テレワークの実施で、「社員の機密書類や重要書類の流出/紛失のリスクが高まっている」と感じる経営者は約8割　「テレワークの様子を個人のSNSに投稿していたのを見つけた時に不安を感じた」などの声も

〜経営者の81.0%が「セキュリティ対策のために、社員に対し金庫などで機密書類や重要書類の管理を徹底をさせることが重要」と回答〜

ディプロマット・ジャパン株式会社

2020年12月22日 16時00分

　ディプロマット・ジャパン株式会社（本社：東京都大田区、代表取締役社長：髙橋　真）は、都内在住のテレワーク導入企業で、自社社員が機密書類・重要書類を持ち帰っている経営者100名を対象に、「テレワークにおける機密書類・重要書類のセキュリティリスク及びその実態」に関する実態調査を実施しましたのでお知らせいたします。

調査概要

調査概要：「テレワークにおける機密書類・重要書類のセキュリティリスク及びその実態」に関する実態調査
調査方法：インターネット調査
調査期間：2020年12月14日～2020年12月15日
有効回答：都内在住のテレワーク導入企業で、自社社員が機密書類・重要書類を持ち帰っている経営者100名

テレワークの実施により、「社員の機密書類や重要書類の流出/紛失のリスクが高まっている」と感じる経営者は76.0%

　　「Q1.あなたは、テレワークの実施により、社員の自宅での機密書類や重要書類の流出/紛失のリスクが高まっていると感じますか。」（n=100）と質問したところ、「非常に感じる」が34.0%、「感じる」が42.0%という回答となりました。

Q1.あなたは、テレワークの実施により、社員の自宅での機密書類や重要書類の流出紛失のリスクが高まっていると感じますか。

・非常に感じる：34.0%
・感じる：42.0%
・感じない：16.0%
・全く感じない：8.0%

機密書類や重要書類の流出/紛失リスクを抑える工夫として、「自宅での機密書類や重要書類の管理方法を統一が有効」の声57.9%

　Q1で「非常に感じる」「感じる」と回答した方に、「Q2.あなたは、社員の自宅での機密書類や重要書類の流出/紛失のリスクを抑えるために、どのような工夫をすることが有効だと思いますか。（複数回答）」（n=76）と質問したところ、「自宅での機密書類や重要書類の管理方法を統一する」が57.9%、「社内で機密書類や重要書類の管理について注意喚起する」が44.7%、「機密書類や重要書類を扱える人を限定する」が44.7%という回答となりました。

Q2.あなたは、社員の自宅での機密書類や重要書類の流出、紛失のリスクを抑えるために、どのような工夫をすることが有効だと思いますか。（複数回答）

・自宅での機密書類や重要書類の管理方法を統一する：57.9%

・社内で機密書類や重要書類の管理について注意喚起する：44.7%
・機密書類や重要書類を扱える人を限定する：44.7%
・機密書類や重要書類の自宅への持ち込みは禁止する：23.7%
・機密書類や重要書類の紛失/流出時の厳罰化をする：14.5%
・その他：6.6%
・わからない：3.9%

機密書類や重要書類の流出/紛失を避けるために「自宅の金庫にしまうこと」や「機密書類を取り扱っている意識の教育」が有効の意見

　Q1で「非常に感じる」「感じる」と回答した方に、「Q3.Q2で回答した以外で、社員の自宅での機密書類や重要書類の流出/紛失のリスクを抑えるために、有効だと思う工夫があれば自由に教えてください。（自由回答）」（n=55）と質問したところ、「自宅の金庫にしまう」や「機密書類を取り扱っている意識を教育する」など55の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・60歳：紙での書類の削減で可能な限りデジタル化する。
・58歳：金庫。
・59歳：全てのデータをクラウドで管理する。
・56歳：持ち出さない
・57歳：補完所在の確認。
・50歳：自宅の金庫にしまう。
・52歳：機密書類を取り扱っている意識を教育する。
・56歳：基本的には持ち出し禁止する。
・57歳：各書類の管理者の明確化。

機密書類や重要書類の扱いが不安な場面として、「テレワークの様子を個人のSNSに投稿していたのを見つけた時に不安を感じた」の声も

　「Q4.あなたの会社で、社員のテレワークにおける機密書類や重要書類の扱いや管理について、不安に感じた事例や場面などがあれば自由に教えてください。（自由回答）」（n=78）と質問したところ、「テレワーク中の管理状況が把握できていない」や「テレワークの様子を個人のSNSに投稿していたのを見つけた時に不安を感じた」など55の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・60歳：書類の多さや紛失の危険。
・53歳：空き巣に入られたら、すぐには持ち出されない様にしているが基本的に防ぎ様が無い。
・59歳：流出は心配してないが、紛失が怖いですね。でも仕事に必要なので仕方ないかと思っています。
・53歳：テレワークの様子を個人のSNSに投稿していたのを見つけた時に不安を感じた。
・55歳：重要書類の分散。
・57歳：経理書類を鞄で持ち歩いていた。
・57歳：現状無いが、テレワーク中の管理状況が把握できていない。

経営者の81.0%が「セキュリティ対策のために、社員に対し金庫などで機密書類や重要書類の管理を徹底させることが重要」と回答

　「Q5.あなたは、セキュリティ対策のために、社員に対し金庫などによって機密書類や重要書類の管理を徹底させることは重要だと思いますか。」（n=100）と質問したところ、「非常に思う」が40.0%、「思う」が41.0%という回答となりました。

Q5.あなたは、セキュリティ対策のために、社員に対し金庫などによって機密書類や重要書類の管理を徹底させることは重要だと思いますか。

・非常に思う：40.0%

・思う：41.0%
・思わない：13.0%
・全く思わない：6.0%

まとめ

　今回、テレワーク導入企業で、自社社員が機密書類・重要書類を持ち帰っている経営者を対象に、「テレワークにおける機密書類・重要書類のセキュリティリスク及びその実態」に関する調査を実施しました。
　結果として、テレワークの実施により、社員の機密書類や重要書類の流出/紛失のリスクが高まっていると感じる経営者は76.0%存在し、多くの経営者がテレワークの実施にあたって機密書類や重要書類のセキュリティリスクの高まりを実感していることがわかりました。
　これに対する対策として最も多かったものは、「自宅での機密書類や重要書類の管理方法を統一する」の57.9%であり、他にも「自宅の金庫にしまうこと」や「機密書類を取り扱っている意識の教育」などの声が挙げられるなど、テレワークで高まる書類のセキュリティリスクを抑えるために、経営者の間で様々な施策が検討されていることも明らかになりました。
　テレワークが普及したことにより、自社の社員が自宅で仕事をすることが当たり前になりましたが、多くの会社ではこれに伴い機密書類・重要書類の管理を社内でしきれないという問題が発生しています。セキュリティ対策の一環として、経営者の81.0%が「社員に対し金庫などで機密書類や重要書類の管理を徹底させることが重要」と回答したことからも分かるように、「金庫」などで機密書類や重要書類の管理を徹底することは、社内の情報漏洩などのリスクを抑えるためにも非常に有効です。安全なテレワークの実施と、もしもの時のリスクヘッジのために会社からの「金庫」の支給や購入を検討してみても良いかもしれません。