キャップドゥ、kintoneで株式会社トムスの業務改善をサポート

～kintoneをはじめとしたクラウドツールによって、本来やるべきことに時間を使える環境を構築～

株式会社キャップドゥ（本社：熊本県熊本市、代表取締役社長：森田 晃輝、以下キャップドゥ）は、株式会社トムス（本社：静岡県静岡市、代表取締役社長：川端 浩之、以下トムス）の社内にkintoneの導入支援および様々な業務改善サポートを行いましたので、その事例を公開いたします。

キャップドゥは、「中小企業のサポーターとして、共に成長の歩みを進めたい」という思いを胸に、kintoneをはじめとするサイボウズ関連のクラウドツールを中心とした業務改善コンサル事業を展開しています。

今回、トムスに対して新たに行ったkintoneの導入支援および様々な業務改善サポートの事例を公開させていただきます。

■株式会社トムスが抱えていた課題
静岡県のマーケティング会社であるトムスは、市場である静岡の企業の業務体制に大きな課題を感じていました。それは、日頃の業務に追われるばかりで、新しいビジネスや挑戦を行えない企業があまりにも多く、トムスが介入していける状況ではなかったことです。
こういった状況を打破すべく、クラウドツールなどのテクノロジーを活用して生産性をアップしていく提案を、トムスが企業に対して行っていくべきだと感じていました。そのためには、まずは自社でクラウドツールを導入していく必要がありました。

【株式会社トムス Webマーケティングチームマネージャー 中川氏のコメント】
自社内の作業に追われている企業があまりにも多かったんです。でも私たちが人口を増やせるわけでもなければ、時間を増やせるわけでもない。だから、テクノロジーを有効活用してレバレッジを効かせましょう、という提案が必要でした。主婦の方や育休中の方も働ける、台風の日でも働けるという環境こそ、私たちトムスが目指すビジョン。それを叶えるために、まずは自社の業務のクラウド化を進めました。

■キャップドゥとkintoneを選んだきっかけ
もともと外資系クラウドツールを使用していたが、カスタマイズ性に不満を感じていたというトムス。Webマーケティングチームに特化するのではなく、フィールドマーケティングチームにも適用できるシステムを希望していました。
そんなとき、熊本で開催されたセミナーでキャップドゥと出会い、提案されたのがkintoneでした。kintoneには、柔軟性が高く、費用が抑えられるといったメリットがあったほか、社外から数字入力が可能になったことで、どこにいても仕事ができる環境を整えることができました。

【株式会社トムス Webマーケティングチームマネージャー 中川氏のコメント】
それまでも名刺管理ツールや会計ソフト、チャットツールなど、クラウドツールは導入していましたが、キャップドゥに出会って活用が加速した印象です。これからの多様な働き方を実現するには、これらのツールは必須。今回導入したkintoneに限らず、クラウドツール全般の活用を提案してもらえたので、学びは大きかったです。ツールはあくまで手段であり、こうしたいというビジョンから逆算して使うものだと教わりました。

■キャップドゥ＋kintoneで感じる「業務改善」
kintoneの導入により、トムスでは現在、ほとんどのメンバーが自宅やサテライトオフィスで仕事をしています。
また、キャップドゥによるkintoneの導入により、トムスの社内では下記で挙げる「業務改善」が実感できるようになりました。

• クライアント毎の進捗状況が可視化できた。
• 遅れている業務がひと目でわかるようになり、フォローや連絡漏れがしやすくなった。
• kintoneだけでなく、その他のクラウドツール全般の有効的な活用方法も、キャップドゥから提案してもらえたので、より生産性を向上させることができた。

【株式会社トムス Webマーケティングチーム 山﨑氏のコメント】
具体的に便利だと感じている部分は、クライアントのフェーズが可視化できるという点です。毎月、締め日に受注・失注の整理を行う際、クライアント毎の進捗を目に見える形で確認できます。これまで頭の中にしかなかったことが画面で見られるので、有り難いですね。検討中の状態が過去の日付のまま続いていると、赤く表示される機能も便利です。フォローを入れられたり連絡漏れを防いだりと、リマインダーのような要素もあると感じています。

■「代理店」だから生まれるキャップドゥの説得力
トムスは、キャップドゥがメーカーではなくパートナー企業（代理店）であったことが、信頼が置けた理由のひとつであると言っています。それは、メーカーであれば「kintone」というツール以外はお勧めしませんが、代理店であるキャップドゥだからこそ、お客様（企業）ごとに合わせたkintone以外の様々なクラウドツールも同時にご提案が可能ということです。
今回のトムスへの業務改善サポートでは、静岡と熊本という遠隔の企業同士が、完全オンラインによるコミュニケーションのみでやり取りをしていましたが、ツールの提案・導入という域を越えた伴走型のサポートによって、オフラインでの取引にも負けない信頼関係も構築することができました。
今後もキャップドゥとトムスは、今回の業務改善サポートを通じて構築できた信頼関係をもとに、ビジネスパートナーとして共に歩んでいきたいと考えております。

■kintone（キントーン）について
kintone（キントーン）とはサイボウズ株式会社が提供しているクラウド型の業務アプリケーション作成サービスです。
「アプリ」と呼ばれる業務システムをユーザーが簡単に作成できることが最大の特徴で、業務・用途にあわせて自由にカスタマイズすることもできます。
kintone（キントーン）を導入するメリットとしては、「業務に最適なアプリ自作可能」なことや、「プロジェクトごとに情報共有を最適化できる」こと、「業務の属人化を防ぐ」ことなどが挙げられます。
kintone詳細情報：https://capdo-jp.com/page-kintone/

■キャップドゥについて
2016年3月8日設立。サイボウズ社のkintoneをはじめとるクラウドツールを用いた業務改善コンサル事業を展開。現在、コンサルティング実績は全国400社以上。国内法人のほとんどを占める中小企業のサポーターとして、業務改善の面から共に成長していきたいと考えております。また、「利益の1%を熊本の復興支援に寄付する」という起業当初から継続するグランドデザインに基づき、地元・熊本への貢献にも尽力。
公式サイト：https://capdo-jp.com/page-capdo/

■株式会社トムスについて
静岡のマーケティング会社。静岡新聞、静岡放送（テレビ・ラジオ局）のグループ会社であり、メディアを活用したリサーチ会社として今年34期を数えます。自社をモデルケースとし積極的に新しいものを取り入れ発信するトムスは、静岡のビジネスシーンの成長に一翼を担う存在と言えます。また、「クラウドラボ」では、キャップドゥのパートナー企業として、クラウドサービスを活用した業務改善コンサルも行っています。
公式サイト：https://www.e-toms.com/