『人を育てる』介護記録システム【サポレコ】〜2021年11月15日よりサービス申し込み受付開始〜

スタッフの『経験した記録』を最大限に活用する記録業務システム

【サポレコ】は主に介護施設向け用の記録の登録・共有システムです。『言葉＝文章』を記録することに特化し開発されました。
「文章の記録は振り返り参照する大切な資産」であり、スタッフが業務を覚えていく・成長していく上で欠かすことのできないものです。しかし、多くの記録業務システムは選択肢を選ぶことが前提となっており、オリジナリティのある文章を保存するシステムになっていません。
【サポレコ】は文章記録の保存のし易さ・検索のし易さを意識したシンプルな機能・画面構成となっています。そのため、記録の登録・振り返りがスピーディーに行うことができます。
また、音声入力記録管理アプリ【記録 de voice（ios専用）】で出力できるCSVデータを取り込む機能を搭載。音声入力を活かした記録業務が行えます。
利用料金はログインアカウント数に応じ変動。15アカウント 2178円/月〜100アカウント 10978円/月（税込）の範囲で５つの料金プランを用意。施設の規模に応じた選択が可能となっています。

 

 

 

• 定着しない新人、辞めていく主力スタッフ

「なんかこれ、『言葉の記録』じゃないな・・・。」がきっかけでした。

介護記録がIT化・ICT化する中で、その進化は記録をつけるスタッフの労力負担の軽減が目的となり、主に「選択肢を決定する」ような形になっていきました。

その結果、IT化・ICT化された介護記録は数字や同じ文言の羅列となっていきました。

既存のスタッフは労力が減少され、歓迎される機能となっています。しかし、「新しいスタッフ」は大変です。なぜなら業務のヒントになるような「具体的なケアの内容」を、先輩スタッフから直接見たり聞いたりしないといけなくなったからです。忙しく現場を動き回る先輩を見て覚え、隙を見て質問する・・・まるで古い時代の職人のような技術継承の業務がそこにはあります。
 

志あるスタッフは、新人スタッフが困らないように、１から１００までマニュアル化することを目指し、全スタッフが共有できるような業務マニュアルを一生懸命作成します。しかし、介護の現場は「水もの」。昨日上手くいった対応も、今日上手くいかないことは多々あります。

そして、またマニュアルに追記し・・・このようなことを繰り返しているうちに、志あるスタッフがバーンアウトしてしまう・・・。

私が介護施設マネジメントで経験したこの「負の連鎖」を、どうすれば断ち切れるのか？考えました。そしてその先にあった答えが「介護記録の再構築」でした。
 

• 「人を育てる」システムが、通常業務に組み込まれていた時代

ひと昔前の手書きで介護記録を行なっていた時、そこには「人が成長する」システムが組み込まれていました。
 

図にある「ラーニングピラミッド」は学習定着率を分かり易く表す図として良く知られています。
これを見ると分かるのですが、「マニュアルを読む＝読書」となり、学習定着率は20％になります。
しかし「人に伝わる記録に残す＝人に教える」となると、その定着率は90％になります。
自分が行なったケア（＝インプット）を言語化し、文章に記録として残す（＝アウトプット）という業務を当たり前に行なっていたのです。

半ば強制的にそれらの「学習」が業務中に行われていて、その結果、本人に自覚はなくても「成長する」状況となっていました。新人も様々な具体的な文章の記録を参照にし、それを実践し、また記録に残す・・・その記録を見て先輩スタッフがアドバイスする・・・このような好循環がありました。

この好循環が「労力削減を目的とした記録システム」によって、大幅に失われました。そしてその「労力」とは、手書き・キーボードタッチという「①身体的労力」と、それに付随する「②時間がかかる」ことでした。その２つが必ず伴う「記録作業」はメイン業務を行う上で非常に厄介で面倒なものであったため、「選択肢を決定する」ような形にして、①②を軽減させるように記録業務が変化していくのは当然でした。
 

• 進化したテクノロジー、記録業務を根本から見つめ直す

10年位前の音声入力機能は誤変換も多く、全く実用的ではなかったのですが、最近の機能は非常に正確に変換し、実務に十分に耐えられる形になっています。しかも、それらの機能はITインフラを提供する大手企業（GoogleやApple等）により無料又は格安で利用できる環境となっています。

音声入力は先に挙げた「①身体的労力」「②時間がかかる」を解決できる強力なツールです。これを最大限活用した記録業務システムを構築させることで、「人を育てるシステム」がまた通常業務に組み込むことができる・・・そのように考え、【サポレコ】は誕生しました。

 

他にも「クラウド保存」という概念は一般化され、日常的に使用するユーザーも大勢います。ITリテラシーはスマホの普及により社会全般で底上げされ、自分たちにマッチしたツールを簡単に選択できるようになりました。

これまで介護施設のITシステムは全ての機能が詰め込まれた「オールインワン」が一般的でした。しかし、テクノロジーの進化により、自分たちに適した機能・使いたい機能のみを選べる時代となりました。請求は？記録業務は？社内連絡は？・・・機能や予算を照らし合わせながら選べる時代になったのです。
 

• 【サポレコ】は、小〜中規模向け記録業務システム

記録のIT化をする上で、最もネックとなるのが「費用」です。【サポレコ】は文章の記録を保存・共有することに特化しているため、それ以外の機能はほとんど実装していません。そのため、保守・メンテ項目が他社システムと比較し少ないため、費用を抑えてご提供が可能となっています。

小〜中規模施設で人員に余裕を持って運営する事業所はほとんどありません。そのため、新たに入職したスタッフの育成業務（OJT）を大規模事業所のように行うことは難しいです。しかし、記録業務に【サポレコ】を使うことで、既存スタッフの活きた文章の記録が保存され、その記録を新人スタッフが参照する・・・この循環が起きます。「通常業務に人材育成システムが半ば強制的に組み込まれていく」形になります。
 

【サポレコ】は既存の請求業務システムや連絡共有ツールに干渉することなく、少ない労力で導入できる「記録業務システム」であり、上述したように費用も抑えているため、小〜中規模事業所向けツールであると言えます。

 

• 「人が育つ」好循環を継続させていく

介護業界・介護施設にとって最大の問題は「人が定着しない」ことです。それは、『新人スタッフが業務を行う上で参照する資料』と『既存スタッフが育成・指導するために参照する資料』が少ないために起こっている現象とも捉えることができます。なぜなら、選択肢を選ぶ介護記録が主流の現状では、このどちらの資料も用意することが難しく、人材育成に活かせないからです。
 

「手書き介護記録の時代にあった良い循環＝通常業務に人材育成が組み込まれたシステム」を踏襲した記録業務ツールが【サポレコ】になります。


実地検査対策になりがちであった介護記録を一度見直し、運営の根幹である「スタッフの質」を意識した介護記録システムを構築してみてはいかがでしょうか？それは安定した運営が継続されることに繋がっていくはずです。

 

• 主な機能

1. 文章記録の登録
2. 登録した記録の検索
3. 日誌の作成
4.「記録 de voice」CSVデータの入力
5. 利用者情報の登録

詳しい内容はホームページ（https://suppo-reco.com/）まで。
 

□「記録 de voice」と連携する。

音声入力記録管理アプリ「記録 de voice（ios専用）」で出力されたCSVデータを取り込むことができ、iosに標準装備されている音声入力機能を最大限活かすことができます。詳しい内容は説明ページ（https://suppo-reco.com/usage-kirokudevoice）まで。

 

• 　利用料金、利用申込

◯料金プラン（税込価格）
■小規模プラン：アカウント数15・月額2178円
■中規模プラン①：アカウント数30・月額3278円
■中規模プラン②：アカウント数40・月額4378円
■中規模プラン③：アカウント数50・月額5478円
■大規模プラン：アカウント数100・月額10978円

◯利用申込
公式ホームページの利用申込フォーム（https://suppo-reco.com/apply）に必要事項を記入の上、申込頂き手続き終了後、利用開始となります。
 

• 会社概要

会社名: リレーショナルリーブス合同会社
代表者: 代表　山田浩人
設立日: 2021年3月25日
所在地: 東京都調布市
URL : https://relational-leaves.jp/
事業内容: WEBアプリ等の開発・運営、介護施設コンサルティグなど
お問合わせ先：ホームページの問い合わせフォームよりご連絡ください。