給付金・助成金システムの課題、自治体職員の半数以上が「システム不備で手作業が発生」の事実

〜システム導入で効率化を図りたい業務、第1位「申請書回答内容チェック」 第2位「問い合わせ対応」〜

 ITによるトータルソリューションを提供する、株式会社アクト(本社:東京都文京区、代表取締役:小林泰彦、以下 アクト)は、「給付金関連業務を行なった経験がある」自治体職員108名に対し、「自治体における給付金システムの実態と課題」に関するアンケート調査を実施いたしましたので、お知らせいたします。 

 
  • 調査概要
調査概要:「自治体における給付金システムの実態と課題」に関する調査
調査方法:インターネット調査
調査期間:2021年6月21日〜同年6月22日
有効回答:「給付金関連業務を行なった経験がある」自治体職員108名
 
  • 給付金・助成金業務における課題、「業務が複雑で工数がかかる」が約5割で最多
 「Q1.給付金・助成金業務における課題があれば、教えてください。現在業務を行なっていない方は過去の業務経験時の課題をお答えください。(複数回答)」(n=108)と質問したところ、「業務が複雑で工数がかかる」が48.1%、「支給までが遅い」が43.5%、「新しく事業化するたびに多くの問い合わせが発生する」が38.0%という回答となりました。

Q1.給付金・助成金業務における課題があれば、教えてください。現在業務を行なっていない方は過去の業務経験時の課題をお答えください。(複数回答)Q1.給付金・助成金業務における課題があれば、教えてください。現在業務を行なっていない方は過去の業務経験時の課題をお答えください。(複数回答)

・業務が複雑で工数がかかる:48.1%
・支給までが遅い:43.5%
・新しく事業化するたびに多くの問い合わせが発生する:38.0%

・システムが使いづらい:23.1%
・特にない:18.5%
・その他:13.9%
 
  • 自治体職員、「給付金・助成金業務のデジタル化を進めて欲しい」の声
 「Q2.Q1で回答した以外に、給付金・助成金業務における課題があれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=108)と質問したところ、「国・県・市がそれぞれ独自の制度で行っているので、全てを把握しきれない」や、「デジタル化を進めて、支給を迅速に進めてほしい」など57の回答を得ることができました。

<自由回答|一部抜粋>
・31歳:業務が複雑すぎる。
・47歳:助成対象が分かりにくい。
・49歳:審査基準に適合するか迷う事例が多い。
・36歳:給付のためのシステムをその都度開発しており、多額の事務費が発生する。
・41歳:申請書の確認作業。
・30歳:手順が統一化されていない。
・31歳:デジタル化を進めて、支給を迅速にしてほしい。
・32歳:不正受給の防止やトラブル対応等に苦労している。
・50歳:国・県・市がそれぞれ独自の制度で行っているので、全てを把握しきれない。
 
  • 給付金・助成金システムの課題、半数以上が「システムが不十分で、手作業が発生している」と回答
 「Q3.給付金・助成金システムで課題があれば、教えてください。(複数回答)(n=108)と質問したところ、「業務がシステムで完結されず、手作業が発生している」が50.9%、「導入まで時間がかかる」が38.0%、「部署ごとにそれぞれシステムが導入されており、無駄がある」が34.3%という回答となりました。

Q3.給付金・助成金システムで課題があれば、教えてください。(複数回答)Q3.給付金・助成金システムで課題があれば、教えてください。(複数回答)

・業務がシステムで完結されず、手作業が発生している:50.9%
・導入まで時間がかかる:38.0%
・部署ごとにそれぞれシステムが導入されており、無駄がある:34.3%

・画面や操作が使いづらい:32.4%
・特にない:17.6%
・その他:11.1%
 
  • 給付金・助成金システムの課題で、「開発や改修に時間がかかる」や、「セキュリティ対策が不十分」などの声も
 「Q4.Q3で回答した以外に、給付金・助成金システムで課題があれば、教えてください。(自由回答)」(n=108)と質問したところ、「開発や改修に時間がかかる」や、「外部委託を組み合わせたい場合のセキュリティ対策」など48の回答を得ることができました。

<自由回答|一部抜粋>
・48歳:開発に時間がかけられないため、稼働後必ず不手際が生じる。
・30歳:安定性に欠ける。
・42歳:少しの誤字脱字でも、システム上不具合の原因となる。
・32歳:直感的に使いやすいシステムではない。
・41歳:緊急で支給するシステムは親切設計ではないので扱いづらい。
・49歳:改修に時間がかかるため、なかなか進められない。
・47歳:わかりにくいので、もっと簡潔にしてほしい。
・47歳:パソコンのスペックに応じてない。
・34歳:外部委託を組み合わせたい場合のセキュリティ対策。
 
  • 「システム導入が間に合わず手作業が発生した」経験があるのは48.1%
 「Q5.新しい給付金・助成金事業を行った際、システム導入が間に合わず手作業が発生したことがありますか。」(n=108)と質問したところ、「何度もある」が38.8%、「1度だけある」が9.3%という回答となりました。

Q5.新しい給付金・助成金事業を行った際、システム導入が間に合わず手作業が発生したことがありますか。Q5.新しい給付金・助成金事業を行った際、システム導入が間に合わず手作業が発生したことがありますか。

・何度もある:38.8%
・1度だけある:9.3%

・ない:51.9%
 
  • 給付金・助成金システムで使用したことのない機能、「5個以上ある」が約2割も
 「Q6.現在利用している給付金・助成金システムについて、使ったことがない機能はありますか。」(n=108)と質問したところ、「5個以上ある」が16.7%、「1~4個ある」が22.2%という回答となりました。

Q6.現在利用している給付金・助成金システムについて、使ったことがない機能はありますか。Q6.現在利用している給付金・助成金システムについて、使ったことがない機能はありますか。

・5個以上ある:16.7%
・1~4個ある:22.2%

・全くない:16.7%
・わからない:44.4%
 
  • システム導入で効率化を図りたい業務、「申請書回答内容チェック」や「問い合わせ対応」が上位
 「Q7.給付金事業を行ううえで、最も手間がかかっておりシステム導入で効率化を図りたい業務を教えてください。」(n=108)と質問したところ、「対象者から返信された申請書回答内容チェック」が21.3%、「対象者からの問い合わせ対応」が19.4%という回答となりました。

Q7.給付金事業を行ううえで、最も手間がかかっておりシステム導入で効率化を図りたい業務を教えてください。Q7.給付金事業を行ううえで、最も手間がかかっておりシステム導入で効率化を図りたい業務を教えてください。

・対象者から返信された申請書回答内容チェック:21.3%
・対象者からの問い合わせ対応:19.4%
・対象者への申請書・通知文発送:15.7%

・支給判定および支給処理:13.0%
・対象者抽出:5.6%
・特にない:17.6%
・その他:7.4%
 
  • まとめ
 今回、「給付金関連業務を行なった経験がある」自治体職員108名に対し、「自治体における給付金システムの実態と課題」に関する調査を実施しました。                        

 まず、給付金・助成金業務における課題に関して、「業務が複雑で工数がかかる」と回答した自治体職員が約半数に上りました。自由回答をみても「業務が複雑すぎる」、「デジタル化を進めて欲しい」などの声が聞かれ、給付金・助成金業務の煩雑さを感じる職員が多くいることがわかります。

 さらに、「給付金・助成金システムが不十分で、手作業が発生している」との回答は半数を超えました。業務の煩雑さが解消されていない理由として、システム面の不備が推察されます。システムについては、「開発や改修に時間がかかる」「セキュリティ対策が不十分」などの声もありました。今後デジタル導入で効率化を図りたい業務を尋ねた設問では「申請書回答内容チェック」、「対象者からの問い合わせ対応」が上位に挙がりました。

 以上のように、自治体職員の多くが「給付金・助成金業務は煩雑である」と感じていることがわかりました。また、その業務を効率化するはずのシステム整備が不十分である実態も読み取ることができました。今後自治体には、洗練されたシステム構築、及びその円滑な運用を行うことが求められます。
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  • 会社概要
会社名  :株式会社アクト
所在地  :東京都文京区小石川1-3-25 小石川大国ビル6階(本社)
代表取締役:小林泰彦
URL   :https://www.act1.co.jp/index.html
事業内容 :導入計画から運用支援に至る、ITに関するトータルソリューションの提供
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