【2人に1人が危ない経験アリ！】1,085人の総務担当者に大調査！オフィスのOA機器やネット環境の問題とその解決策とは…？

人と企業を未来へつなぐ

株式会社プラスト（本社所在地：埼玉県さいたま市、代表取締役：山下 友由）は、従業員30名以下の企業の総務担当者を対象に、「OA機器やオフィスのネット環境」に関する調査を実施しました。

日本の社会を支えている中小企業は、PC端末だけでなく複合機リース、ネット環境やプロバイダなどの契約先や工事を担当する業者がバラバラであることが多いようです。
しかし、その状態ではセキュリティ面の不安が残るだけでなく、不具合や障害などが発生した際に、
「どこに連絡すれば良いの！？」
と現場の混乱を招いてしまう可能性があります。

さらには、やっと問い合わせ先に辿り着いたとしても、今度は業者側から
「担当部署は○○ですので…」
などとたらい回しにされることも…

大至急解決して欲しいトラブルも、遅々として進まない状態ではイライラしてしまいますよね。
非効率的な業務に従業員が嫌になってしまうだけでなく、最悪の場合対処が遅れることによって大事な顧客にまで迷惑をかけ、信用を失ってしまう可能性もあります。

社会に必要とされる優良な中小企業として存在し続けるために、このような問題をどのように解決していくべきなのでしょうか。

そこで今回、株式会社プラスト（https://www.plust.jp/）は、従業員30名以下の企業の総務担当者を対象に、「OA機器やオフィスのネット環境」に関する調査を実施しました。

その結果、決して無視できない現場の不安やトラブルが明らかに…
 

• 通信機器やネット環境の契約がバラバラな企業は3割も存在！

 

 

はじめに、「オフィスのOA機器やインターネットプロバイダなどの契約は一括でまとめていますか？」と質問をしたところ、
『はい（66.9％）』『いいえ（33.1％）』という結果が出ました。
7割近くの企業が一括で管理している一方で、1か所ではなくバラバラに契約している企業が3割以上も存在していることが分かりました。

『いいえ』と回答した人たちは、万が一のトラブル発生時に、それぞれの問い合わせ先や担当業者を把握できているのでしょうか…
 

• もううんざり！6割が経験している“二度と味わいたくないトラブル”

 

3割の企業がオフィスのOA機器やインターネットプロバイダなどの契約を一括にしていないと回答したこともあり、万が一トラブルが起きれば対処が煩雑であると想像できますが、実際にトラブルに見舞われた経験がある人はどのくらい存在するのでしょうか。

そこで、「過去にOA機器などのトラブルに見舞われた経験はありますか？」と質問をしたところ、
6割以上の方が『はい（62.8%）』と回答し、何かしらのトラブルを経験していることが分かりました。

 具体的に内容を伺ったところ、
・バックアップがなくなった、 動かなくなった（30代／男性）
・メールの受信が出来なく、インターネットも不具合を起こした（30代／女性）
・ウィルス攻撃を受けた（50代／男性）
・サーバーにアクセス出来なくなった（40代／女性）

など、思わず「あるある！」と頷いてしまうようなエピソードが集まりました。

トラブルごとに対処法が異なるのは仕方ないとしても、バラバラに契約をしている場合は問い合わせ先もそれだけの数が存在することになります。
肝心な最初の対処ができず、回復までに無駄に時間と労力がかかることで大変な思いをしているのかもしれませんね。
 

• トラブルが発生した時の回復までの時間と費用の不安が大きい！

 

さまざまトラブル体験談を聞くことができましたが、ただ単にトラブルが起きた時の明確な対処法が分かれば、それでひと安心というわけではないようです。
では、どのような不安を抱きながら日々業務にあたっているのでしょうか。

そこで、「現在のOA機器や通信環境で不安に思うことを教えてください」と質問したところ、
『トラブル発生から回復までの時間・費用（38.3％）』『トラブル発生時の初動（25.5％）』と続き、『セキュリティ（13.9％）』『データの管理（13.6％）』がほぼ同率という結果が出ました。

安心して業務を遂行するためには、トラブルが起きた後の回復が早く、低いコストでも万全のサポートをしてくれるようなシステムが求められているようです。
 

• 情報管理も不安あり。“危ない経験”をした人も多数…

 

会社や従業員の重要な情報を管理している総務担当者が、トラブル発生時の回復までの時間や費用に不安を抱きながら業務をこなしていることは会社の大きな不安要素と言えます。
では実際に危ない経験をしたことがある人はどのくらいいらっしゃるのでしょう。
そこで、「データの管理やセキュリティ面で「ヒヤッとした」経験はありますか？」と質問したところ、
半数の方が『ある（50.8%）』と回答しました。

総務担当者の2人に1人が経験しているという“危ない経験”。
具体的な内容をお伺いしたところ、
・バックアップが間に合わなかったために情報が消えたことがありました（40代／男性）
・個人情報の漏洩（50代／女性）
・全てのネットワークが繋がらなくなった（40代／男性）
・コンピュータウイルスに感染してしまったこと（40代／女性）

などのエピソードが集まりました。

IT化が加速している現代社会にだからこそ、会社の存続に関わるような重大なトラブルを未然に防ぐためには、本当に必要なシステムを選択していかなければなりませんね。
 

• 未だにファイアウォールを導入している企業が多いことが判明！

 

ネットワークをウィルスやハッキングから効率的かつ包括的に保護するには、「UTM（統合脅威管理）」が有効とされています。
では、社内のネットワーク環境はどの方式を取っているのでしょう。
「オフィスのネットワーク環境はUTM（統合脅威管理）を導入していますか？」と質問したところ、
なんと半数近くの方が『ファイアウォール（45.8％）』と回答しました。
また、『不明 （38.2％）』と回答した方も約4割に上り、最も安心できる『UTM（15.1％）』と回答した方は2割にも満たない結果となりました。

ファイアウォールだけでは、外部メディアを接続する際のウィルス感染等の脅威から重要なデータを守ることはできません。
また、近年はファイアウォールの脆弱性を狙った攻撃も増えているため、見直しが必要になる日も近いかもしれません。

オフィス内の環境や設備などの契約がバラバラのままでは、セキュリティ対策の甘さから危ない経験をする従業員が増え、リスクが高まりコストが増える可能性もあります。

バラバラの状態を整理し、すべて一貫して管理してもらえるサービスがあれば、非常に魅力的ですよね。
そこで、「コンサルティングからシステム運用・メンテナンスまで一貫したサービスがあれば導入したいですか？」と質問をしたところ、
実に6割近くの方が『はい（57.6％）』と回答しました。
やはり一貫性のあるサービスの導入を希望している方は多いようです。

現場の意見を参考に、UTMをはじめ、オフィスに関することをスマートに1本化するなど、導入している機器や利用しているサービスの見直しをしてみてはいかがでしょうか。
 

• 総合オフィスサービスは『株式会社プラスト』にお任せください！

 

「株式会社プラスト」（https://www.plust.jp/）は、UTMをはじめとする総合オフィスサービスを行っています。
安心・快適に仕事ができるオフィス環境作りのために、業務効率UP・通信費削減・情報漏えい対策・ウィルス対策等のノウハウを身につけた専門スタッフが、コンサルティングからシステム運用・メンテナンスまで、オフィスに関する一貫したサービスとサポートを提供致します。
その信頼性の高さから、通信の遮断が命に係わる病院などでも多くの採用実績があります。
通信機器サービスでスマートなオフィス作りを始めたいという方は、ぜひ「株式会社プラスト」にお任せください。

■株式会社プラスト：https://www.plust.jp/
■TEL：[phone]
■お問い合わせ：https://www.plust.jp/inquiry
■事業内容：オフィス機器仕入販売業務及び保守工事、ホームページの作成及び運営・取次業務、
　アプリ連動顧客管理ツールの販売及び運営サポート業務、映像制作、経費削減プランニング、
　名刺・パンフレットの企画及び制作、経営コンサルタント業、全各号に付帯する一切の業務


調査概要 : 「OA機器やオフィスのネット環境」に関する調査
【調査期間】2020年1月6日（月）～ 2020年1月8日（水）
【調査方法】インターネット調査
【調査人数】1,085人
【調査対象】従業員30名以下の企業の総務担当者
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ