不満足度60％！？人事総務担当者のITツールに対する本音とその解決策とは

人事総務担当者にアンケート。現在直面している課題と、本当に必要としているITツールを探りました

人事総務担当者1000名にアンケートを行い、直面している課題と、本当に必要としているITツールを探りました。現在利用しているツールへの満足度は40％と低いものの、将来的に利用するAIや自動化ツールに対する期待は80％と高いことがわかりました。

人事総務担当者は、働いている社員が円滑に業務を遂行することができるようにサポートする業務を担っており、企業にとって重要な役割を果たしています。
その反面、会社からするとコストセンターとしてみられてしまうことも多く、ITツールによる業務効率化や生産性の向上が求められているのですが、ITツール導入はなかなかうまくいかないのが実情です。

そこで今回、AI塔載型チャットツール「チャットプラス」の開発・提供を行う『チャットプラス株式会社（https://chatplus.jp）』は、人事総務担当者を対象に、「業務の悩みや業務の効率化」に関する調査を行い、現場が抱えているホンネを聞きました。

企業の規模に関わらずなくてはならない存在である人事・総務部門。その担当者がより円滑に、より効率的に業務を遂行できるようにするためにどのような対策が必要なのか、また、それを見極めるための現場の声が知りたいという方は、ぜひ参考にしてください。

調査概要 : 「業務の悩みや業務の効率化」に関する調査
【調査期間】 2019年10月10日（木）～ 2019年10月11日（金）
【調査方法】 インターネット調査
【調査人数】 1,090人
【調査対象】 人事総務担当者
【モニター提供元】ゼネラルリサーチ
 

• 業務の効率化を課題に挙げる人事総務担当者が多数

まず始めに、「人事総務の業務においての課題はどのようなことですか？」という質問をしたところ、
・勤務評価及び業務の能率化・効率化（60代／男性／宮城県）
・ペーパーワークの減少、および効率化（50代／女性／神奈川県）
・勤怠管理が大変、個人情報保護の徹底（40代／女性／福島県）
・定型業務の効率化（50代／男性／東京都）
・社員の教育研修、優秀な人材確保（40代／女性／和歌山県）
などの回答がありました。
多くの業務をこなしながら日々さまざまな課題を感じている方が多いようです。

なかでも、上記のように業務の効率化が課題と回答した方の割合が多く、人事総務の現場では非効率的な業務が多いことが伺えます。
 

• 定型業務や都度対応の改善が現場では求められている

次に、「定型化されている業務にはどのようなものがありますか？」と質問をしたところ、
『書類関係』（35.3％）という回答が次点の『入社関係』（34.7％）を僅差で上回り最多となりました。以降、『発注関係』（16.5％）、『制度関係』（11.2％）という結果となりました。
 

定型化されていることで業務自体の難易度は下がっているかもしれませんが、まだまだ効率の面で疑問に感じる部分も多いようで、より効率的な方法の探求が大きなポイントでもあるようです。

続いて、「日々の業務で大変だと感じることはなんですか？」と質問をしたところ、
『都度対応』（37.3％）という回答が最も多く、次いで『管理業務』（21.7％）、『同じ説明を繰り返すこと』（21.5％）、『書類の整理』（17.5％）と続きます。
IT化が進んでいる現代社会ですが、そこから取り残されてしまったようなアナログな対応に煩わしさを感じている人事総務担当者が多くいらっしゃることが伺えます。
 

• 業務効率化ツールのニーズは高い一方、導入している企業はまだ半数程度

次に、「業務を効率化するために必要だと感じることを教えてください。」という質問をしたところ、『人材の確保』（40.7％）という回答が最も多く、次いで『ツールの導入』（26.8％）、『不要な業務を省く』（23.8％）、『外注委託』（8.2％）という結果になりました。
 

新たな人材の確保については言うまでもありませんが、新たなツールを導入することも、定型化された業務の中から不要な業務を省くことも一社員の一存では決定できないため、企業主導で一刻も早く業務を効率するための対策をとって欲しいと感じている人も多いのではないでしょうか。

そこで、「業務を効率化するためのツールは導入されていますか？」と質問をしたところ、
『はい』という回答が49.7％と、半数以下という結果になりました。
ツールの必要性を感じている方がこれほど多いにも関わらず、実際にツールが導入されているのは半数以下という結果から、イニシャルコストやランニングコストを懸念して、ツールの導入をためらっている企業も多いのが実態のようです。
 

• 導入しているツールの満足度は決して高くはないのが実態

ツールが導入されていると回答した方に、「導入されているツールの満足度を教えてください」という質問をしたところ、『低い』（48.5％）という意見が最も多く、次いで『高い』（34.9％）、『かなり低い』（12.6％）、『かなり高い』（4.0％）と続きます。
 

せっかく業務効率のためにツールを導入しても、操作が複雑であったり煩雑であったり、汎用性が低かったりなど、自社に合っていないシステムを利用している企業も多いのではないでしょうか。
実際に使用する人の満足度が低くては、コストをかけて導入しても全く意味がありません。どのようなツールを導入すべきかをしっかりと検討する必要があります。

また、ツールを導入されていない方に「自社に合う自動効率化ツールがあれば導入したいですか？」という質問をしたところ、なんと8割以上の方が『はい』（82.9％）と回答しました。
これほど自動効率化ツールが現場では求められているという事実を、企業側はしっかりと受け止め検討しなければならないでしょう。
 

• AIを利用したツールやチャットボットへの期待は大きい

前項の結果を受けて、「今後10年間で、ITツールやAIの導入によりバックオフィス業務の生産性は向上すると思いますか？」と質問したところ、8割以上の方が『はい』（80.4％）と回答されました。
 

また、「人事、総務の自動効率化ツールで有効と思われるものはなんですか？（複数選択可）」と質問したところ、『労務管理』（50.0％）や『勤怠管理』（41.5％）、『経費精算』（35.0％）と共に、『採用管理（ATS）』（34.4％）や『チャットボット』（23.2％）、『RPA』（17.3％）といった回答にも多く票が集まる結果となりました。

今後の業務効率化の鍵はこうしたAIを利用したツールにあり、また、それを多くの方が望んでいるという現状が読み取れます。
 

• 低コストで使いやすいチャットプラスの「AIチャットボット」と「チャット（サポート）システム」

人事総務担当者は非効率的な業務と戦っているのが現状です。
自動化できるものは積極的に対策し、円滑な業務の遂行を実現しませんか？
『チャットプラス株式会社（https://chatplus.jp/）』の「AIチャットボット」や「チャット（サポート）システム」は、圧倒的な低コストでさまざまな年齢層の方にもお使いいただける直感的なインターフェースの画期的な業務サポートツールです。

社内での問い合わせシステムの効率化はもちろんのこと、役所や医療現場でのインバウンド対応も可能となっています。
新入社員が入るたびに毎回必要になる煩わしい手続きを自動化したいと考えている担当者様や、自社に合った業務効率化ツールが必要だと考えている担当者様は、ぜひ一度チャットプラスの業務サポートツールについてお問い合わせください。

■チャットプラス株式会社
【会社概要】
代表者：代表取締役社長 西田省人
所在地：東京都中央区京橋2-2-1 京橋エドグラン SENQ京橋
TEL：[phone]
URL：https://chatplus.jp
お問い合わせは弊社サイト内のチャットにてお気軽にお申し付けください。