学術大会の開催をワンストップでサポート。「演題管理機能」「フォーラムイベント機能」リリース
会員管理との一元化で、学術大会の開催・演題登録・査読管理をスマートに。
スマートコアは、名簿管理、会員サイト（マイページ）、メール配信等の基本機能に、イベント管理や会費管理をはじめとする複数のオプション機能を組み合わせて利用できる、クラウド型の会員管理システムです。全ての機能が名簿データベースと連動しているので、会員に関するあらゆる情報を一元的に、なおかつ低コストで管理することができます。
今回リリースした演題管理機能とフォーラムイベント（大会管理）機能は、スマートコアのオプション機能です。ベースとなる会員管理システムにこの２つの機能を追加することで、演題の募集・登録・査読、大会の運営管理、大会後の参加者へのフォローアップ、演題のアーカイブ化が可能になります。
事務局が自ら大会ホームページ・演題募集フォーム・大会プログラムなどを作成・管理することにより、学術大会を一体的にマネジメントでき、開催コストを抑えることができます。
【webページ】
スマートコアを利用した学術大会の開催：https://smartcore.jp/homepage/1.features/obj-academicforum.html
演題管理機能：https://smartcore.jp/homepage/2.functions/module/abstract.html
フォーラムイベント機能：https://smartcore.jp/homepage/2.functions/module/forum_event.html
「演題管理機能」の主な特徴
- 演題募集フォーム
一つの大会につき複数の募集フォームを作成できるので、一般演題と公募演題でフォームを別々にすることができます。フォームの項目は、自由に設定可能です。
- 演題登録
作成した募集フォームは会員サイトに掲示され、会員が演題を登録できます。会員管理システムがベースなので、会員は演題登録にあたってあらためて会員登録をする必要がありません。
- 査読割り当て・依頼
平時にあらかじめ査読者候補を登録しておいて、リストとして保持できます。大会ごとに、そのリストから実際に査読を行ってもらう査読者を選択します。当該大会に登録しておいた査読者のリストから選択するだけで、募集演題への査読者割り当てができます。
- 査読コメント・評価登録
査読者は、会員サイトで査読コメント・評価を登録できます。査読項目やコメント登録フォームは、テキスト形式で文章を入力させたり選択形式にしたり、フレキシブルに設定できます。
- 投稿演題一覧
演題ごと、査読者ごとの進捗状況が分かります。個々の演題について複数の査読者の評価をまとめて確認できて、採択／不採択の登録までスムーズに進められます。
「フォーラムイベント機能」の主な特徴
- 大会参加者データ登録
大会への参加や大会での発表といった過去の活動履歴と会員情報を紐づけて、データを蓄積できます。また、会員登録されていれば参加申し込み時にあらためて自分の情報を入れる必要がなくなり、参加登録がスムーズです。
- 大会ホームページ
独立した大会案内ページを、フォーラムの基本ページを含め最大25ページ作成できます。動的なページの追加・作成も可能です。
- タイムテーブル
タイムテーブルを作成することにより、複数ある会場で行われるセッションの時間を一覧で確認できます。会員サイトに公開できるので、参加者に必要な情報を提供できます。また、会場の設定ができるので、複数の会場をタイムテーブルで管理できます。
- セッション
セッションを作成し、タイムテーブルやポスター展示に組み込むことができます。オンサイト、ライブ配信（ZOOMなど）、オンデマンド配信（VIMEOなど）に対応しており、セッションごとに設定ができます。
- 参加票の発行
参加票を作成してPDFで発行できます。会員サイトにアクセスしてダウンロード、またはメール添付も可能です。参加票にはQRコードがついているので、プリントアウトまたはスマホに表示したQRコードを受付でスキャンするだけで、出席を記録できます。（※QRコードの読み取りには別途スキャナーが必要です）
- 演題管理機能との連携
演題管理機能と連携することで、セッションに演題を割り当て、採択後の演題の要旨を表示させることができます。演題に紐づいた発表ファイルやオンデマンド動画の配信も可能です。
- 参加費の徴収
ペイメント管理機能（※別オプション）との連携により、大会参加費の徴収が可能です。早期割引設定などもできます。
- 英語対応
大会ホームページの英語版を作成して、日本語ページとの切り替え表示が可能です。（※別オプション）
【スマートコアHP】
https://smartcore.jp
【株式会社イーストゲートについて】
株式会社イーストゲートは “会員管理・会員サイトシステム”のスペシャリストとして、MRM（メンバー・リレーションシップ・マネジメント）コンセプトに基づいた会員管理・会員サイトシステムをご提供しております。
MRMでは、会員情報の適切な管理に加え、管理者と会員、あるいは会員同士のコミュニケーションを促進することで、団体の発展に繋がる戦略的な会員管理を実現します。 このMRMに基づく会員管理システムを進化させ続けることが、我々のビジネステーマです。
【会社概要】
会社名：株式会社イーストゲート
所在地：〒162-0845 東京都新宿区市谷本村町3-28 新日本市ヶ谷ビル5F
資本金：3,000万円
代表者：臼井康人
設立：2005年3月1日
事業内容：ソリューション（ASP・ソフトウェア）の企画、運用、開発
TEL：03-6280-7741（営業時間10:00～18:00）
FAX：03-6369-3575
URL：https://www.eastgate.co.jp/
取得認証：プライバシーマーク [登録番号21000297(08)]
情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）[認証範囲 会員管理事業部, 登録番号 IS140]
