【請求書の処理時間が約100分の1以下に】ZOZOグループが郵便管理クラウド「atena」を導入

完全在宅勤務と業務効率化に貢献

株式会社N-Technologies（本社：東京都中央区八重洲、代表取締役：白髭 直樹、以下：N）が提供する、郵便をクラウド（インターネット）上で管理できるサービス「atena（アテナ）」は、ファッション通販サイト「ZOZOTOWN（ゾゾタウン）」を運営する株式会社ZOZO（本社：千葉県千葉市、代表取締役社長兼CEO：澤田 宏太郎、以下：ZOZO）経理部、並びに株式会社ZOZOテクノロジーズ（本社：千葉県千葉市、代表取締役社長：久保田 竜弥　代表取締役CINO：金山 裕樹、以下：ZOZOテクノロジーズ）の経営管理部 労務総務チームに導入されました。2020年5月以降に導入されて以来、ZOZOグループの業務効率化に貢献してまいりました。現在までの定量面、定性面の導入効果をお知らせします。

▶︎導入事例インタビューURL：http://atena.life/cases/zozo
 

• atena導入後の効果

＜定量面＞
(1)契約書の処理作業時間がatena導入で約100分の1以下に
リモートでも業務が完遂できる様になりました。atena導入までは、毎月月末・月初に届く紙の請求書数百通を経理部のメンバーが2〜3日かけて他の業務と並行して仕分、開封、スキャニング、会計システムへの取り込み、ファイリング、書庫保管の一連の業務を行っていたところを、atenaに全て代行しているため、処理作業時間が1時間以下まで大幅削減しました。

 (2)原本補完の手間とスペースがゼロに
保管スペースの縮小に役立ちました。郵便物の原本は全てatenaで保管（※1）できるため、2021年2月15日(月)より移転となった本社新社屋でも、請求書の原本書類保管スペースに悩む必要がありませんでした。※1 オプション機能。領収書も保管。

＜定性面＞
(1)膨大な量の作業から解放され、経理として本来注力すべきコア業務に集中して取り組めるようになりました。

(2)残業時間が減ったことで個々のスキルアップの時間が確保でき、資格取得する社員も出てきました。

(3)遠方の拠点の経理担当も、請求書データの閲覧がatenaシステム上で簡単にできるようになりました。
 

• 担当者からのコメント

株式会社ZOZO経理部　東條 竜哲 様
　これまで経理部では、郵便で届く請求書のPDF化やファイリング、管理などを私たちで行っていました。しかし、コロナ禍で出社が制限される中で、大きな課題を感じるようになりました。
　いくつかのサービスを比較検討して、atenaを導入しましたが、結果として作業時間の大幅な短縮を実現することができました。他にも副次的な効果として、他拠点間のデータのやりとりが効率化できたり、中には減った時間を使って資格を取ったメンバーも出てきています。
　これから更なる業務改善を見据えて、atenaだけでなく他のシステムなども活用しながら、ZOZOグループ全体での生産性の向上をしていきたいと考えています。
 

• atenaの今後について

　Nは今後も「小さな改善」と「大きな新機能」を積み重ね、よりatenaを導入・利用しやすくすると同時に、さまざまな業種・企業との実証実験を進め、郵便物に縛られない働き方を推奨、テレワークの推進や新しい働き方の実現に寄与してまいります。
※2 2020年7月28日プレスリリース参照：経理・総務のデジタルトランスフォーメーション　クラウド郵便管理サービス「atena」、請求書処理AI「sweeep」と連携 https://n.inc/ja/newsroom/8GVqgecr
 

• 郵便管理クラウド「atena」とは

「atena」は会社に届く郵便を全て電子化して、テレワーク中の自宅などから確認ができる「郵便の管理」に特化したクラウドサービスです。郵送物の受け取りや、管理・スキャンニング・不要な郵便物の処理など手間がかかる作業を全てシステムで一元管理します。『令和2年度東京都におけるイノベーション・エコシステム形成促進支援事業「共同プロジェクト」』選定サービスです。「atena」を使うと以下の業務がなくなり、テレワークの実現に貢献します。郵便物の受け取りのための出社／郵便をポストに取りに行く／開封する／スプレットシートでの管理／不要な書類を捨てる／スキャニングや郵便物の写真撮影／宛先の社員への個別連絡や処理の相談／書類の転送作業 等※「atena」のシステムは特許出願中（特願2020-138727）です。

Slackへの通知イメージ

Microsoft Teamsへの通知イメージ

郵便物一覧画面イメージ

スキャンされた書類の画面イメージ

• 株式会社ZOZOについて

会社名 株式会社ZOZO（英文社名：ZOZO, Inc.）
代表者 代表取締役社長兼CEO 澤田 宏太郎
URL https://corp.zozo.com/
資本金 13億5990万3000円（2020年3月末日時点）
設　立 1998年5月21日
所在地 〒263-0023 千葉県千葉市稲毛区緑町1丁目15番16号（本社屋）
事業内容 ファッション通販サイト「ZOZOTOWN」（ https://zozo.jp/ ）をはじめとしたファッション関連サービス
 

• 株式会社ZOZOテクノロジーズについて

会社名 株式会社ZOZOテクノロジーズ（英文社名：ZOZO Technologies, Inc..）
代表者 代表取締役社長 久保田 竜弥
URL https://tech.zozo.com/
資本金 2億8000万円（2018年4月1日時点）
発　足 2018年4月1日
所在地 〒263-0023 千葉県千葉市稲毛区緑町1丁目15番16号（本社屋）
事業内容 ZOZOTOWNやWEARなどのサービス開発やデザイン・分析業務、新規事業の創出、ZOZO研究所によるR&D業務
 

• 株式会社N-Technologiesについて

N Inc.はアナログとデジタルの架け橋となり、クライアントのお客様の事業成長を支援しているソリューションカンパニーです。アナログとデジタルを繋ぐプロトコルに特化したカスタマーサービスを提供しています。

会社名 株式会社N-Technologies（英語名：N Inc.）
代表者 代表取締役 白髭 直樹
URL https://n.inc/
設立 2019年1月26日 現法人設立：2020年6月5日
所在地 〒103-0028 東京都中央区八重洲1丁目2番16号
事業内容 クラウド郵便管理サービス「atena」（ https://atena.life/ ）、「atena Cloud」（ https://cloud.atena.life/ ）の運営、制作プロダクション事業（ https://rwy.design/ ）