【新機能】取引先のインボイス登録状況確認ツール「easy Invoice Check」に「インボイス制度登録状況のアンケート送信機能(国税庁データとの自動照合機能付き)」が追加されます

ヒアリングが必要な個人事業主のインボイス登録状況の確認業務を大幅に効率化!

株式会社トランザックがリリースした「easy Invoice Check」に取引先のインボイス制度登録状況を確認するためのアンケート送付・管理機能が追加されます。アンケートの回答結果は国税庁の登録データと自動照合されるため、回答の真正性をすぐに確認できます。これにより、直接確認が必要な個人事業主のインボイス制度登録状況の確認作業を大幅に効率化できます。

【新機能】国税庁のデータとの自動照合機能付きアンケート機能(12月実装予定)【新機能】国税庁のデータとの自動照合機能付きアンケート機能(12月実装予定)


インボイス制度の導入まで1年を切りました。しかしながら、直近でも小規模事業者に対する軽減措置を入れるべきかどうかの提案がなされているなど、制度全体像がまだ明確には見えてきておりません。とはいえ、インボイス制度後の税務申告にあたって対応しなければならないことについては地道に準備を進めなければなりません。インボイス制度後は、取引先がインボイス制度への登録をしているかどうか(※)の確認が重要な確認ポイントになりますが、特に、個人事業主である取引先の登録状況を確認する作業は骨の折れる作業です。株式会社トランザックは、既存の機能に加え、個人事業主の登録状況の確認作業を大幅に効率化させるアプリ新機能を12月にリリース予定です。
 この記事では、そもそも個人事業主の登録状況を確認する方法にはどのようなものがあるのかを紹介しながら、リリース予定の新機能を紹介いたします。

※適格請求書発行事業者としての登録を意味します。

個人事業主がインボイス対応しているかどう確認する?
取引先がインボイス制度に登録しているかどうかで消費税の計算が変わるため、仕入先などがインボイス制度への登録済みかどうかを確認することが必要になります。しかし、どうやって取引先の登録状況を調べるのでしょうか?

取引先が法人の場合はヒアリング不要
取引先が法人の場合には、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」に法人番号を入力すれば登録状況を確認することができるため取引先への直接確認は不要です(法人番号も国税庁の「法人番号公表サイト」で検索できます。)。なお、大量の取引先の登録状況を調べるには、国税庁の公表サイトを使うのは効率的ではないため、弊社の「easy Invoice Check」(Link:https://www.transacc.jp/easy-invoice-check)のご利用をご検討ください。

個人事業主の登録状況はヒアリングしないとわからない
一方で、取引先が個人事業主の場合には、自分たちだけで調査を完結することは難しいです。個人の場合には、前述の法人の場合のように法人番号がそのままインボイス登録番号になるわけではなく、ランダムな番号が割り当てられる仕組みになっており、直接個人事業主に「登録番号を取得しているか?そして何番なのか?」を聞かないことにはわからないのです。つまり、取引先に電話するなり、FAXするなり、メールするなりして一つ一つ確認をしていく、地道な作業が必要になってしまいます。想像するだけでうんざりしてくる人も多いのではないでしょうか、、、?

個人事業主にインボイス登録状況を確認するのは手間がかかる
実際の企業の対応状況
我々は、普段公認会計士としてお客さんの会計・税務のコンサルティングや業務支援に携わっています。その中でお客さんから対応の状況を聞いている限り、インボイス登録状況を調査するプロセスは今まさに皆さんが頭を悩ませているところであり、どのように確認するのが効率的なのかまだ最適解が定まっていないようです。
取引先が少数かつ法人の場合には、前述の国税庁の公表サイトを利用して確認することはできます(多数の法人先の確認には、ぜひeasy Invoice Checkのご利用をご検討ください)。
しかし、個人事業主相手ですと、ヒアリングの必要があり、取引先に直接確認しないといけないため、効率化の一手が見い出しづらいように思います。

考えられる確認方法の選択肢
取引先にインボイス登録状況をヒアリングするためには、どのようにすれば良いでしょうか?
(電話・対面で確認)
まず、パッと思いつくのは直接電話をかけたり、会ったときに聞くということでしょう。これであれば、特に準備不要で確認することができます。
ただし、確認先が1000人いたらどうでしょうか?1件あたり5分で休みなしでかけ続けたとしても、83時間です。人海戦術をするにはあまりに時間がかかりますし、時間の問題だけでなく、単調な繰り返し作業に社員は疲弊してしまいます。

(メールを送信して確認)
電話確認は現実的でないとして、次に思いつくのはメールで確認することではないでしょうか。1回フォーマットを作成すれば、まとめて複数に送ることができるので電話確認よりははるかに効率化できそうです。
しかし、送った後の回収管理が大変になる可能性があります。まず誰にいつアンケートを送ったのか、取引先は回答してくれたのか、そして、その回答内容がどうだったのかを管理しなければいけません。加えて、取引先がすぐに回答してくれるとも限りませんので、再送の管理もしないといけないでしょう。
メールアプリには通常このような機能がありませんからスプレッドシートなどで別管理が必要になり、そのコントロールに多大な時間がかかることは容易に想像できます。

(アプリで確認する)
それでは、最も効率的な方法は何でしょうか?その1つの答えとしては、アンケートアプリを利用することです。今はGoogleFormsやMicrosoftFormsなど、便利にアンケートを取ることができるアプリが簡単に利用できます。このようなアプリでアンケートを作成してリンクを生成すれば一度に送り、アプリ上から回答の管理も可能ですので、メールに比べて格段に効率的になるでしょう。
ただ、これらのアプリも特別にインボイス制度向けに開発されたものではないため、メールの文面やアンケートフォームを自分で準備しなければいけないですし、回答されたインボイス登録番号が有効なものかを国税庁のサイトで別途一つ一つ検索しなければなりません。

ここで便利なアプリの1つとしてご提案したいのが、株式会社トランザックが開発したeasy Invoice Checkのアンケート機能です!(2022年12月中リリース予定)

easy Invoice Check アンケート機能
easy Invoice Checkは弊社株式会社トランザックが開発した、取引先のインボイス登録状況を確認できるクラウドサービスです。2022年10月に法人のインボイス制度登録が完了しているかどうかをスパッとまとめて確認できる機能をリリースしています。個人事業主の確認対応して、アンケート機能の開発を進めて参りました。このアンケート機能を使うことで、例えば次のことが楽になります。

ワンストップでアンケート作成&メール送信
通常のプロセスでは、アンケートアプリでアンケート及びURLの作成を行い、メールアプリでメールを作成してからメールの送信を行いますが、easy Invoice Checkでは、既にアンケートが準備されているため、取引先のメールアドレスを入れればすぐに送ることができます。

アンケート一括送信画面(イメージアンケート一括送信画面(イメージ

送信/回答状況・回答内容の一覧確認

easy Invoice Checkには、送信したアンケートをそれぞれ一覧確認できるダッシュボードが用意されています。このダッシュボードを見れば、取引先が回答済みなのか、そしてインボイス番号を取得済みなのかが一発で分かります。

 

回答されたインボイス登録番号の有効性確認
実務上は取引先から回答されたインボイス登録番号が本当に国税庁に登録されている情報なのかどうかを確認する必要があります(真正性の確認)。easy Invoice Checkでは取引先から回答された瞬間に、国税庁のデータベースから取得されたインボイス登録番号の持ち主の情報が表示されるので、これらを照合して、回答結果が正しいものかどうかを確認するだけです。
また、未回答取引先へのリマインド状況確認ダッシュボードから、選択してクリックするだけで未回答の取引先にアンケートを再送することが可能です。

 

アンケート送信回答確認ダッシュボードアンケート送信回答確認ダッシュボード


まとめ
いかがでしたでしょうか?取引先にインボイス制度の対応状況を確認するプロセスはどの企業でも必要なのですが、そのプロセスは反復的かつ煩雑で、特に個人事業主の取引先に対してはヒアリングをしなければならないという非常に面倒なものです。
ご自身の会社に合った確認方法をデザインして対応していくことが望ましいですが、もし効果的・効率的な方法が思いつかない場合、その選択肢にeasy Invoice Checkを加えて頂けたら大変幸いです。 まだ定まらないインボイス制度の全体像ですが、最低限対応する必要があるところから取り組みつつ、今後の動向を注視していきましょう。


【easy Invoice Checkの概要】
easy Invoice Checkは取引先のインボイス制度登録状況をスパッと確認できるクラウドサービスです。取引先マスタ等のファイルをアップロードして、取引先の登録状況を一括チェックする「ファイルを一括チェック」機能と、フリーワードで取引先の登録状況を確認できる「フリーワードチェック」機能を有しています。12月には上記の回答結果を国税庁のデータと自動照合する「アンケート送信機能」を実装し、よりインボイス制度への対応準備に有用なサービスとして参ります。
「easy Invoice Check」の機能に関する詳細はコチラ→https://www.transacc.jp/easy-invoice-check
 

取引先のインボイス制度登録状況確認ツール「easy Invoice Check」取引先のインボイス制度登録状況確認ツール「easy Invoice Check」


【株式会社トランザックの概要】
株式会社トランザック(英名:TransAcc Inc.)は、公認会計士、税理士等の会計プロフェッショナルとITエンジニアを擁し、会計業務のデジタルトランスフォーメーション化等を通じて会計業務の自動化を推進するベンチャー企業です。

会社ホームページ:  https://www.transacc.jp/
サービス紹介ページ: https://www.transacc.jp/easy-invoice-check

 



 
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