【導入事例】ウィルオブ・ワーク、行政書士法改正を見据え、在留資格支援基盤に「RakuVisa」を導入
全国拠点における在留資格支援業務の標準化、行政書士との分業体制、証跡管理を強化
RAKUVISA株式会社（本社：東京都渋谷区、代表取締役：木本佑史、以下「RAKUVISA」）は、株式会社ウィルオブ・ワーク（本社：東京都新宿区、代表取締役社長：村上秀夫、以下「ウィルオブ・ワーク」）における、在留資格申請支援プラットフォーム「RakuVisa」の導入事例インタビューを公開しました。
ウィルオブ・ワークは、東証プライム市場上場企業である株式会社ウィルグループのグループ会社として、人材派遣・紹介予定派遣事業、業務委託・請負運営事業、人材紹介事業、コンサルティング事業、外国人就労支援事業などを展開する総合人材サービス企業です。
取材に応じたのは、ウィルオブ・ワーク グローバルマネジメントサービス事業部で特定技能分野の事業運営を担う、営業部 部長の横田氏と、戦略推進部 マネジメントサポートグループリーダーの相原氏です。
導入の背景、社内での意思決定、全国拠点への展開、そして「効率化」だけでは語れないRakuVisa導入の意義について、現場と事業運営の両面から話を聞きました。
「便利だから」ではなく、「正しく進めるため」に
システム導入と聞くと、業務削減や時短が主な目的として語られることが少なくありません。しかし、ウィルオブ・ワークがRakuVisaに求めた価値は、そこだけではありませんでした。
担当者は、導入の狙いについて次のように話します。
「今回重視したのは、効率化よりもコンプライアンスです。誰がいつ、どの情報を登録し、どのように確認が進んだのか。それが記録として残ることに、大きな意味があると考えています」
在留資格申請に関わる支援業務では、外国人本人、雇用企業、登録支援機関、行政書士など、複数の関係者が関与します。特に支援人数が多く、拠点も複数にわたる企業にとって、申請までの経緯や役割分担を後から説明できる状態にしておくことは、今後ますます重要になります。
ウィルオブ・ワークが選んだのは、少しでも楽をするためのシステムではなく、正しく進め、その記録を残すための基盤でした。
行政書士法改正を見据え、早期に運用を見直し
導入検討の大きな契機となったのが、行政書士法改正への対応でした。
すでに多くの外国人材を支援していた同社にとって、在留資格支援に関わる運用を見直すことは、一部門だけの変更ではありません。全国の拠点、複数の担当者、既存の業務システム、連携する行政書士とのやりとりまで含めた、全社的な運用変更となります。
「多くの方を支援している状況でしたので、運用に支障を出すわけにはいきませんでした。だからこそ、早い段階で現行フローを見直し、顧問弁護士にも相談しながら、役割分担をより明確にした運用へ移行する必要があると考えました」
当初、同社では、自社で必要な仕組みを構築することも検討していました。行政書士と適切に連携し、記録を残しながら申請支援を進める。そのための運用設計を、自社の既存システムを活用しながら組み立てようとしていたといいます。
その検討の中で出会ったのが、RakuVisaでした。
「最初は、こうした仕組みがあること自体を知りませんでした。行政書士の先生と連携しながら、適切に申請支援を進める方法を自分たちで作ろうとしていたところ、RakuVisaで実現できることを知りました。記録も残りますし、既存業務との接続もできる。それなら使った方がよい、という判断になりました」
決め手は「記録が残ること」
数ある選択肢の中で、RakuVisa導入を後押しした最大の理由は何だったのでしょうか。担当者の答えは明確でした。
「やはり、記録・証跡が残ることです。アナログな運用だと、後から経緯を確認するために、メールやファイルを一つずつ探さなければならないことがあります。システム上で一元管理されていれば、誰が何をしたのかを確認しやすい。そこは非常に大きいと感じました」
RakuVisaでは、申請に関する情報入力や確認の履歴をシステム上で管理できます。登録支援機関が担うのは、支援業務の過程で把握した本人・所属機関に関する事実情報の提供です。その内容を踏まえて、申請人から受任した行政書士が専門的な観点から内容を精査し、申請人本人および所属機関との面談・確認を経たうえで、申請書類の作成および申請手続きを行います。
登録支援機関と行政書士、それぞれが担うべき役割を分けたうえで、同じシステム上で連携できること。それが、ウィルオブ・ワークにとって大きな安心材料となりました。
既存システムとの連携が、全社導入の現実性を高めた
もう一つ、導入判断において重要だったのが、既存の業務システムとのデータ連携です。
ウィルオブ・ワークでは、すでに多くの外国人材に関する情報を自社システムで管理していました。もしRakuVisaに同じ情報を一件ずつ手入力しなければならなかった場合、現場の負担は非常に大きくなります。
「自社で管理している情報が大量にあります。もし連携がなければ、それを一件ずつ入力し直す必要がありました。現場の負担を考えると、そこは大きなハードルだったと思います」
RakuVisa側がデータ連携に柔軟に対応したことで、既存業務との接続が可能になり、全社導入の現実性が高まりました。
「連携に対応していただけたことは、本当に大きかったです。もしそこが難しかったら、導入検討の段階で止まっていた可能性もあったと思います」
新しいシステムを導入する際、コンプライアンス上の必要性があっても、現場負荷が大きすぎれば定着しません。ウィルオブ・ワークにとって、既存システムとの連携は、理想の運用を現実の業務に落とし込むための重要な条件でした。
社内決裁でも重視されたのは、コンプライアンスへの対応
導入にあたって、社内決裁は比較的スムーズに進んだといいます。
「決裁者に説明した際も、むしろ『コンプライアンスをしっかり整えて進めてほしい』という反応でした。懸念されたのは、内容そのものよりも、限られた期間で本当に運用開始まで持っていけるのか、という点でした」
行政書士法改正への対応は、登録支援機関にとって避けて通れないテーマです。ウィルオブ・ワークでは、コストや利便性だけでなく、将来的に説明責任を果たせる体制を作ることが重視されました。
「こうしたシステムは、一般的には追加費用や開発期間が大きくなる印象もありました。その中で、比較的柔軟に進められたことは、社内に説明するうえでも大きかったです」
全国拠点で、同じ基準の運用を実現するために
ウィルオブ・ワークのように全国に拠点を持つ企業では、システムを導入するだけでは十分ではありません。各拠点の担当者が同じ基準で運用できるよう、業務フローを整理し、現場に浸透させる必要があります。
導入準備では、担当者と行政書士が実際の画面を確認しながら、どの操作を行うと相手側でどのように表示されるのかを一つずつ確認していきました。
「自分たちがここを操作すると、先生側ではこう見える。逆に、先生が確認を終えると、こちらにはこう通知が来る。そうした流れを一つずつ確認し、画面キャプチャを取りながらマニュアルを作成しました」
現場に展開するマニュアルも、実際の運用に即して担当者自身が整備しました。
「時間も限られていたので、必要なものは自分たちで作って、すぐに展開しました。『この通知が来たら次に進める』といった細かい部分まで、現場で迷わないようにする必要がありました」
全国の拠点で同じ運用を行うには、単にルールを伝えるだけでは足りません。担当者が迷わず動ける状態まで落とし込むことが必要です。ウィルオブ・ワークは、RakuVisaの導入をきっかけに、申請支援に関わる業務の標準化を進めていきました。
導入直後、現場には戸惑いもあった
もちろん、全社的な運用変更が最初からスムーズに進んだわけではありません。
従来の業務フローから、行政書士との役割分担をより明確にした運用へ切り替える以上、現場には新たな確認や説明の手間も発生しました。担当者は、導入直後を振り返り、率直にこう話します。
「最初は、現場から戸惑いの声もありました。従来のやり方から変わる以上、負荷がかかる部分もありました」
それでも同社は、単に目の前の工数だけで判断しませんでした。重要なのは、申請に関わる情報が記録として残り、誰がどの役割を担ったのかを後から説明できる状態にすること。短期的には負荷があったとしても、長期的には会社、現場担当者、行政書士、そして支援を受ける外国人本人を守る体制につながると考えたからです。
導入後は、既存システムとの連携や運用改善が進み、少しずつ現場での使い勝手も改善されてきました。担当者は、今後さらにデータ連携が進むことで、実務上の負担もより軽減されていくことに期待を寄せています。
行政書士との役割分担を明確にし、申請プロセスの透明性を高める
RakuVisa上では、行政書士が申請人本人および所属機関と面談・確認を行うステップが必ず設けられています。
「先生が確認してくださるからこそ、早い段階で気づけることがあります。必要に応じて認識をすり合わせながら進められる点は、安心材料になっています」
申請手続きは、提出して終わりではありません。情報の不足や不整合があれば、追加確認が必要になる可能性があります。だからこそ、登録支援機関と行政書士がそれぞれの役割を明確にし、システム上で情報と履歴を共有しながら進められることには大きな意味があります。
RakuVisaは、登録支援機関が行政書士と適切に分業しながら申請業務を進めるための基盤として機能します。現場情報を持つ登録支援機関と、専門業務を担う行政書士が、同じ情報をもとに確認・申請・支援を進められることが、申請プロセスの透明性と説明可能性を高めています。
「証跡が残っていること」が、現場と会社を守る
インタビューの中で繰り返し語られたのが、「記録が残ること」の重要性です。
担当者は、トラブル発生時の対応についても、記録の有無が大きな違いになると話します。
「トラブルが起きたとき、誰がいつ何を確認したのかを説明できることは非常に重要です。証拠が残っていれば、事実をもとに整理できます。逆に、記録が残る運用になっていること自体が、トラブルの抑止にもなると思います」
在留資格申請に関わる情報は、外国人本人の就労や生活にも直結します。関係者が多いからこそ、後から確認できる記録があることは、会社だけでなく、現場担当者や連携する行政書士を守ることにもつながります。
RakuVisaにおける操作履歴や情報管理は、平時には目立ちにくい機能かもしれません。しかし、規模が大きく、関係者が多い組織ほど、その価値は大きくなります。
「コンプライアンス体制を整えたい会社にこそ薦めたい」
最後に、同じように特定技能分野で支援業務を行う登録支援機関にRakuVisaを薦めるかを尋ねました。
「薦めます。特に、コンプライアンス体制をきちんと整えたい会社には合っていると思います」
今回の導入は、「システムで業務を楽にする」という単純な話ではありません。むしろ、適切な役割分担を行い、必要な確認を行い、その記録を残すために、あえて手間を引き受ける選択でもありました。
しかし、その手間は、将来のリスクを減らし、現場の判断を支え、会社として説明責任を果たすためのものです。
「便利だから」ではなく、「正しく進めるため」に選ぶ。
ウィルオブ・ワークの取り組みは、行政書士法改正後の登録支援機関に求められる運用体制を考えるうえで、一つの示唆となる事例です。
RakuVisaについて
RakuVisaは、在留資格を取得したい外国人、雇用企業、登録支援機関、申請を行う行政書士・弁護士が、在留資格申請に関わる情報をオンラインで共有・管理するためのクラウドサービスです。
登録支援機関は、支援業務の過程で把握した本人・所属機関に関する事実情報の提供と支援業務を担い、申請人から依頼を受任した行政書士は、申請人本人および所属機関との面談・確認を経たうえで、専門的な判断・確認、申請書類の作成、申請手続きを行います。
申請に関わる情報や操作履歴をシステム上で管理することで、関係者間の役割分担を明確にし、申請プロセスの透明性と説明可能性の向上を支援します。
株式会社ウィルオブ・ワークについて
株式会社ウィルオブ・ワークは、東証プライム市場上場企業である株式会社ウィルグループのグループ会社です。人材派遣・紹介予定派遣事業、業務委託・請負運営事業、人材紹介事業、コンサルティング事業、外国人就労支援事業などを展開し、販売、コールセンター、介護・保育、製造など幅広い領域でサービスを提供しています。
会社名：株式会社ウィルオブ・ワーク
本社所在地：東京都新宿区新宿三丁目1番24号 京王新宿三丁目ビル3階
代表者：代表取締役社長 村上秀夫
設立：1997年1月29日
事業内容：人材派遣・紹介予定派遣事業、業務委託・請負運営事業、人材紹介事業、コンサルティング事業、外国人就労支援事業
RAKUVISA株式会社について
RAKUVISA株式会社は、在留資格申請に関わる業務をオンラインで進めるためのクラウドサービス「RakuVisa」を開発・提供しています。外国人本人、雇用企業、登録支援機関、行政書士・弁護士など、在留資格申請に関わる関係者が適切に連携できる仕組みを提供し、外国人材が安心して日本で働ける環境づくりを支援しています。
会社名：RAKUVISA株式会社
本社所在地：東京都渋谷区道玄坂1-21-1 渋谷ソラスタ3F
代表者：代表取締役 木本佑史
設立：2018年4月
事業内容：
オンラインビザ申請プラットフォーム事業「RakuVisa」https://rakuvisa.com
オンライン日本語学習事業「RakuVisa Academy」https://rakuvisa.academy/
オンライン日本語学習事業（外国籍児童向け）「RakuVisa School」https://rakuvisa.school/
お問い合わせ先
RAKUVISA株式会社
RakuVisaに関するお問い合わせ
E-mail：info@rakuvisa.co.jp
※本記事に記載の企業名、担当者コメント、写真は、掲載許可を得たうえで公開しています。
※本文中のコメントは、取材内容をもとに、趣旨を損なわない範囲で編集しています。
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