日本初の大学横断型「受験ポータルサイト『UCARO®』」に新機能追加 受験票・合格通知書・振込依頼書をPDFで出力可能に ~受験生の約3人に1人のデータを処理するODKソリューションズ~

書類郵送の省力化・費用削減を実現!受験生は郵送にかかるタイムラグが解消!~20,000 通の受験票PDF 化により約1,000 万円のコスト削減※に~ ※当社調べ

​ ODKソリューションズ(本社:大阪府大阪市 代表:西井生和、以下ODK)は、日本初の大学横断型「受験ポータルサイト『UCARO®(ウカロ)』」(以下、『UCARO®』)に、受験票・合格通知書・振込依頼書のPDF出力機能を新たに追加し、提供を開始したことをお知らせします。
 入試期間中、各大学の職員には大きな負荷が生じています。その中でも、受験票や合格通知書、入学金等の振込依頼書に関しては、受験生1人ひとりへ正確な書類を郵送するために、膨大な時間や手間と費用がかかっています。
 こうした現状を受け、ОDKは大学の負荷軽減、受験生の利便性向上のため、大学入試に関する書類の電子化を提案しています。2019年4月入学者対象入試からは『UCARO®』上で各書類のPDF出力を可能にし、芝浦工業大学等に提供を開始しました。

 『UCARO®』は、入試に関わる当事者を結ぶ、日本初の大学横断型の受験ポータルサイトです。『UCARO®』を通じて、大学間の垣根を越えて“受験”の各プロセスを共通化することで、大学入試に係る業務効率の向上や受験生の利便性向上に寄与します。
 『UCARO®』に今回追加された新機能によって、これまで大学が受験生1人ひとりに郵送していた受験票・合格通知書・振込依頼書は、受験生自らが必要な書類を必要な時にPDFで出力することができます。大学は各書類を紙で発行する時間や手間が省けるとともに、受験生は発送から書類を受取るまでのタイムラグを解消することができます。 ※当社調べ

【『UCARO®』新機能の概要】

受験票・合格通知書・振込依頼書をPDFで出力することができる新機能を追加しました。
各書類は汎用的なフォーマットを用意しているため、大学はCSVデータをアップロードするだけで利用可能。個別の細かな仕様調整が不要です。大学独自のフォーマットを希望される場合は、個別カスタマイズにも対応。『UCARO®』を利用する大学は、登録された受験生のデータと連携することで効率的に各書類を届けることが可能となり、従来、受験生1人ひとりにかかっていた書類作成の時間や手間といった負担が軽減されます。また、そのほかの費用として、紙代・印刷代・郵送費といった郵送にかかる諸費用が大幅に削減できます。例えば20,000 通の受験票を郵送していた大学であれば、約1,000万円の削減※につながります。受験生は、自らが必要な書類を必要な時にPDFで出力し印刷できることや発送から書類を受取るまでのタイムラグが解消されること等により利便性が飛躍的に向上します。  ※当社調べ

1. 受験票・合格通知書
従来、受験票や合格通知書を郵送した場合、受験生の居住地によって書類の受取りまでに地域格差が発生し、地方からの受験が増える都心部の大学ほど、問い合わせが多発する傾向にありました。郵送にかかるタイムラグが解消されることで、問い合わせ件数も減少し、職員の業務効率が向上します。また、受験票の汎用的なフォーマットでは一目でどの大学の受験票と判別できるようロゴを大きく使用したデザインを採用し、受験生が受験票を取り違えないような工夫をしています。

2. 振込依頼書

従来、学部毎に振込金額等が異なる場合、複数の振込依頼書を作成する必要があり、煩雑な作業が発生していました。大学はCSVデータをアップロードするだけで簡単に複数の振込依頼書を作成することができるため、大幅に業務効率の改善が図れます。また、合格発表と入学までの期間が非常に短期間であっても受験生は即時に振込依頼書の確認、印刷が可能なため、スムーズに入学手続きへの移行が可能です。

 

【『UCARO®』の概要】
『UCARO®』は、日本初の大学横断型の受験ポータルサイトです。出願、スケジュール管理、大学との個別連絡や合否照会等、出願から入学手続まで入試に係る手続きを一元管理することができます。『UCARO®』は大学間の垣根を越え、“受験”の各プロセスにおける共通プラットフォームを目指し、受験生の利便性向上・負荷軽減に加え、大学の業務効率向上・コスト削減を含めた省力化に寄与します。
2017年4月入学者対象入試よりサービスの提供を開始し、次年度の入試では20万人を超える受験生に利用されています。

URL  :https://www.ucaro.net/
紹介動画:https://www.youtube.com/watch?v=9q-ZxAf0odg

■受験生のメリット
・入試関連情報をマイページで一括管理・確認ができる。
・マイページで登録した個人情報は、各大学のWeb出願で流用が可能。
・『UCARO®』で受験に関する手続きの進行状況等を直接確認できる。
・入学手続や振替・辞退手続が『UCARO®』で完結。Web決済も可能。

■大学のメリット
・“受験”の各プロセスを『UCARO®』に集約することが可能。複数のシステム間をまたぐデータのやり取りが不要に。
・受験票・入学手続書類等の郵送にかかる費用や手間を削減。
・メッセージ機能により、受験生からの問い合わせの対応やイベント告知等を行える。
・受験に関する手続きの進行状況を受験生にリアルタイムにお知らせし、きめ細やかなフォローができる。

【約110万人の志願者データを扱う、ODKの教育関連サービス】
ODKは、機密性の高い大量データの処理に強みを持ち、半世紀以上前から入試に関わる業務を一括受託する「入試アウトソーシングサービス」を提供し成長を続けています。取扱う志願者データ数は国内の大学志願者数が約380万人といわれているうちの、約110万人分。志願者の約3人に1人のデータを処理しています。

【株式会社ODKソリューションズ】
〒541-0045 大阪府大阪市中央区道修町一丁目6番7号
代表者  :西井 生和
設立   :1963年(昭和38年)4月1日
資本金  :6億3,720万円(2018年3月31日現在)
Tel     :06-6202-3700(代表)
Fax    :06-6202-0445
URL   :http://www.odk.co.jp/
事業内容 :教育・金融・医療関連の情報処理アウトソーシングサービス等を提供
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