【Copilot in Outlook】を活用したメール時短術を無料動画で解説─定型業務からの解放と創造的業務へのシフトを支援

〜Copilotを活用したメール時短術を無料動画で解説〜

ユースフル株式会社

2025年9月25日 11時00分

ユースフル株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役：大垣凛太郎）は、Microsoft 365のAIアシスタント「Copilot in Outlook」の活用定着を支援する動画を、YouTubeチャンネル「ユースフル / 実務変革のプロ」（https://www.youtube.com/@youseful_skill）にて公開しました。本動画では、Copilotによるメール業務の効率化を通じて、従業員がより創造的で本質的な業務に集中できる働き方の実現を目指します。

■背景：日本企業の生産性課題とメール業務が抱える課題

OECDの統計によれば、日本の労働生産性は加盟38カ国中28位と低迷しており、長年にわたる構造的課題となっています。特にホワイトカラー業務においてメールの作業時間が長く、2022年以降は減少傾向にあるものの、依然として1日あたり2〜3時間がメール対応に費やされており、生産性を著しく損なう要因の一つとされています。

出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2025」を基にユースフル株式会社にて作成　URL：https://businessmail.or.jp/research/2025-result/

また、メール1通あたりの作成・確認にかかる時間は、過去4年間でほとんど改善が見られていません。

この非効率の背景には、単なる時間の浪費だけでなく、作業の切り替え（コンテキストスイッチ）の頻発や、認知的・心理的な負荷の蓄積といった、目に見えにくい要因が存在しています。

こうした隠れたコストが、従業員の集中力や生産性を静かに損なっているのです。

■内容：Copilotが提示する3つのメール時短術

視聴先：YouTube「ユースフル（実務変革のプロ）」
URL：https://www.youtube.com/watch?v=H57WUnzDxQ8（無料視聴）

今回公開したYouTube動画では、Copilot in Outlookの活用がメール業務の課題にどのように対処し、従業員の負担を軽減するかを紹介しています。

未読メールの要約と優先順位付け
Copilotは、受信トレイの未読メールスレッドを自動で要約し、重要なポイント、依頼事項、納期などを瞬時に抽出します。これにより、膨大なメールの中から対応すべきメールの優先順位を一目で把握でき、手動での整理にかかる工数と認知的負荷を大幅に削減します。
返信文の自動生成とカスタマイズ
ユーザーが一文程度の簡単なプロンプトを入力するだけで、受信メールの文脈を理解した返信文の下書きが自動で生成されます。文面の長さやトーン（フォーマル・カジュアルなど）も調整できるため、返信作成にかかる時間と心理的負担を劇的に軽減します。
文面のコーチング機能
作成中のメール文面に対して、Copilotが「トーン」「感情」「明瞭さ」などの観点から客観的な改善提案を提示します。これにより、「正しく伝わるか不安」という心理的な課題の解決や、メールコミュニケーションの品質向上を支援します。

動画を視聴する

■導入効果：Copilotが寄与するメール業務効率化と品質向上

＜Copilot活用によるメール処理の時短効果＞

Microsoftが297人のユーザーを対象に実施した定性調査では、

64％のユーザーがCopilotの活用によりメール処理に費やす時間を削減できたと回答しています。

（https://news.microsoft.com/ja-jp/features/231124-copilots-earliest-users-teach-us-about-generative-ai-at-work/?msockid=1a24a2187a956f7a3c14b1fb7b476e6a）

＜Copilot活用によるメール品質の向上＞

上記の時間削減効果に加え、メールコミュニケーションの質そのものも向上する可能性が示唆されています。同社が62人の参加者を対象に、Copilotの使用有無を知らせずに行った観察調査では、以下のような結果が得られました。

Copilotを使用して作成されたメールは、手動で作成されたメールに比べて明瞭さが18%高く、簡潔さにおいては19%高いと評価されました。
Copilotで作成されたメールについて、「自分ではこれ以上うまく表現できない」と評価されたメールは25%高いスコアが付けられました。

これらの結果は、Copilotが単なる作業効率化ツールに留まらず、メール作成における認知的・心理的負荷を軽減し、コミュニケーションの質を客観的に高める可能性を示しています。また、メール業務に費やされていた時間が、企画立案や顧客提案といった創造的業務へと再配分されることは、働き方の質そのものを向上させる一助となり得ます。

AIは人の仕事を奪う存在ではなく、人が「創りたいこと」に集中できる環境を整えるパートナーであり、Copilotの導入は、働き方を再設計する戦略的な一歩です。