ビジネスチャットで困っていることランキング!男女221人アンケート調査

ビジネスチャットの悩みに関する意識調査

株式会社ビズヒッツ(本社:三重県鈴鹿市、代表取締役:伊藤 陽介)は、仕事でチャットを利用している221人を対象に「ビジネスチャットの悩みに関する意識調査」を実施し、そのデータをランキング化しました。
詳細はこちら( https://media.bizhits.co.jp/archives/7608 )
メールよりも気軽にやり取りでき、複数人での会話も容易なビジネスチャット。

最近は、社内外でのコミュニケーションや連絡手段のツールとして利用する企業も増えています。

一方で、簡単につながってしまうことによる「チャット疲れ」や、利用ルールのあいまいさによる「マナーへの不安」などを感じている人も多いのではないでしょうか。

そこで今回、株式会社ビズヒッツ( https://bizhits.co.jp/ )が運営するビジネス上の問題解決を考えるメディアBiz Hits( https://media.bizhits.co.jp/ )は、仕事でチャットを利用している221人に「ビジネスチャットの悩み」についてアンケート調査を実施。

その結果をランキング形式でまとめました。
 
  • 調査概要
調査対象:仕事でチャットを利用している全国の男女
調査期間:2020年11月10日~17日
調査方法:インターネットによる任意回答
調査人数:221人(女性119人/男性98人/未回答4人)
 
  • 回答者の属性


 

  • 調査結果サマリー
・仕事でチャットを使っている人の半数は悩みがある
・ビジネスチャットの悩み1位は「会話のテンポが合わない」
・円滑なビジネスチャットのコツは「簡潔でわかりやすい文章にすること」

 
  • 仕事でチャットを使っている人の半数は悩みがある

仕事でチャットを利用している10~60代の男女221人にアンケートを行ったところ、「ビジネスチャットをするうえで悩みがある」と回答した人は49.8%。

全体の半数近くにのぼることがわかりました。

 
  • ビジネスチャットの悩み1位は「会話のテンポが合わない」


ビジネスチャットをするうえで「悩みがある」と回答した110人に、具体的にどんな悩みがあるのか聞きました。

結果は、1位「会話のテンポが合わない」、2位「言いたいことが伝わりにくい」でした。

【1位 会話のテンポが合わない】
・複数人でチャットする際、自分と相手の既読や書き込みのタイミングに時差が生じて用件が混在する(30代 男性 受付)
・文字を打っている間に相手がどんどん打ち込んできて、会話にならないことがある。(50代 男性 システムエンジニア)
・相手が文章を考えているのか、こちらの反応を待っているのかがわからない(20代 女性 カウンセラー)

「会話のスピードについていけない」という意見や、反対に「相手の反応が遅くてもどかしい」というコメントが多数。

会話がテンポよく進まない原因としては、以下のような理由が挙がりました。
・タイピングスピードが遅い
・通信や既読表示にタイムラグが生じる
・文章がわかりにくく、理解するのに時間がかかる
・即答できない内容や質問
・チャットに集中できない場所にいる(外出先など)

「相手の反応が遅いときは返答を待ってから入力する」「タイピングスピードを上げる」など、互いにペースを合わせる努力をすることが必要かもしれませんね。

【2位 言いたいことが伝わりにくい】
・うまく伝わらなくて何回もやりとりをし、予想以上に時間を費やすことがある(40代 女性 コンサルティング会社)
・文を書くのが苦手なので、簡潔に用件を伝えるのが難しい(20代 女性 事務職)

チャットは短い文章でのやりとりが基本であることから、文章を簡潔にわかりやすくまとめることに苦労している人が多いようです。

文面を考えるのに時間がかかったり、言いたいことがうまく伝わらず、何往復もやりとりしてしまうとの声も。なかには、簡単な連絡事項はチャット、込み入った話は電話と使い分けている人もいました。

【3位 言葉づかいに悩む】
・どのくらいまでかしこまった文章にすればいいか、いつも悩む(30代 女性 WEBライター)
・ビジネスライクな上司とのチャットでは「あれ?もしかして怒ってる?」と心配になってしまう(30代 女性 学習塾の事務員)

チャットは「お忙しいところ恐れ入りますが…」「もしご都合がよろしければ…」のようなまわりくどい言い回しが不要で、メールよりフランクにやりとりできるのがメリット。

しかし、明確なルールやマナーがないため、「砕けすぎると失礼かも」「ほんとに挨拶抜きでも大丈夫?」と悩んでしまう人も。

また、簡潔な文章は冷たい印象を持たれがちなので、キツイ言い方になっていないか気になってしまう人も多いようです。

【4位 やりとりが多く管理しづらい】
・一つのチャットに大勢の社員が参加している場合、重要会話のチャットが埋まりやすい(20代 男性 エンジニア)
・数人でチャットをすると、どの文に対しての答えなのか混乱するときがある(40代 女性 貿易事務)

大勢でチャットをしているとき、会話がどんどん上に流れて重要な情報が埋まってしまった経験のある人も多いはず。その結果、「話の結論がわからない」「依頼された仕事を見落とす」といった問題も起こるようです。

【同4位 即レスへのプレッシャー】
・既読機能があるので「すぐに返信しなくては」と焦る(30代 男性 事務員)
・いつでもすぐに返信を求められているような気がする。私は業務時間外にチャットを見ないので、相手との感覚の調整が難しい(40代 女性 経営コンサルタント)

ビジネスチャットは「なるはや」の返信を期待する傾向にあります。

実際、なかなか返信がこないために業務が滞り、イライラした経験がある人も多いのではないでしょうか。

「1日2~3回チェックし、余裕のあるときに返信する」といった使い方が多いメールと違い、手軽にやりとりできるチャットは、送る側も受け取る側も「即レス」を意識してしまうようです。

【5位 誤送信がある】
・エンターキーで送信されてしまう機能により、慣れていないと誤送信、途中送信してしまう(20代 女性 一般事務)
・急いで入力しようとするため、誤字脱字が発生しやすい(50代 男性 外資系経理)

チャットツールによっては、『エンターキー=送信』となっているため、改行するつもりが送信してしまったという失敗が多いようです。

また、会話に遅れないように焦ってタイピングすることで、誤字脱字や変換ミスも発生しがちになっています。

 
  • 円滑なビジネスチャットのコツは「簡潔でわかりやすい文章にすること」


仕事でチャットを利用している221人に、「円滑なビジネスチャットをするうえで工夫していること」を聞いたところ、ダントツの1位は「簡潔でわかりやすい文章にする」でした。

次いで「言葉づかいを工夫する」「即レスする」と続きます。


【1位 簡潔でわかりやすい文章にする】
・何をどうしたいのか、明確な文章を送るようにしている(20代 女性 ITコンサルタント)
・質問には「YES/NO」で答えられるように、わかりやすくまとめている(20代 男性 ネット広告運用)

瞬時に理解できる文章になるよう、また相手が返信しやすい文章になるよう工夫している人が多数。

具体的には、

・できる限り短い文章にする
・結論から書く
・わかりやすい表現を使う
・数字・日時などを具体的に入れる

などが挙げられました。

わかりにくい文章は誤解を招くだけでなく、追加の説明や質問が増えることで、やり取りの手間が増える原因にもなります。

簡潔でわかりやすい文章にすることで、相手も自分も負担がなくなり、テンポのよい会話ができるようになりそうですね。

【2位 言葉づかいを工夫する】
・きつい言い回しになっていないか、よく確認している(20代 女性 一般事務)
・柔らかい書き方を心がけ、ネガティブなことを伝える際は、先に日々の貢献に感謝するような文言も入れている(30代 女性 外資系企業)
・相手のカジュアル度合い(言葉遣い)に合わせている(30代 女性 人事)

チャットの言葉づかいには迷っている人が多いものの、基本的には丁寧な言葉を使う人が大半。

そのうえで、相手が「!」などの記号や絵文字を使ったら自分も使うなど、相手のテンションに合わせているとのコメントが多く寄せられました。

また、できるだけやわらかい印象を与えるよう、言葉選びや良い回しに気をつけているとの声も。

【3位 即レスする】
・なるべく早めに目を通し、返事をする(20代 女性 マーケティング)
・パソコンだけでなくスマホにも通知がくるよう設定して、見落としがないようにしている(20代 男性 広告代理店の営業職)

チャットが届いたら、できるだけすぐに返信しているとの声が多数。返信に時間がかかる場合は、顔文字や「いいね!」で先にリアクションだけしたり、「後から返信する」と伝えておく人も。

通知をオンにしてメッセージを見逃さないようにしている、とのコメントも多くありました。

相手を待たせないよう努力する一方で、常にチャットを意識し、チャットに振り回されている人も多いことがわかります。

【4位以下のコメント】
・別の場所に打ち込み、確認してからコピー&ペーストで送信する(30代 女性 貿易関係)
・いつまで返信がほしいかを明記する(30代 男性 営業)
・よく使う言葉、単語は保存してすぐにレスができるようにしている(40代 女性 医療職)
・先方の営業時間外に連絡しないようにしている(20代 女性 営業事務)

 
  • まとめ

ビジネスチャットでは、

・会話のテンポが合わない
・言いたいことが伝わりにくい

といった悩みを抱える人が多い一方で、その悩みを解決するために「文章の書き方」や「送るタイミング」を工夫している方が多くいることもわかりました。

また、「やり取りが増えると管理しづらくなる」「Enterを押すことで誤送信してしまう」といった悩みも、チャットツールによってはすでに解決済みですし、他のツールでも改良によりすぐに問題にならなくなるでしょう。

ビジネスチャットは使いこなせばとても便利で、仕事の効率化やコミュニケーションの円滑化にも大きく役立ちます。

問題点を解消しながら、ぜひ積極的に活用してみてください。



■会社概要
社名   : 株式会社ビズヒッツ
所在地  : 〒510-0208 三重県鈴鹿市鈴鹿ハイツ22-21
代表者  : 代表取締役 伊藤 陽介
設立   : 2009年1月19日
資本金  : 300万円
事業内容 : WEBメディアの運営・コンサルティング
URL   : https://bizhits.co.jp/




 
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