三重県志摩市がkintoneの業務パッケージを導入し、「総合相談業務」において、作業時間を年間約625時間削減

〜M-SOLUTIONSが業務ヒアリング・コンサルを行い業務パッケージ作成〜

M-SOLUTIONS株式会社（本社：東京都新宿区、代表取締役社長CEO：植草 学、以下 M-SOLUTIONS）は、サイボウズ株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役社⻑：⻘野 慶久、以下サイボウズ）の提供する業務改善プラットフォーム「kintone」を活用した地方自治体向けセミオーダー型の業務パッケージサービス「Smart at 自治体DX」を、三重県志摩市に導入し、その導入事例を2025年1月8日（水）に公開いたしました。

志摩市では、介護・総合相談支援課における「総合相談業務」において、職員1人につき1日30分程度、部署全体で1年間約625時間もの作業時間が削減された結果、市民の方からの相談対応に、より注力することが可能となりました。取材インタビュー動画も公開されていますのでご覧ください。

M-SOLUTIONS　事例サイト

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■導入の背景

三重県志摩市では、令和4年度からDX推進の一環として、「ペーパーレス化」や「書かない窓口」の導入を行ってきました。一方で、相談業務が中心となる介護・総合相談支援課では、Microsoft Excel（以下、Excel）などでのアナログな相談記録管理が職員間で行う作業のボトルネックになっていました。そこで、サイボウズの「小規模市町村向け 自治体まるごとDXボックス」でkintoneを活用し、内製化を進めるのと同時に、5業務まで無償で効果検証できるM-SOLUTIONSの「Smart at 自治体DX」をご導入いただきました。kintoneでシステム化した結果、担当職員全体で情報共有し、管理することが可能となり、帳票などへの転記作業も効率化され、部署全体で年間625時間もの作業時間削減を達成されました。

■kintoneによる業務システムの導入と効果

従来、高齢者など介護が必要と見込まれる方に関する住民からの相談内容は、Excel台帳への入力と紙の規定帳票への転記を組み合わせた複雑なプロセスで管理されていました。二重入力による業務負担が課題となっていたほか、過去の相談履歴を検索する際にも手間がかかり、関係各所への報告作業も非効率な状況でした。こうした問題を解決するため、M-SOLUTIONSは業務内容のヒアリングやコンサルを行い、これらの課題を解決できる、一連の業務フローが大幅に改善されたkintoneによる業務システムを作成。結果、作業改善率42.2％を達成し、創出された時間を、より充実した相談対応や付加価値の高い業務へ注力することが可能となりました。

■志摩市 政策推進部 スマート改革・資産経営課 デジタル戦略係 池田 佑 係長からのコメント 

今回の取組は、原課職員が「今の業務を変えていこう、改革していこう」という思いを持つことの重要性を知る、大変良いきっかけになったと思っています。これを機に、介護・総合相談支援課にとどまらず、全庁的なDX推進へつなげていきたいと考えています。

■Smart at 自治体DXとは

Smart at 自治体DXとは、地方自治体の行政業務のデジタル化・効率化を実現するための、kintoneを活用した業務パッケージサービスです。多くの自治体との連携から、現在60を超える自治体業務のラインナップをご提供しています。業務パッケージでありながら、導入自治体毎に異なる帳票への出力やフィールド管理項目などを初期設定時に導入自治体向けに調整ができます。また、導入された業務アプリへのサポートも基本サービスとしてご提供しています。

Smart at 自治体DXについて

■M-SOLUTIONS株式会社について

「情報革命で人々を幸せに 新たな価値を創造する」の経営理念の元、SI事業・プロダクト事業・公共事業を展開。

所在地：東京都新宿区新宿6丁目27−30 イーストサイドスクエア 17階

代表者：代表取締役社長CEO 植草 学

設立：2000年1月

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