【ビジネスパーソン必見】「会議・打ち合わせに対して何か改善が必要」と感じる割合は7割超と判明！

全国20〜50代の会社員を対象に「会議」「打ち合わせ」に関して意識調査を実施！

議事録をはじめ、wiki・タスク管理・ファイル共有などあらゆる情報と仕事をクラウドで管理出来るコラボレーションワークスペース『Huddler（ハドラー）』を運営する株式会社monomode（本社：札幌市中央区、代表取締役：五十嵐翔太）は、全国20〜50代の会社員を対象に「会議」「打ち合わせ」に関しての調査を実施しました。

世界保健機関（WHO）が新型コロナウイルス感染症のパンデミック（世界的流行）を宣言したのは2020年3月11日。宣言から1年以上経過している現在ですが未だ終息には至っておらず、新たな変異株（オミクロン株）も出現し予断を許さない状況となっております。

公益財団法人日本生産性本部の「労働生産性の国際比較2020」では、日本の1時間当たりの労働生産性は「47.9ドル」（OECD加盟37ヵ国中21位）という結果となっていました。アメリカの労働生産性は「77.0ドル」（OECD加盟37ヵ国中8位）となっており、アメリカと比較しても、6割程度にしか及んでいないことがわかります。また、データが取れる1970年以降から主要先進7ヵ国中最下位が続いている状況となっています。日本の生産労働性が低い理由としては、付加価値を生み出す力が弱いこと、一つの仕事に携わる社員数が多いこと、時間をかけすぎているなどが挙げられています。長時間労働や労働集約に依存してしまっては生産性は向上しません。労働生産性を向上させるためには、ITソリューションの活用による業務効率化、業務の見直し・改善など、はじめられるところから取り組んでいくことが必要となります。
 

• 日本の会議・打ち合わせについて

日々の業務や社内プロジェクトの推進、社外関係者との連携など、ビジネスパーソンとして絶対に避けて通れないのは「会議」「打ち合わせ」です。
キーマンズネットの調査によれば、
・平均会議数は「週2〜4回」
・1回あたりの平均会議時間は「30分〜1時間未満」
・会議への平均出席者数は「6〜10人」
という結果となっておりました。（「会議の実施状況とIT活用（2020年7月）/前編」を参照）
コロナ前後と比較すると会議時間が短縮になっているようですが、会議開催の頻度に変動はなく「会議」「打ち合わせ」に割く時間としては依然長い状況であることがわかります。

コロナウイルスの感染拡大に伴い、テレワークを導入している企業が年々増加しており、働き方が見直しされ、テレワークの導入と同時に、「会議」や「打ち合わせ」の在り方も見直されつつあると思います。
このような状況を踏まえ、弊社で全国の20〜50代の会社員を対象に「会議」「打ち合わせ」に関して調査し、調査結果をまとめました。
 

• Q.「会議」「打ち合わせ」に対して何か改善が必要と感じますか？

　・早急に改善が必要と感じ、すでに実行している　12.59%
　・必要と感じ、計画・行動し始めている　18.52%
　・必要と感じているが、行動できていない　45.93%
　・特に感じていない、現状行動するつもりはない　22.96%

「必要と感じているが、行動できていない」の回答が圧倒的に多いのがわかります。「改善する必要はあるが、どういった形で着手していくべきなのかわからない」などお悩みの方が多いということではないでしょうか。
また、「会議」「打ち合わせ」に対して何か改善する必要があると感じている割合としても、77%ほどとなっており大多数のビジネスパーソンが何かしら改善すべきと感じているのがわかります。

 

• Q.「会議」「打ち合わせ」に対して「ムダ」と感じることはありますか？（複数選択可）

　・時間が長い、終了時間が決まっていない　51.85%
　・目的が不明瞭、開催する必要のない会議が多い　42.96%
　・人数が多い、適正な人数ではない　23.7%
　・会議の進行が緩い、司会が決まっていない　21.48%
　・あてはまるものはない　21.48%

「時間が長い、終了時間が決まっていない」「目的が不明瞭、開催する必要のない会議が多い」という回答が多く、半数近い回答がありました。
「予定していた会議時間よりもかなり超過してしまった。」
「決めようとしていたことが分からず、ダラダラとした会議になってしまった。」
「会議で事前に話される内容（アジェンダ）が通知されておらず、目的が不明瞭だった」
皆さんもこういった経験はございませんでしたでしょうか。
・ツールを使用した事前の議題・資料の共有による会議目的の明確化
・上記事前共有による個々の会議準備
・タイムキーパーやファシリテーターの設定
などで、改善できる施策は多く存在すると考えております。
 

• Q.「会議」「打ち合わせ」に関する情報のやり取りで、特にどういったことに「課題」と感じますか？

・事前の議事（アジェンダ）共有がない　21.15%
・会議後の議事録の共有がない　17.31%
・データ（資料等）を集約する場所やツールの管理が属人化している　17.31%
・決定事項・ルールを確認できる場所がない　20.19%
・あてはまるものはない　24.04%

「事前の議事（アジェンダ）の共有がない」という意見が多かったのですが、万遍なく課題視されているという印象でした。また、「現時点で課題を明確化できておらず、どこから手をつけて良いかわからない」といったお悩みを抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
 

• Huddler（ハドラー）で「会議」「打ち合わせ」に関してのお悩みを解決いたします

弊社が提供するHuddler（現在β版での提供）は議事録をはじめ、wiki・タスク・ファイルなど仕事の情報をHuddlerに集約し、新しい働き方を提供するオールインワン情報マネジメントツールです。士業・不動産・観光・IT・情報通信など大小様々な企業様でご利用が進んでおります。

「会議」「打ち合わせ」で発生する議題・議事録の共有はもちろん、ファイル機能を使ったPDF等の資料の共有、会議ごとに発生するタスクの整理など、Huddlerが「情報のハブ」となり、あらゆる情報を一元管理することができます。

Huddler アジェンダ・議事録画面

調査内容からも「「会議」「打ち合わせ」に対して何か改善が必要と感じますか？」という質問に対し、

「必要と感じているが、行動できていない 45.93%」
という結果となっており、「改善したいがどう手をつけたらよいかわからない」とお困りの方も多くいらっしゃると思います。
現在Huddlerはβ版での提供を行っておりますので、無料で導入することが可能です。また、導入後は専属のカスタマーサポートが、あなたの「会議」「打ち合わせ」に関してのお悩みを解決させていただくためサポートさせていただきます。以下のURLよりβ版の登録が可能ですのでお気軽にご登録ください。

■Huddler（ハドラー）（現在β版での提供）
URL　：https://service.huddler.app/
公式Twitter　：https://twitter.com/Huddler_app

■運営会社
社名　：株式会社monomode（モノモード）
本社　：〒001-0020 北海道札幌市北区北20条西5丁目2-50 クロスポイント2F
設立　：2013年7月
代表者　：代表取締役 五十嵐翔太
資本金　：3000万円
URL　：https://monomode.co.jp/

■調査について
調査主体　：株式会社monomode
調査方法　：LINEリサーチ プラットフォーム利用の調査
調査対象者　 ：全国20代男性,20代女性,30代男性,30代女性,40代男性,40代女性,50代男性,50代女性
有効回答数 　：216名
調査時期　：2021年12月23日（木）～12月24日（金）