kintoneを活用して自治体との情報共有を実現

建設業での社用車運転時のアルコールチェック検査を自動化し、安全管理を強化

自治体の公共事業のうち、建設業や施設管理業、清掃業などの多くが、民間の請負業者と連携して運営されています。ITが普及した現在でも、ほとんどの自治体や請負業者は、電話での確認や紙ベースの報告書といったアナログな方法で対応していることが多いです。

しかし、このようなアナログな対応は、時間と労力を多く要するものであり、効率の面で大きな課題を抱えています。

この現状を打破すべく、株式会社コムデックは、2024年2月、清掃業者のkintoneの導入を支援しました。実際にkintoneを用いた自治体と請負業者間の円滑な情報連携を実現し、各種業務の効率化に成功した事例を紹介します。

【回収記録をデータで管理して情報共有のムダを削減したい】

一般社団法人伊勢資源回収事業協同組合さまは、伊勢市のごみ回収事業を請け負う5つの清掃業者からなる協同組合です。
伊勢市内をごみ収集車で回って、各地域のごみを回収し、清掃工場に運んでいます。

当組合は自治体の公共事業の委託としてごみ収集を行っているため、市民からのごみ回収日やごみ回収場所などについての問い合わせは自治体に対して入ります。
しかしながら、自治体職員は直接現場の状況を把握できないため、「自治体の職員が回収業者に電話で確認→電話を受けた請負業者がドライバーに連絡→ドライバーが回答→請負業者から自治体に回答→その後自治体から市民に回答」という伝言ゲームのようなプロセスが必要となります。

さらに、回収業者は定期的に自治体に対して事業報告をする必要があります。
当組合では、回収量は手書きで記録されており、月ごとにそれを手計算で集計し、紙ベースの報告書を自治体に提出していました。

これらのようなアナログな問い合わせ対応や報告書の作成は組合にとって膨大な時間と手間を要するため大きな悩みとなっていました。そこで、これらの業務を効率化するため、当組合はkintoneの導入を検討されました。

【回収実績を写真付きデータで記録】

問い合わせ対応や報告書作成の業務が大変である原因の1つに、情報をデータで共有できていないことが考えられます。

そこで、kintoneを駆使して、全ての関連データをクラウド上で管理するシステムを導入しました。このシステムは、インターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能で、以下の4つのアプリから構成されています。

• 回収場所マスタアプリ：ごみ収集ルートを一元的に管理し、各ルートで訪れるべき場所を登録します。

• 回収場所マスタQR作成用アプリ：「回収場所マスタアプリ」のデータを用いて、各回収地点のQRコードを生成します。これらのQRコードは印刷可能で、タブレットでスキャンすることで回収実績の登録が可能になります。

• 回収実績登録アプリ：印刷されたQRコードをスキャンし、回収日時、場所、および回収前後の写真を記録します。

• 回収実績確認用アプリ：このアプリは回収実績を場所ごと、日別に集約し、登録された情報を写真付きで一覧表示します。

このシステムを利用することで、パソコン操作が苦手な人でも、タブレットで写真撮影するだけで、簡単に回収実績を登録できます。
さらに、これらのデータ共有はリアルタイムに行われるため、各ルートの今日の回収状況が一目でわかるようになっています。

これにより、自治体職員、請負業者、ドライバー間の冗長な連絡が不要となり、これまでアナログだった問い合わせ対応業務の効率化が実現できます。

【集計作業と自治体への報告書作成を自動化】

手計算が大変だった報告資料用の集計作業もkintoneで自動化しました。これは、以下の3つのアプリから構成されています。

• 回収量入力マスタアプリ： 回収区分と車両の情報を管理します。ユーザーはアクションボタンを使用して、関連する「回収量入力アプリ」にデータを追加するためのQRコードを簡単に生成できます。

• 回収量入力アプリ：紙、布、プラスチックなど、回収区分ごとに回収量を詳細に記録します。

• 報告資料集計アプリ：「回収量入力アプリ」で記録されたデータをもとに、krewDataを用いて区分ごとの回収量を自動的に集計します。集計結果はこのアプリに自動登録され、プリントクリエイターを利用して自治体の指定する書式に合わせて報告書を出力します。

このシステムを利用することにより、日々の回収データの入力だけで、報告書作成に必要なデータが瞬時に自動集計され、さらに指定された書式で報告書が生成されます。

これにより、時間を要していた集計作業が数クリックで完了し、報告の正確性が向上するとともに、職員の作業負担が大幅に軽減されます。

【kintoneで効率性と品質の向上を実現】

今回、一般社団法人伊勢資源回収事業協同組合さまの業務管理と集計･報告書作成のデジタル化を実現するために「kintone(キントーン)」を活用しました。

kintoneは、データをクラウド上で管理するだけでなく、業務ごとにシステム(アプリ)を作成･編集できるクラウドサービスです。
拡張機能も豊富で、自社の課題に沿って柔軟にカスタマイズできます。

kintone：https://www.comdec.jp/product/kintone/

今回の支援では、以下の2つを実現できました。

• リアルタイムの回収記録による問い合わせ対応の効率化

• 収集記録のデジタル化による報告書作成の自動化

ごみの回収前後の写真撮影を導入したことで、現場の作業量は増えましたが、その代わりに問い合わせ対応に必要だった煩雑なやり取りが大幅に削減されました。
そのため、トータルで組合全体の業務量が大幅に削減されたといえます。

また、以前までは手書きで回収記録を入力していたため、入力ミスの可能性が高い状況でした。さらに、報告書の作成に時間がかかり、ときには提出したはずの書類が行方不明になり、再送依頼が来ることもありました。今回このシステムを導入したことにより、ミスが減り時間も短縮できました。

自治体の公共事業は、委託業者と連携して運営されていることが多いため、どうしても問い合わせ対応には時間がかかりがちです。今回の改善により、自治体と委託業者との連携がよりスムーズになり、市民の満足度向上が期待されます。

このように株式会社コムデックでは、デジタル化を単なる目的ではなく、業務効率化や質の向上といったより根本的な目的達成の手段として捉えています。デジタル化は業務の改善に貢献し、最終的には、人々の生活の向上につながると考えております。

株式会社コムデックは「伊勢からITで日本を元気にする」ことを目標に、各企業のデジタル化を通して、皆さまにとって便利なデジタル社会の構築の一役を担ってまいりますので、業務効率化にお悩みの方はぜひお問い合わせください。

関連記事：https://www.comdec.jp/comdeclab/iseresource-01/

【会社概要】

企業名：株式会社コムデック

本社所在地：三重県伊勢市小木町484-1

代表取締役社長：生田 智之

事業内容：ノーコードプログラミングの発達により中小企業自身が自社に合ったシステムを簡単に開発できる社会に移り変わる中、従来のシステム開発事業から「目の前でシステムを構築してその場で作ってその場で修正する」対面開発事業へ重心をシフトしました。

お伊勢参りのお土産として有名な株式会社赤福にもkintoneで開発したアプリを提供しており、それらの事例はオウンドメディアである『コムデックラボ』で公開しています。

オウンドメディア等を通じてデジタル活用の可能性を広め、『伊勢からITで日本を元気にする』ことを目標に掲げています。

公式HP：https://www.comdec.jp/

YouTube：https://www.youtube.com/@kintonegeinin/featured