株式会社WHERE｜EXOffice 来訪者予約受付サービス提供開始

EXOffice 来訪者予約受付 サービス、2025年４月より提供開始

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屋内位置情報測位ソリューションを展開する株式会社WHERE（本社：東京都港区、代表取締役：岩井光久）は、スマートオフィスソリューション「EXOffice」において、来訪者向けに予約受付ができるAPOTORO®とシームレスに連動した来訪者予約受付サービスの提供を開始致します。この新サービスは、来訪者予約において、EXOfficeの会議室予約、従業員情報と連動し、一元管理することで、受付業務の改善を実現します。このサービスはEXOfficeの新たなオプションとして提供します。

新サービス追加の背景

ハイブリッドワークの普及により、オフィスはよりスマートに変貌しつつあります。その中で、従来の来訪者向け受付は、有人の受付担当者が手動で来訪者情報を確認・記録の管理をしているため、受付業務の負担が大きく、デジタル化・省人化を進める傾向にあります。只、来訪者予約受付システムは、会議室予約システム等とは独立しているケースが多く、来訪者向け会議室と従業員向け会議室を完全に分断する運用も発生します。こうした背景の中、会議室予約が可能なEXOfficeに来訪者予約を連動して、シームレスな予約管理を実現する来訪者予約受付サービス連携を開発しました。

この機能は、「来訪者予約と会議室予約が別々だと、管理が煩雑になる」、「EXOfficeから来訪者予約を実現したい」など、お客様より、課題感やご意見･ご要望を多数頂き、連携開発したもので、試作段階で高評価を頂いた経緯から、サービス化に至りました。

新サービスの特徴

来訪者予約受付サービスは、QRコード来訪者予約受付システムAPOTORO®とEXOfficeをシームレスに連携して利用できます。EXOfficeの会議室予約及び従業員情報とAPOTORO®が同期して、来訪者予約受付を実現します。EXOfficeにログイン後は、来訪者予約受付のリンクをクリックするだけで、シングルサインオンにてEXOfficeのログインアカウントでAPOTORO®にログインが可能となります。

APOTORO🄬は、予約したい日時、会議室、来訪者の宛先等を登録することで、来訪者向けにQRコード付きの案内メールが発信され、同時にEXOfficeへの会議室予約を行います。QRコードリーダーをオフィス受付に設置することで、来訪者がQRコードリーダーをかざしたタイミングで、予約者にメール通知を行うこともできます。

このサービスの独自性と強みは、シームレスに2つのシステムを利用でき、一元管理ができることと、入退セキュリティシステムEXGatekeeperで採用している実績のあるAPOTORO®を利用しているため、入退室管理にも拡張がしやすくなることにあります。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ※APOTORO®は、西部電気工業株式会社の登録商標です。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ※QRコードは、株式会社デンソーウェーブの登録商標です。

新サービスの利用方法

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１．従来は、それぞれ個別の仕組みで導入することになり、導入・管理コストが増えておりました。新方式の場合は、EXOfficeが連携の中心となることで、導入・管理コストの圧縮につながります。EXOfficeからシングルサインオンでAPOTORO®にログインして、シームレスに利用ができるようになります。更に会議室予約情報を同期しているため、来訪者予約も会議室予約と連動します。

２．APOTORO®にて来訪者予約を行います。EXOfficeから会議室予約情報を同期しているため、空き会議室を一覧で表示できます。

３．APOTORO®から来訪者予約を行うと、QRコードが添付されたメールが来訪者に送信されます。来訪者はこのQRコードを利用して、受付を行います。尚、オフィスに設置したORコードリーダーにQRコードを読み取らせると、予約者にメール通知がされます。また、EXGatekeeperと連携することで、フラッパーゲート等の入退室認証端末の開錠のためのQRコードとして利用できます。

本サービスは、EXOfficeの来訪者予約受付オプションをご利用のお客様が対象となります。
尚、会議室予約情報を表示するためには、EXOfficeの座席・会議室予約オプションのご利用が必要になります。ご利用料金、その他詳細は、EXOffice販売店もしくは、株式会社WHEREにお問い合わせください。

今後の展望

来訪者予約受付サービスの開始を機に、EXOfficeはオフィス環境の向上に一層寄与してまいります。今後も機能追加や改善計画を進めていく予定です。

株式会社WHERE

株式会社WHEREは、当社独自技術で構成する「EXBeaconプラットフォーム」を主軸に、オフィスやビル等建物施設や建設現場等、様々なシーンでデジタルツインを実現し、そのデジタルデータを活用したソリューションサービスを提供することで、お客様の課題発見・解決にお役立て頂いています。

株式会社WHERE
代表者 代表取締役　岩井　光久
本社所在地　東京都港区三田三丁目5番27号
　　　　　 　住友不動産東京三田サウスタワー3階
設立日 2013年04月

コーポレートサイト：https://where123.jp
EXOffice専用サイト：https://exoffice.where123.jp
EXGatekeeperページ：https://exoffice.where123.jp/lp-exgatekeeper01