入管申請DXをリード　特定技能クラウド「SMILEVISA」オンライン機能で特許取得

2025年4月の入管新制度に対応した、企業の実務を支援する新機能

CROSLAN

2025年5月21日 09時10分

株式会社CROSLAN（本社：大阪府東大阪市、代表取締役：川村敦、以下CROSLAN）は、当社が提供する特定技能外国人管理クラウドサービス「SMILEVISA」において、オンライン申請機能に関する技術で、2025年4月21日付で特許を取得しました（特許第7670399号）。

【登録情報】
特許番号：特許第7670399号
出願番号：特願2024-209578
発明の名称　：「外国人の雇用に係る電子申請の支援装置」
特許権者：株式会社ＣＲＯＳＬＡＮ
弊所整理番号：P24064JP01

特許を取得したオンライン申請機能の概要

SMILEVISAでは、入管のオンライン申請業務をDX化するために、2024年の夏頃より、オンライン申請システムに対応したCSV出力機能を実装し、現在に至るまで機能の改善を重ねてきました。今回特許を取得した技術・機能の概要は以下の通りです。

・出入国在留管理庁への申請データをCSV形式で出力

・出力時の仕様に基づいたデータ整形、データ検証

SMILEVISAのデータベースに登録されている情報を基に、データの整形・検証を行い、CSVを出力する一連の機能が、今回の特許取得対象です。この技術により、SMILEVISAの既存の一括ダウンロード機能を活用することで、入管のオンライン申請に必要な添付資料を10MB以下に自動的に圧縮すると同時に、入管より指定された顔写真データに整形およびダウンロードされるため、申請書作成からオンライン申請完了まで20分で完了させることが可能です。

機能追加の背景と解決できる課題

2019年、「在留資格認定証明書交付申請」など一部の手続で、オンライン申請（電子申請）が開始されました。しかし、特定技能に関する申請では、書類を作成した後も入管のオンラインシステムに改めて情報を二重入力する必要があるという課題がありました。加えて、オンライン申請の入力仕様は非常に厳格で、書式や形式の不備による入力ミスが発生しやすい状況が続いていました。

こうした背景を踏まえ、受け入れ企業の事務負担を軽減し、申請ミスを防止するために、今回の機能開発および特許取得に至りました。この機能により、入管システムへの二重登録を不要にし、正確かつ効率的な申請書作成を実現。受け入れ企業にとって、業務の利便性と正確性が大きく向上します。

2025年以降のオンライン申請の展望

2025年4月1日以降の入管の新ルールにて、今後はオンライン申請の利用を推奨する等の内容が含まれています。例として、申請書を窓口ではなくオンライン申請で行い、かつ、定期・随時報告書は電子届出を利用することによって、年1回の定期報告の際に求められていた必要書類の提出が省略されます。

これに伴い、2025年4月以降は、受け入れ企業にとって申請書類の作成をDX化することが急務となる見込みです。なお、SMILEVISAは、2025年4月1日以降の新様式にいち早く対応しています。

CROSLAN代表取締役川村のコメント

出入国在留管理庁では、特定技能の在留資格申請業務について、可能な限りオンラインで行うことを推奨する動きが近年目立っています。今後は、マイナンバーカードと在留カードの一体化や、入管のオンライン申請システムのAPIと直接連携することで、マイナンバーカードを利用した申請方式を外国人本人の起点で実施できるようにしていく予定です。

今後も日本で外国人雇用を行う受け入れ企業様に向け、一層の業務効率化とDX化に貢献してまいります。