福岡のスタートアップ企業【株式会社ノア】オープンソースのソフトウェアを利用し、業務効率とセキュリティを大幅に向上。企業成長の基盤整備を進める。

　株式会社ノアが、社内システムにオンラインストレージのNextcloud Hub 8とインスタントメッセンジャーであるElementを採用し、業務効率とセキュリティの強化を大幅に向上しました。

株式会社ノア

2024年8月16日 17時00分

　株式会社ノア（以下、当社）は、この度、社内情報共有基盤としてNextcloud Hub 8（ドイツ）（以下、Nextcloudと記す）とコミュニケーションツールとしてElement（ドイツ）を導入し、本格的な運用を開始いたしました。これにより、業務効率の向上を図り、情報セキュリティの強化、さらなる企業成長を目指してまいります。

導入の背景と目的

　昨今の働き方改革やテレワークの普及に伴い、企業の情報セキュリティ対策はますます重要性を増しています。スタートアップ企業である当社はスタッフも少なく、これから大きく成長していくフェーズにあります。この成長期において、情報漏えいやデータ管理の煩雑さといった問題は、将来の事業拡大を阻害する大きなリスクとなりかねません。

　そのため、創業の初期段階から情報共有環境の整備を進めることにしました。スタートアップならではの機動力を活かし、セキュリティ対策を徹底することで将来的な情報漏えい事故を防ぎ、安心して事業に集中できる環境整備に取り組んでいます。

　この度当社が導入したのは、オープンソースでありながら高いセキュリティ機能を備えたNextcloudと、エンドツーエンドの暗号化による高いセキュリティ性と豊富な機能を備えたElement。これにより、ファイルの共有や共同編集、タスク管理などがスムーズに行え、チーム全体の生産性向上が期待できます。特にリモートワークが増加する中、場所や時間に縛られずに情報にアクセスできる環境を整えることで、柔軟な働き方を支援します。

Nextcloud Hub 8とElement導入による効果

業務効率の向上:

ファイルの共有と共同編集: Nextcloud上でファイルを共有することで作業効率を向上させます。当社では取材先でスマホ撮影した写真や動画ファイルはNextcloudのアプリを経由し、フォルダへアップロードします。その後、別のスタッフがパソコンからアクセスし、ブログやプレスリリースの制作に取りかかり、テキスト文書は後述のElementで取材記録をもとに作成します。これらの連携により短時間で確実な情報発信を実現しています。

リアルタイムなコミュニケーション: Nextcloudの標準機能であるNextcloud Talkではメッセージのやり取りや複数人でのトーク会議が可能です。当社は特にグループチャットに力を入れるべくElementのアプリを別途導入し、更なる業務効率を図っております。これまで他社のグループチャットを使用しておりましたが、様々な案件のチャットが入り乱れ検索に時間を要したり、ある一定期間でファイルのダウンロードができなくなるなど業務を妨げることもありました。Elementを導入することで案件ごとのルームを作成し、深いコミュニケーションを図ることが可能となりました。また、顔認証や長文パスワードでのログイン等、セキュリティの強化にも努めています。
カレンダー機能: Nextcloudの標準機能であるカレンダーはグループウェア的な機能として活用しています。昨今増えているオンライン会議やウェビナーについてはカレンダーに開催時間とURLを貼り付け、関係するスタッフのアカウントを追加します。参加可能となればダッシュボードに今後のイベントとして表示され、当日は簡単にURLへアクセスすることができます。

情報セキュリティの強化:

データの集中管理: 全てのデータをNextcloud上で一元管理することで、データ漏えいのリスクを大幅に軽減します。NextcloudはVPSサーバ内に構築し、各種デバイス（パソコン、スマホ、タブレット）からは厳重なセキュリティのもと、アクセスしております。一元管理してることでお客様との打ち合わせ時にもフォルダにアクセスし、最新の資料でご説明することが可能です。
アクセス権限の厳格化: ユーザごとにアクセス権限を細かく設定し、情報への不正アクセスを防ぎます。現在はスタッフも少なく汎用的なアクセス権限となっておりますが、今後のスタッフ増員や一時的なスタッフに対しても細かく対応が可能となります。
データの暗号化: データを暗号化することで、万が一データが漏洩した場合でも、第三者によるデータの閲覧を防止します。特にElementはエンドツーエンドの暗号化と相互署名による端末の認証により、全てのデータを保護します。スマホのアプリではPINコードでのログインはもちろんのこと、Face IDでのログインも可能です。

働き方改革の推進:

テレワーク環境の整備: NextcloudとElementを利用することで、場所を選ばずに安全に業務を行うことが可能となり、テレワークの推進に貢献します。また、NextcloudもElementもオープンソースであるため、環境を構築することができれば年間の費用はVPSサーバ料金のみとなります。もちろん、スマホのアプリ費用も発生しません。
ワークライフバランスの改善: 業務に必要な情報にいつでもどこからでもアクセスできるため、スタッフのワークライフバランスの改善に繋がります。

今後の展望

当社は、NextcloudとElementの導入を機に、さらなる情報セキュリティの強化と業務効率の向上を目指してまいります。具体的には、以下の取り組みを推進してまいります。

従業員への教育: 全従業員に対して、NextcloudとElementの使用方法に関する教育を実施し、システムの有効活用を促します。

機能の拡充: 今後、NextcloudとElementの機能を拡充し、より高度な情報共有環境を構築してまいります。

他のシステムとの連携: NextcloudとElementを、既存のシステムと連携させることで、より一層の業務効率化を図ります。

導入にあたって石橋浩二氏のコメント

株式会社ノアでデジタル戦略やEC事業を担っているのが、2024年4月にジョインした石橋浩二氏（大分県：Bridge Consulting）である。
企業戦略においてITは重要な要素の一つであるが、スタートアップ企業やリソースが少ない企業においては厳しい側面があると考えている。プロプリエタリーソフトウェア、つまり有料ソフトウェアは大企業であるほどボリュームディスカウントが効き割安で導入が可能となる。また、それらを対応できる人材もいる。しかし、スタートアップ企業で人材リソースが不足する場合、ソフトウェアの導入自体が難しく、結果ビジネスの成長にも影響してくる。そこを突破するべくオープンソースソフトウェアを導入しようと考え、NextcloudとElementの採用を決断した。（石橋談）
NextcloudとElementの導入後は、密なコミュニケーションが取れるようになり、短期間でのプレスリリースの発行や経営戦略のやりとりなどで大きく役立っている。
社内での導入が難しい場合、導入サポートを支援している企業をご利用ください。