ラクビル、ビル管理プラットフォーム「ラクビルTeX」にテナント企業からの問い合わせへAIが自動回答する「AI問い合わせ自動応答機能」を提供開始

館内ルールのみを参照する安全設計により誤回答を排除。問い合わせ対応工数を大幅に削減し、テナント満足度と管理品質の両立を実現

ラクビル株式会社

2026年7月7日 08時00分

事業用不動産のテナントコミュニケーションプラットフォーム「ラクビルTeX」を開発・提供するラクビル株式会社(本社:東京都千代田区、代表取締役:大内健太郎、以下「弊社」)は、オフィスビル・商業施設・物流施設等に入居するテナント企業からの問い合わせに対し、AIが自動で一次回答を行う「AI問い合わせ自動応答機能」の提供を開始したことをお知らせします。

本機能は、物件運営者に指定された館内ルールドキュメントのみをAIが参照する安全設計を採用しており、AIが判断できない問い合わせには回答できない旨を伝えて通常の問い合わせフローへ移行します。誤った回答によって現場に混乱をもたらすリスクを排除しながら、問い合わせ対応に要する工数を大幅に削減します。

背景

ビル管理業務、とりわけBM(ビルマネジメント)業務において、テナント企業からの問い合わせ対応は大きな負担となっています。弊社調べでは、大規模ビル(40,000坪以上)の場合、常駐するビル管理者全体で月間120時間超、5,000坪程度のビルでも担当者全体で月間30時間程度のテナント問い合わせ対応業務が生じていることが分かっています。

設備点検やレポート作成等の諸業務を抱える中で、入居企業の方が窓口に来訪されるたびに作業が中断されるほか、巡回管理方式においては、現地に担当者が常駐していないために「そもそも問い合わせがしづらい」という状況が生まれ、テナント側の満足度が低下してしまうという難点も指摘されています。

これはPM(プロパティマネジメント)業務においても同様です。本質的な協議を要する問い合わせは別として、些末な問い合わせについては、テナントにとっては瞬時に回答を得られた方が有難く、PM担当者にとっても業務負担の軽減につながります。

そして何より、ビル運営管理業界では人手不足が最も大きな課題となっています。「建物管理を高水準に維持したうえで、簡素化できるところは簡素化すべき」という思想に基づけば、問い合わせ対応の効率化は、業界全体にとって間違いなく取り組むべき重要な領域であると弊社は考えています。

弊社はこれまで、「ラクビルTeX」を通じて、テナントポータルおよび就業者向けLINE公式アカウントを活用し、ビル運営者とテナント間のコミュニケーションをクラウド上で一元管理するサービスを、オフィスビル・商業施設・物流施設のPM・BM業務に携わる方々へ提供してまいりました。導入物件数は堅調に増加しており、現在では130棟以上、導入企業数も拡大を続けています。

一方で、クラウド上で問い合わせを自由に受け付けられるようになったことで、問い合わせ件数そのものが増加し、「未対応の問い合わせが滞留すると、かえってテナント満足度の低下を招くのではないか」というお声を、導入企業の皆様から多くいただいておりました。

こうした課題認識のもと、弊社は自社プラットフォーム上に寄せられた全ての入居企業からの問い合わせ内容を分析しました。その結果、問い合わせの過半数が、既に館内ルールに記載されている内容であることが判明しました。そこで、館内ルールを読み込ませたAIが一次回答を行う仕組みを構築することで、ビル入居企業からの問い合わせ対応に要する工数を大幅に削減できると考え、本機能の開発に至りました。

「AI問い合わせ自動応答機能」の概要

AIによる一次回答で対応工数を大幅削減

問い合わせの過半数を占める「館内ルールに記載済みの内容」について、AIが即時に一次回答を行います。これにより、PM・BM担当者が個別対応に費やしていた工数を大幅に削減し、より付加価値の高い業務へ注力できる環境を実現します。

館内ルールのみを参照する安全設計

物件ごとに指定した館内ルールドキュメントのみをAIが参照します。ドキュメントに記載のない内容についてAIが推測で回答することはなく、「わからないことはわからない」と答える設計としているため、誤回答によって現場が混乱するリスクがありません。

AIが対応できない問い合わせは通常フローへ自動移行

AIが回答できなかった問い合わせは、従来通りの通常問い合わせとして担当者へ引き継がれるため、テナント企業への回答漏れは発生しません。運用を通じた継続的な精度向上運用の中で問い合わせが多い分野については、補足ドキュメントを作成し館内ルールとしてAIに読み込ませることで、当該内容についてもAIが回答できるようになり、さらなる業務効率化に貢献します。