福岡県八女市・星野村の「あうん」、Google WorkspaceとGASを活用し、予約からセッションメモ作成までの業務フローを構築

八女市のDX補助金を活用した個人事業の業務改善事例。構築の背景や試行錯誤の過程をnoteで公開

福岡県八女市・星野村を拠点に活動する「あうん」（代表：城後幸代）は、八女市の「八女市中小企業DX支援事業費補助金」を活用し、Google WorkspaceやGoogle Apps Script（GAS）などを用いて、セッションの予約から顧客情報の照合、セッション記録、セッションメモの作成までを一連の流れで扱える業務基盤を構築しました。

この取り組みにより、これまで手書きで行っていたセッションメモの作成が不要になるなど、日々の業務の進め方を見直しました。

今回の取り組みで目指したのは、単にデジタルツールを導入することではなく、ひとりで事業を営む中で発生する複数の業務を、実際の仕事の流れに沿ってつなぐことです。

構築の背景や試行錯誤の過程は、noteマガジン「ものぐさ社長のDX物語」で公開しています。

本発信は、DX支援事業への参入やツールの販売を目的としたものではありません。自身の事業で実践した業務改善が、同じように日々の事務作業を担う個人事業主や士業、小規模事業者の参考になればと考え、実践記録を公開するものです。

実践記録マガジン「ものぐさ社長のDX物語」

https://note.com/monogusasyacho

■ 本件のポイント

1．予約からセッションメモ作成までの業務フローを構築

Google WorkspaceやGASなどを活用し、予約・顧客情報の照合・セッション記録・セッションメモ作成までの流れを整備しました。

2．八女市のDX補助金を活用した実践例

地方でひとり事業を営む事業者が、自身の業務に合わせたデジタル活用に取り組んだ事例です。

3．構築過程を公開

DX支援サービスの販売ではなく、実際の事業運営で取り組んだ業務改善の背景や試行錯誤の過程をnoteで発信しています。

4．想定読者

事務作業の負担を見直したい個人事業主、士業、サロン運営者、小規模事業者など。

■ 背景：「今は回っている。でも、仕事が増えたら？」

ひとりで事業を営んでいると、予約の確認、顧客情報の管理、サービスの提供、記録の作成など、さまざまな業務を自分で担うことになります。

ひとつひとつの作業は小さくても、複数の業務が積み重なると、情報を探したり、内容を転記したり、記録を整理したりする時間が必要になります。

事業が小規模なうちは手作業でも対応できていても、予約や顧客が増えたとき、同じやり方を続けられるとは限りません。

「あうん」でも、セッションの実施だけでなく、その前後に発生する情報確認や記録作成を含めて、日々の業務を無理なく続けられる仕組みに見直す必要がありました。

こうした課題は、中小企業のDX推進においても重要なテーマです。

経済産業省は2024年3月に「DX支援ガイダンス―デジタル化から始める中堅・中小企業等の伴走支援アプローチ―」を公表しています。

出典： 経済産業省「DX支援ガイダンス―デジタル化から始める中堅・中小企業等の伴走支援アプローチ―」

https://www.meti.go.jp/press/2023/03/20240327005/20240327005.html

大規模なシステムを導入することだけが、業務改善ではありません。自分の仕事のどこに手間がかかっているのかを整理し、日々の業務に合った仕組みをつくることも、デジタル活用の一歩です。

■ 八女市のDX補助金を活用し、業務の流れをつなぐ

「あうん」では、八女市の「八女市中小企業DX支援事業費補助金」を活用してデジタルツールを導入し、Google WorkspaceやGASなどを活用しながら、実際の業務に沿った仕組みを構築しました。

今回の取り組みで重視したのは、個々の作業を別々にデジタル化するのではなく、予約から記録までをひとつの業務フローとして考えることです。

1．予約情報から顧客情報へ

セッションの予約情報を起点に、顧客情報を照合し、必要な情報へつながる仕組みを構築しました。

2．セッションの実施と記録

セッション中はGeminiの議事録メモ機能を利用し、文字起こしを取得します。セッションの実施後に必要となる情報の記録や確認についても、日々の業務の流れに沿って整理しました。

3．文字起こしから、必要な記録を作成

セッションの文字起こしをもとに、セッションメモなど、用途に応じた情報を作成できる仕組みを構築しました。

今回の設計では、文字起こしを一律に整形して別データとして保存する工程を設けず、必要なときに必要な形で情報を活用することを重視しています。

データの重複や不要な作業を増やさず、予約から顧客情報の照合、セッション記録、セッションメモ作成までを一連の業務フローとしてつなぐことで、従来手書きで行っていたセッションメモの作成を不要にしました。

なお、文字起こしの活用方法については、実際の運用を通じて引き続き改善を進めています。

本取り組みは「あうん」自身の業務に合わせて構築したものであり、すべての事業者に同じ仕組みが適することを示すものではありません。

補助金制度について

今回活用した「八女市中小企業DX支援事業費補助金」の制度概要や補助対象経費などについては、八女市の公式ホームページで公開されています。

八女市中小企業DX支援事業費補助金（八女市公式ホームページ）

https://www.city.yame.fukuoka.jp/soshiki/sangyou/55/56/1/12541.html

■ 今回の取り組みで大切にした4つのこと

1．ツールの導入を目的にしない

デジタルツールを導入すること自体をゴールにせず、実際の仕事の流れを整理したうえで、必要な仕組みを構築しました。

2．ひとりで運営する事業の実務に合わせる

日々の業務を自分で担う個人事業主にとって、情報の確認や記録作成の負担を見直すことは、サービスの提供に集中するためにも重要です。実際の業務で使い続けられることを意識して設計しました。

3．実際の事業運営で活用する

構築した業務基盤は、自己対話セッションの予約・実施・記録を含む実際の事業運営に活用しています。導入して終わりではなく、使いながら改善していくことを大切にしています。

4．結果だけでなく、構築過程も公開する

完成した仕組みだけでなく、導入の背景や考えたこと、試行錯誤の過程もnoteで発信しています。

特別なDX人材がいる企業だけでなく、ひとりで仕事を担う人が自分の業務を見直す際にも参考になるよう、実践した内容を共有しています。

■ 代表コメント：「今は回っている。でも、仕事が増えたら？」

「あうん」代表の城後幸代は、今回の取り組みについて次のように話しています。

「ひとりで事業をしていると、予約の確認も、お客さまの情報管理も、セッションも、記録も、全部自分でやることになります。

今は何とか回っていても、仕事が増えたらどうなるだろう。手作業を続けることで、本来大切にしたい仕事に使える時間が少なくなってしまうのではないか。そんなことを考えたのが、仕組みを見直すきっかけでした。

私がやりたかったのは、ただ便利なツールを導入することではありません。自分の仕事が、無理なく続けられる流れをつくることです。

必要な情報をすべて加工して保存するのではなく、必要なときに必要な形で活用できる仕組みにする。データや作業をむやみに増やさず、無理なく使い続けられることも、今回の業務設計で大切にした点です。

今回、自分の事業に合わせて予約からセッションメモまでの業務フローを構築しました。

この取り組みが、同じように日々の業務を担っている個人事業主や士業、小規模事業者の方にとって、何かひとつでも参考になればと思っています。

DXの専門家として何かを教えるためではなく、自分で取り組んだ実践記録として、うまくいったことも、試行錯誤したことも発信していきたいと考えています。」

■ 今後の展望

今後も、自身の事業運営で実際に使いながら業務基盤を改善し、その過程をnoteで発信していく予定です。

大きなシステムを導入することだけがDXではなく、日々の仕事を見直し、自分の事業に合った仕組みを少しずつつくることも、業務改善につながります。

「ものぐさ社長のDX物語」では、ツールの紹介だけでなく、実際の業務をどのように整理し、どのような仕組みを構築していったのかを、実践記録として公開しています。

実践記録マガジン「ものぐさ社長のDX物語」

https://note.com/monogusasyacho

■ 33名限定・1,000円のお試しセッション「0の扉」

「あうん」では、自分の気持ちや考えを見つめ直すきっかけとして、30分のお試しセッション「0の扉」を提供しています。

今回、業務フローの整備により、日程調整からセッションメモ作成までの業務を効率化しました。そこで、構築した仕組みの実際の運用にご協力いただける方を募集します。

「実は今、お金に縛られない生き方を模索中なんです（笑）」

代表自身がそう語るように、既存の枠組みや「こうしなきゃ」に息苦しさを感じている個人事業主やひとり社長にも、自分の内側に目を向ける時間を届けたいと考えています。

これまでのセッションでは、17年間抱えてきた思いを言葉にするきっかけになった方から、心身の変化についての感想も寄せられています。

今回は、構築した業務フローの体験・運用にご協力いただける方を、33名限定・1,000円（税込）で募集します。

ご自身の気持ちや考えを見つめ直す30分を過ごしてみませんか。

セッション概要

セッション時間：30分

料金：1,000円（税込）

募集人数：33名

お申し込み方法：下記のnote記事からメッセージ

詳細・お申し込み

https://note.com/jogo/n/nd2dab463a80a

■ 取材について

本取り組みの背景や、予約からセッションメモ作成までの業務フローを構築した経緯について、取材に対応しています。

地方でひとり事業を営む事業者が、自治体のDX補助金を活用し、自身の業務に合わせた仕組みを構築した実践例として、関心をお持ちのメディア関係者の方はお問い合わせください。

■ 「あうん」について

「あうん」は、福岡県八女市星野村を拠点に、自己対話を通じて自分の気持ちや考え方を見つめ直す時間を提供しています。

「ほんとにそう？」という問いを入り口に、感情や思い込みに気づき、自分の言葉で自分の人生を選んでいくことを大切にしています。

オンライン・対面でのセッションのほか、セルフワークや記事の発信を通じて、自分自身と向き合うきっかけを届けています。

事業概要

事業名：あうん

代表：城後 幸代

所在地：福岡県八女市星野村

主な活動：自己対話セッション、セルフワークの提供、記事・実践記録の発信

公式note

https://note.com/jogo

DX実践記録

https://note.com/monogusasyacho