コクヨ株式会社が郵便物・配達物管理システム「トドケール」を導入 - コクヨが運営する「街にひらいたオフィス」に「トドケール」で提供する「Webポスト」とは？ -

コクヨ株式会社に郵便物・配達物管理サービス「トドケール」を導入していただき、導入事例をインタビューとしてご紹介させていただく機会をいただきました。

コクヨ株式会社

「人とモノをつなぐ」をミッションとする株式会社トドケール（本社：東京都千代田区、代表取締役CEO 野島剛）は、コクヨ株式会社が全社的な働き方の改善のために郵便物・配達物管理クラウドシステム「トドケール」を導入したことをインタビューとともにご紹介いたします。

＜取材にご協力頂いた方＞

・コクヨ株式会社

　ヒューマン＆カルチャー本部 総務部

　北 利幸 様

・コクヨ＆パートナーズ株式会社

　センター推進部 センター推進グループ

　瀬口 朋世 様

＜法人プロフィール＞

名称：コクヨ株式会社

設立：1905年

URL：https://www.kokuyo.co.jp

事業内容： 文房具の製造・仕入れ・販売、オフィス家具の製造・仕入れ・販売、空間デザイン・コンサルテーションなど

名称：コクヨ＆パートナーズ株式会社

設立：2016年

URL：https://www.kokuyo-partners.co.jp

事業内容：総務業務を中心としたアウトソーシングサービス

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街にひらいたオフィス THE CAMPUS

THE CAPUMSの入り口

本日は郵便物・配達物管理サービス「トドケール」を導入いただいたコクヨ株式会社 ヒューマン＆カルチャー本部 総務部　北 様 と、「トドケール」を使った郵便デジタル化サービス 「Webポスト」を運用されているコクヨ＆パートナーズ株式会社 センター推進部 センター推進グループ　瀬口 様にインタビューの機会をいただきました。どうぞよろしくお願いいたします！まずはコクヨ株式会社・コクヨ＆パートナーズ株式会社の事業と、お二方それぞれの責務についてお伺いできますか？

コクヨ株式会社 北 様

【北様】コクヨ株式会社はWORK & LIFE STYLE Companyとして、文具や家具といったカテゴリにとらわれない、豊かな生き方を創造する企業を目指しています。

ワークスタイル領域は、変化する働き方の多様化に応える空間づくりやファニチャーの製造・販売、ECサイト「カウネット」をはじめとするビジネスサプライ事業を中心に行っています。

ライフスタイル領域は、一人ひとりが個性を発揮できる付加価値文具の企画・開発を行うグローバルステーショナリー事業や、「ACTUS(アクタス)」に代表されるインテリアリテール事業があります。

コクヨ＆パートナーズ株式会社　瀬口　様

【瀬口様】コクヨ＆パートナーズ株式会社は、オフィスの運用やそこで働くワーカーの働き方改革をサポートするBPO事業を行っており、お客様の事業運営に欠かすことができないビジネスインフラとして、お客様とともに成長していくパートナーとしての企業を目指しています。

「ビジネスコンシェルジュ」が総務・メール室業務などのオフィスサービス、提案資料のデザインや情報収集サポートなどのナレッジサポート、コワーキングスペースの運営まで、働くシーンを幅広く支えるサービスを提供しています。ありがとうございます。コクヨ株式会社では、今回インタビューを実施させていただいた場所でもある「THE CAMPUS」の運営もされていますよね。こちらはどのような目的やコンセプトでスタートされたのですか？

【北様】「THE CAMPUS」は、2021年に「働く・暮らす」の実験場として稼働をスタートしました。コクヨのオフィスビルの一部を開放し、どなたでもお使いいただけるパブリックエリアにしています。弊社では50年以上前からコクヨ社員が実際に働く現場を見ていただき、働き方をリアルにイメージしていただけることを目的として、ライブオフィス運営を行っています。この品川にあるTHE CAMPUSは、ライブオフィスの解釈を拡げ、街に開かれたオフィスをコンセプトとしているため、1階2階は一般の方にも立ち入っていただき、コクヨの商品や実験開発の様子を見て・触れてもらえる環境を用意しています。

一般的には閉じたイメージのあるオフィス空間に対して、「街に開かれたオフィス」というキーワードを用いられている点がすごくユニークですよね。その中で、北様と瀬口様が担っていらっしゃる役割や業務内容を教えていただけますか？

【北様】コーポレート部門としての新たな取り組みや、顧客向けソリューションの開発チームが立ち上げたサービスを運用ベースに落とし込み、実際に使ってみて検証を行う役割を担っています。検証の中でトライ＆エラーを繰り返すのですが、実験カルチャーというコクヨの価値観が表すように、オフィスの中でいろんなトライを実行できるのは、非常にやりがいを感じています。業務の具体的な例としては、リモートワーク中のワーカーの「問い合わせを解決したい・社内ナレッジを取得したい」という声に対応した「WEBコンシェルジュ」や、「オフィスに届く郵便物に対して、オフィスにいなくても効率良く対応したい」という声を実現するために立ち上げた「Webポスト」などのソリューションに対して、実際の運用でどのようなオペレーションを行っていくのかという部分の検証作業を担っています。「Webポスト」に関しての社内運用はコクヨ＆パートナーズのメンバーが担っており、お客様へのサービスの提供と提案活動を行っています。

【瀬口様】コクヨ＆パートナーズはTHE CAMPUSで働くワーカー宛の郵便・宅配便をデジタル管理する「Webポスト」の運用を担っています。取引先から送られてくる荷物や郵便物を、トドケールを使って電子管理したり、受取先のワーカーからの依頼に応じて内容物のPDF化や原本を受け取るための仕分け作業などを行っています。

トドケールの導入を検討したきっかけ

ありがとうございます。今回、Webポストという形で郵便物の電子化サービスを提供されることになった背景をお伺いできますでしょうか？

【北様】3年前、コロナ禍で出社することが制限された際、オフィスのあり方が大きく変わりました。特に、郵便物を確認するために出社しなくてはいけないという課題が、総務・ワーカーどちらにも顕在化しました。その中でも請求書に関しては、処理するためにオフィスに来て受け取らなくてはいけないということがネックになっていました。そこで「Webポスト」サービスを知り、飛びついたのがきっかけです。

トドケールを利用するまでは、自社システムや他社サービスを使われていたと伺っております。そのサービスからトドケールへの切り替えを検討されたきっかけや、導入を決められた理由をお伺いできますでしょうか？

また、着荷が知らされず受け取られないままの郵便物でメール室が圧迫されてしまうことも課題でした。そこで、郵便物も荷物も管理・通知できるようにしたいと考えるようになったことがトドケールへの切り替えを検討したきっかけです。

導入の決め手になったことは大きく分けて2点あります。

1点目は、メール室業務のシステム化が実現できるという点です。トドケールでは、荷物の登録から通知までの作業を分業して行うことができるため、メール室以外のメンバーでもリモートで業務を行うことができます。例えば、「現場で荷物を仕分け・登録する人」と「システムから通知や処理対応をする人」に作業分担すれば、後者はリモートでも作業することができます。このように業務を切り分けてシステム化することで、これまで難しかったバックオフィス業務の担当者のABW（Activity Based Working）が叶えられることが魅力だと感じました。

2点目は、トドケールの機能の良さで業務の効率化が図れる点です。以前は置き型のスキャナーを利用していたので、荷物と郵便物の通知の仕方を別にしなければならず業務が煩雑になっていましたが、トドケールはスマートフォンのアプリで荷物・郵便物の外装を撮影して通知用の画像にできるので、荷物・郵便物どちらに対しても同じやり方で効率的に到着通知を送れるようになりました。また、トドケールのアプリには荷物の受取サイン機能が実装されているのも良いと思います。

メール室・ワーカー双方から見た導入効果

業務効率化の点を高く評価いただき、サービスの切り替えを決意していただいたんですね。ありがとうございます！それでは、実際に導入された後のワーカーの方の反応はいかがでしょうか。

【北様】ワーカーにとってはメリットしかありません。オフィスに出社しなくても、自分宛にどんな郵便物が来ているのか荷姿含めてタイムリーに知ることができます。さらに内容物のPDF化をシステムから依頼することで、受取人は最初からPDFデータの状態で受け取ることができます。以前は受取人が対応していたPDFスキャンの作業から開放され、注力すべき業務に集中することができるようになったという喜びの声を聞いています。

スキャンセンターの様子

ありがとうございます。バックオフィス業務の効率化という視点では、効果を感じていただけているでしょうか？

【北様】ワーカーから総務部門への問い合わせがかなり減り、そこに対しての業務負荷はかなり削減されました。総務への問い合わせの中でも約半数が郵便物に関するもので、特に「届いていますか？」という着荷確認が多い状況でした。トドケールを使った「Webポスト」からワーカーに郵便物の到着通知を送ることで、総務・ワーカー双方の問合せ工数の削減だけなく、「郵便物が届いたら通知が来る」という一種の安心感をワーカーに提供することができていると思います。

【瀬口様】メール室の作業者目線ですが、「不明便」と呼んでいる「宛名が個人名で記載されていない配送物・郵便物」をスピーディーに処理することができるようになったと感じています。今までは「過去の台帳から受取人のあたりをつけて渡しに行って、担当が違ったり変わっていたりたら、一度メール室に戻って再度確認する…」という工程を何度か行ってやっと受け渡しが完了するということがあったのですが、トドケールを導入してからはそういったシーンは無くなりました。トドケールの荷物一覧画面で過去の対応処理をデータ検索できたり、現場にいないメール室メンバーも荷物一覧画面にアクセスすることで蓄積したナレッジを元に宛先を明らかにできるため、受け渡し処理にかかる工数や速度はかなり効率化しています。このことは我々の作業効率化だけでなく、荷物の受け渡しにかかる時間も短縮できているため、ワーカーへの価値提供という観点でも大きなメリットだと思っています。

働き方を進化させ続けるソリューション提案に向けて

スキャンセンター

【北様】コロナ禍を経て働き方は大きく変わり、ハイブリッドワークは色々な企業に取り入れられています。そのため、業種を問わずどの企業に対してもお勧めできるのではないかと考えます。ただ、商品開発に携わる部門ではデータだけでなく現物を手に取って業務を行う場面があり、部門によってはマテリアルから完全に切り離して業務を行うことは難しいですが、そのような条件の中でもより働きやすい環境のために効率化できる部分はあると考えています。THE CAMPUSではそういった環境に対しても、どんなソリューションで解決に導くことができるか実験を行っています。

【北様】コロナ禍を経て働き方は大きく変わり、ハイブリッドワークは色々な企業に取り入れられています。そのため、業種を問わずどの企業に対してもお勧めできるのではないかと考えます。ただ、商品開発に携わる部門ではデータだけでなく現物を手に取って業務を行う場面があり、部門によってはマテリアルから完全に切り離して業務を行うことは難しいですが、そのような条件の中でもより働きやすい環境のために効率化できる部分はあると考えています。THE CAMPUSではそういった環境に対しても、どんなソリューションで解決に導くことができるか実験を行っています。

【瀬口様】
トドケールに関しては一層の向上を期待しており、現在は配送物・郵便物を転送した時の発送情報が送れないため、ワーカー視点だと「到着通知はトドケールから、発送通知はメール室から送られてくる」という見え方になっています。ここの機能実装がされたら、さらに導入できる企業は増えるのではないかと思います。

ありがとうございます。トドケールのシステムを使った「送る機能」は他の導入企業様からの要望も多くいただいており、実装に向けて開発を進めております。実装されましたら、改めてご活用の事例や改善要望などお寄せいただけますと幸いです。
本日はインタビューの機会を頂きましてありがとうございました！コクヨ株式会社様・コクヨ＆パートナーズ株式会社様の今後の活躍を祈念しております！