イベント管理をkintone化！集客工数を削減し、アフターフォローをよりよくすることで会員企業様の満足度向上
IT化により約10時間の工数削減に成功！
電池のサプライチェーンを強固にするためには、材料･部品およびそれらの原料の製造を行う法人･団体感の連携が重要です。
この目的を達成するために、多くの企業が定期的に懇親会のようなイベントを開催していますが、案内･受付･出席者の管理といった多くの工数がかかっていました。
この課題に対処するために、株式会社コムデック(代表取締役：生田 智之)はITを活用した懇親会運営をサポートしています。実際に2023年11月に実施した懇親会･イベント運営のサポートにより、運営工数を大幅に削減し、会員企業さまの満足度向上にもつながった事例をご紹介します。
【社内外のイベントの運営コストを削減できないか】
一般社団法人 電池サプライチェーン協議会(会長：只信一生)さまは、日本の電池サプライチェーンの持続的発展のため、電池に関連する政策提言やルール化への意見具申を行う業界団体として2021年4月に設立されました。
電池メーカーだけでなく資源を扱う商社からリサイクラーまで幅広い業種の会員企業で構成され、設立当初は50社ほどだった会員は既に170社を超えるほどに増加しており、事務局の管理業務の負荷も増大。エクセルによる情報管理に限界が見えてきていました。
さらに、会員交流会や、対外向けセミナーといったイベント企画への期待の高まりを受けて、少ないリソースでも参加者の満足度が高いイベントづくりをしたい、という一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまのニーズに応えるため、ITを活用した効率的な運営を目指し、コムデックでトータルサポートさせていただきました。
【運営管理をkintone化して効率を向上】
今回、懇親会等のイベントの運営管理を効率化するために「kintone(キントーン)」を活用しました。
kintoneは、データをクラウド上で管理するだけでなく、業務ごとにシステム(アプリ)を作成･編集できるクラウドサービスです。拡張機能も豊富で、自社の課題に沿って柔軟にカスタマイズできます。
kintone：https://www.comdec.jp/product/kintone/
今回のサポートでは、集客からアンケート回収に至るまでの運用フローを設計し、運営を管理しやすい環境を構築しました。
過去に一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまのほうでもイベントを開催されていましたが、今回はシステムを導入して初回のイベントだったということもあり、案内メールの送信やリストの整理等もコムデックが代行しています。
自社で行っていたセミナーのメールテンプレートや参加票等も共有し、システムでの運用についてできるだけ一般社団法人 電池サプライチェーン協議会さまの工数を下げられるよう工夫しました。
今回のシステム導入により、1イベントあたり2〜3日分(約10時間)の工数を削減することができました。
また、参加者からの意見が集まりやすいよう、お帰りの際に出口にQRコードを張り出し、アンケートフォームにアクセスできるようにする提案もさせていただきました。都会の場合は電車移動の方が多いので、会場から出る際にQRコード読み込み、電車移動中に回答してもらえる可能性が高いです。
参加者からの意見が多く集まることで、次回以降のイベントをより良いものにブラッシュアップすることが可能です。
今後は、企業が情報化社会での競争力を維持するため、最新の動向を捉え、問題解決に取り組む能力を持った人材を育成するための勉強会も開催予定ということです。
【業務効率化で会員満足度向上】
コムデックのサポートによる工数の削減は、イベントの質の向上にもつながっています。
kintoneを用いてイベント参加者の意見分析を効率化したことで、分析に費やしていた時間を次のイベントの内容決定に充てることが可能になりました。
また、工数削減によりイベントの各参加者へのフォローアップの時間を確保できるようになり、参加者の満足度向上につながっています。
実際に参加者のアンケートにも「メーカー･会員と名刺交換ができて良かった」「多くの企業と意見交換ができ非常に有意義だった」と、会員との交流に満足いただいている声が多かったです。
こうした会員企業へのフォローを十分にできる環境は、最新の動向を捉え、問題解決に取り組む能力を持った人材育成の一助になっています。
このように、コムデックでは、単なるITツールの導入による業務効率化を超えて、企業の成長に深く貢献する施策を実施しています。ITを活用して懇親会･イベントを効率化することで、企業成長や業界発展につなげていきたいと考えている企業さまはぜひお問い合わせください。
【会社概要】
企業名：株式会社コムデック
本社所在地：三重県伊勢市小木町484-1
代表取締役社長：生田 智之
事業内容：ノーコードプログラミングの発達により中小企業自身が自社に合ったシステムを簡単に開発できる社会に移り変わる中、従来のシステム開発事業から「目の前でシステムを構築してその場で作ってその場で修正する」対面開発事業へ重心をシフトしました。
お伊勢参りのお土産として有名な株式会社赤福にもkintoneで開発したアプリを提供しており、それらの事例はオウンドメディアである『コムデックラボ』で公開しています。
オウンドメディア等を通じてデジタル活用の可能性を広め、『伊勢からITで日本を元気にする』ことを目標に掲げています。
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