなく出社する状況になってしまっています。
　今回、鈴与の文書管理システムは、「クラウドサイン」「LAWGUE」と連携することで、契約書全般の課題を解決し、就業場所と労働時間の制約を解放する多様な働き方を実現するシステムとなりました。

 

• 鈴与株式会社 会社概要

　静岡県静岡市に本社を構える鈴与株式会社は、1801年の創業以来、200年以上に亘って「共生（ともいき）」の精神のもと物流を中心としたサービスを展開しながら、国内外にそのネットワークを広げている地域密着型のグローバル企業です。文書管理事業では、文書管理の課題を解決するソリューション及びサービスとして、契約管理アウトソーシングなど書類別に特化したソリューションから、文書保管サービス、スキャニングサービスなどを提供しています。 鈴与株式会社HP：https://www.suzuyo.co.jp/