【4月の電子申請義務化に向けた備えを！】1,102人の人事・総務に聞く人事労務管理システム導入に向けて今すべき準備とは？

人事労務申請手続きを圧倒的に効率化

株式会社日本シャルフ（本社所在地：東京都新宿区、代表取締役：高田 弘明）は、従業員数100名以下の会社に勤める人事・総務担当者を対象に、「人事労務管理システム」に関する調査を実施しました。

従業員の雇用管理や時間管理、賃金管理、安全・衛生管理さらには労使関係管理など、多岐に渡る人事・総務部門の労務管理業務。
複雑かつ専門的な知識を必要とするものも多く、それぞれの管理を別々のシステムで行っているという企業も多いのが現状です。
そのため、多くの企業で“労務管理の効率化”や“コスト削減”が大きな課題とされてきました。

 国もその課題を重く見ており、今年の4月からは特定の法人（資本金、出資金または銀行等保有株式取得機構に納付する初出金の額が1億円を超える法人など）の事業所が社会保険・労働保険に関する一部の手続きを行う場合の電子申請が義務化されます。
この流れはいずれ中小企業も含めてすべての企業に義務化される可能性が高いでしょう。

 これを機に新たなシステムの導入が必要となる企業もあるかもしれませんが、新システムの導入や移行の際は数々の課題やトラブルに見舞われることもしばしば…

 そこで今回、株式会社日本シャルフ(https://www.shalf.jp)は、従業員数100名以下の会社に勤める人事・総務担当者を対象に、「人事労務管理システム」に関する調査を実施しました。

 現在抱えている課題や問題、そして新たなシステムを導入する際に想定される課題について、耳を傾けるべき現場の声を集めました。ぜひ参考にしてください。
 

• 半数以上が人事労務管理システムを導入。しかし旧態依然の企業も意外と多い！？

 

まず、「お勤めの会社では人事労務管理システムを導入していますか？」と質問したところ、
半数以上が『はい（55.5％）』と回答しました。
業務の効率化を叶える人事労務管理システムは、膨大な業務をこなしている人事・総務担当者から必要とされていますが、IT化に踏み切れない企業も多いのかもしれません。

 また、「導入しているのはどのタイプのシステムですか？」と質問したところ、
7割以上の方が『クラウド型（72.8％）』と回答しました。
IT技術が進化し続けている現代はクラウド型が主流となっているようです。
 

• 新システムを導入した際の課題や問題とは？

 

 

それでは、旧システムからより便利な新システムに移行するには、どのような問題があると考えているのでしょうか。
そこで、「システム導入の際に困ったことを教えてください（複数回答可）」と質問したところ、
『導入コスト（45.5％）』『サポート体制が不十分（37.7％）』と続き、同率で『既存データが取り込めない（18.5％）』『使い方が複雑（18.5％）』という結果が出ました。

具体的なエピソードとしては、下記のような回答が集まりました。
■こんなトラブルに見舞われました…
・過去データが引き継げずしばらく両方を管理することになり手間が増えた（20代／女性）
・新たな費用負担のため予算確保が難しかった（30代／男性）
・導入時に来訪サポートはあるが時間が限られているので不十分な理解で終わる（40代／女性）
・ウチでは必要で無い機能があり複雑で使い辛い（50代／男性）

より良い環境を求めて導入を決めたシステムが、あろうことか業務の足を引っ張ってしまうという悲しいトラブルが挙げられました。
このようなトラブルが起こる可能性やリスクを十分に理解した上で、余裕を持ってシステムの導入を検討すべきなのかもしれません。
 

• システムの最優先事項は「使いやすさ」

 

続いて、「新システム導入時に最優先した条件を教えてください」と質問したところ、
『使いやすさ・操作性（41.5％）』『サポート体制（28.7％）』『費用対効果（14.4％）』と続きます。
高度な技術で開発されたシステムは、マニュアルが複雑で分かりにくいこともあるため、いかに実用的で業務に支障が出ないかということを重視する方が多いのかもしれません。
 

• 運用してから分かった課題や問題とは？

 

運用してから見つかるトラブルや直面する課題はあるのでしょうか。
「システム導入後に見つかった課題や問題を教えてください」と質問したところ、
『トラブル発生から解決までの時間（28.0%）』『運用コスト（26.4%）』『個人情報や機密情報の管理（19.2%）』という結果が出ました。
このような課題は、実際に運用してみないと見えにくいのかもしれません。

 ■課題に感じたこととは…？
・どこに連絡すればいいかわからない（30代／女性）
・トラブルが起きた時の対応に時間が掛かりました（40代／男性）
・セキュリティインシデントがあった（50代／男性）
・全社員に展開した際に、電子申請がうまくできない社員がいた（50代／男性）

円滑な業務の遂行を妨げないためには、慣れない新システムの導入後に新たに発生する課題への備えを万全にしておく必要があるのかもしれません。
 

• 現場が改善して欲しい機能やあると嬉しい機能やサービスとは？

 

実際に現場で働く人々は、本当のところはどういった機能やサービスを求めているのでしょうか。
最後に、「改善して欲しい機能やあると嬉しい機能を教えてください（複数回答可）」と質問したところ、
『サポート体制の充実（40.7％）』『データの自動バックアップ（30.8％）』『専門家への相談機能（29.9％）』と続きました。

万が一のトラブルにも落ち着いて対応できるような充実したサポート、そしてデータの管理がしっかりできるシステムに現場は魅力を感じるようです。

今回の調査で、人事・総務担当者の多くが、万が一トラブルや課題が発生しても万全のサポート体制が整ったシステムを求める傾向にあることが分かりました。

電子申請が義務化されてからはさらなる課題やトラブルのリスクもあるため、システムを選択する側にある人事総務部の方々、経営者のみなさん、現場の声を参考に最適なシステム選びを行いましょう。
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• 信頼と実績の人事労務管理システム『HR-Zero』​

 

35年間社労士ソフトを作り上げてきた実績と信頼を誇る株式会社日本シャルフ（https://www.shalf.jp）の人事労務管理システム『HR-Zero』（https://hrzero.shalf.jp/）は、手間と時間のかかる人事・労務管理業務の効率化＆時短化に特化したシステムです。
直感的で分かりやすい画面構成でらくらく手続きが可能。面倒な電子申請もRobo-ZERO（RPA機能）で自動化が図れます。

また、既存システムやExcelなどの管理ツールとも連携が可能で業務の効率化が叶います。

社労士の方も多く利用しており、社労士と契約していなくてもシステム上で気軽に質問ができ、無料で専門家のアドバイスを受けることができるのも魅力のひとつです。
多彩な料金プランで、例えば「チケット制」で使った時だけ課金するプランなど、人事労務手続きがなかった月のコストを「0円」に抑えることも可能。 
導入後の通常サポートはもちろん、初期導入サポートもしっかり責任を持って行います。

企業の組織経営の基本である人事・総務担当者も納得のシステムを導入したいという方は、ぜひ日本シャルフまでお問い合わせください。
 

■株式会社日本シャルフ：https://www.shalf.jp
■創業：1986年8月
■取締役：代表取締役 高田 弘明　取締役 窪田 美弥
■本社所在地：〒160-0023 東京都新宿区西新宿8-3-30 カーメルⅡ 1F
■事業内容：1.経営事務様式（経営・人事労務管理に必要な書類様式）の企画、製造及び販売
　　　　　　2.経営コンサルタント業務
　　　　　　3.コンピューターのソフトウエアの開発及び販売
　　　　　　4.その他、上記に付帯する一切の事業

■HRzero：https://hrzero.shalf.jp/


調査概要 : 「人事労務管理システム」に関する調査
【調査期間】2020年1月11日（土）～ 2020年1月12日（日）
【調査方法】インターネット調査
【調査人数】1,102人
【調査対象】従業員数100名以下の会社に勤める人事・総務担当者
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ