「忙しすぎてDXが進まない」を打破。仙台ひと・まち交流財団がバックオフィス外部化で業務改革

～地域発のBPO「あっぱれHR」で公共セクターのDXを推進～

行政や公共法人ではDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が求められる一方、日常的な事務業務の負担が大きく、デジタル化に取り組む余力を確保できないという課題が全国的に指摘されています。

こうした状況に対し、バックオフィス業務の外部化によって公共セクターのDXを後押しする取り組みが仙台で始まりました。

人事コンサルティング会社、株式会社Pallet（本社：仙台市、代表取締役：羽山暁子）は、公益財団法人 仙台ひと・まち交流財団（所在地：仙台市）に対し、バックオフィス支援サービス「あっぱれHR」の提供を開始しました。

同財団では、会計入力などの定型事務の一部を外部化することで総務部門の業務負荷を軽減。職員が本来の業務に集中できる環境を整えながら、業務の標準化とデジタル移行を進めています。

本取り組みは、限られた人員で運営される公共組織において、業務効率化と行政DXを同時に進める新しいモデルケースとして注目されています。

導入の背景：新システム導入と繁忙期が重なり「限界」を迎えた総務部門

仙台ひと・まち交流財団は、仙台市内の市民センターや児童館の管理運営などを通じて、地域コミュニティづくりを支える仙台市の外郭団体です。

同財団の総務課は5～6名体制で、人事・勤怠・会計など財団全体の管理業務を担っています。近年はDX推進や新システム導入、各種プロジェクト対応が重なり、特に決算期には業務負荷が増大。限られた人員の中で、管理部門の業務が逼迫する状況が続いていました。

財団内ではBPR（業務プロセス改革）に向けた検討も進められていましたが、実行には半年から1年程度の準備期間を要する見込みでした。そのため、まずは現場の業務負荷を速やかに軽減する対策が必要と判断されました。

こうした背景から、定型業務の一部を外部と分担することで業務の停滞を防ぎ、職員が本来の業務に集中できる環境を整えるため、「あっぱれHR」との連携による業務支援が開始されました。

公共セクターの特性に配慮した業務移管設計

機密保持や内部統制が厳格な公共法人の特性を踏まえ、段階的な業務移管を実施しました。

• 業務の棚卸しと切り出し

  個人情報を多く含む人事労務領域は内製を継続し、会計入力など定型性の高い業務から外部化

• 業務管理システムの一部を刷新

  既存システムを見直し、内製化を目的としたノーコードツールの導入支援と開発を行う

• 業務の標準化

  属人化していた業務を手順書化し、再現性の高い業務フローを整備

導入効果：デジタル化の先にある「職員の余裕」

導入後、最も大きな変化は職員の精神的な負担が軽減されたことでした。繁忙期の業務を外部と分担することで、「一人で抱え込まなくてよい」という安心感が生まれ、組織全体の働き方にも前向きな変化が見られています。

現場からは
 「職員の表情に笑顔が戻ったことが何よりの成果」
 との声も上がっています。

また、業務運用が安定したことを受け、追加業務の依頼も決定しました。
当初の想定を超えて業務連携が広がっており、外部連携によるバックオフィス運営の有効性が確認されています。

代表者メッセージ

公益財団法人 仙台ひと・まち交流財団 
副理事長兼事務局長 柳津 英敬 氏

人手不足が深刻化する一方で、DXの進展やAIの普及は急速に進んでいます。しかしながら、こうした時代の潮流に対応できず悩んでいる企業や団体は少なくありません。

当財団もそうした課題を抱えていましたが、昨年秋から株式会社Pallet様との対話を重ね、あっぱれHRに所属する女性のお力をお借りしながら、バックオフィス業務の効率化に取り組んでまいりました。

挑戦はまだ始まったばかりですが、財団が変わりつつあること、そして女性活躍の推進の大きな可能性を実感しているところです。

今後さらに改革を進め、限られた資源をコア業務に集中させることで市民サービスの一層の向上に努めてまいりたいと考えております。

株式会社Pallet 代表取締役 羽山 暁子 

行政や公共法人ではDXの必要性が認識されている一方で、日常業務の負担が大きく、実際の変革に着手する余力を確保することが難しいという声を多く耳にします。今回の取り組みは、バックオフィス業務を外部と分担することで、職員の皆さまが本来の業務に集中できる環境をつくることを目指したものです。職員の皆さまが本来業務に集中し、より幸せに働くことは、市民の皆さまにとってもより良いサービスの享受に繋がると信じています。

地域には、働きたい意欲やスキルを持ちながらも活躍の機会が得られていない人が多くいます。『あっぱれHR』を通じて、行政や企業の人手不足と地域人材の活躍機会を同時に生み出し、持続可能な地域社会づくりに貢献してまいります。

今後の展望：地域課題を解決する「三方よし」の雇用モデルへ

「あっぱれHR」は、地域の潜在労働力（主に働きたい女性人材）をチーム化し、バックオフィス業務を支援するサービスです。

本取り組みにより

• 公共・企業の持続可能性向上

• 女性の就労機会の創出

• 地域内で仕事が循環する新たな雇用モデル

• の実現を目指しています。

Palletは今後、本事例を「人に寄り添う公共セクターDX」のモデルとして、東北エリアの自治体や外郭団体への展開を進めてまいります。

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▶︎4/8(水) ウェビナー開催　

【団体・会社概要】

公益財団法人 仙台ひと・まち交流財団

仙台市における地域コミュニティの活性化と市民生活の向上を目的とする団体。市民センターや児童館などの管理運営を通じ、市民主体のまちづくりを支えている。
 所在地：宮城県仙台市

株式会社Pallet

「はたらくことがあたり前に幸せな社会を共に創る」をミッションに掲げ、仙台を拠点に活動する人事コンサルティング会社。延べ100社を超える地域組織の組織変革を支援する中で、地域の人手不足と、働きたくても働けない女性たちのギャップを同時に解決したいという想いから2025年に新サービス「あっぱれHR」をスタート。

代表取締役：羽山暁子
 所在地：宮城県仙台市太白区向山4-18-7 canvas107
WEB：https://pallet.work/