日程調整ツールeeasy、自社担当に対して、商談や面接を「均等」に振り分けられる技術で特許取得

「ランダム」での振り分けで生じる、担当する数の偏りを解消

日程調整ツール「eeasy」(イージー)を運営する株式会社Ｅ４(所在地：東京都千代田区、代表取締役社長：杉本 太一朗)は、自社担当者の空き日程の中で商談・面接等の日程調整を行う際に、自社の各担当者の受け持つ商談数・面接数が「均等」に近づくように担当者を自動決定できる技術に関し、特許を取得いたしました。

• 既存課題

実業務では、商談や採用面接を複数の担当者が手分けして担当することがあるため、eeasyを含む一部の日程調整ツールには、日程調整を行うと同時に、スケジュールが空いている自社担当者の中の「誰か１人」に、商談や面接を自動で振り分けられる機能が存在しています(※注)。
そして、各担当者の負荷をより均等にしたいという顧客要望に対して、今までは「ランダム（乱数を使用した関数）」による振り分け方式を使用するのが一般的でした。

しかし、「ランダム」方式は、その方式の性質上、１週間・１か月間といった短期間ではどうしても各担当者の商談数・面接数に「偏り」が生じてしまうため、ある特定の担当者に負荷（＝商談・面接の数）が集中してしまうことが課題となっていました。

本特許技術は、上記課題を解決するべく発明された技術であり、各担当者の受け持つ商談数・面接数が「均等」に近づくように、自社の担当者を自動決定できる技術です。


※注：

本資料は分かりやすさを優先し、自社担当者の中の「誰か１人」に自動振り分けする内容で記載していますが、当社は、振り分け対象となる自社担当者の構成を１人～複数人(チーム)で自由に設計できる技術の特許も取得しているため、eeasyであれば、「誰か１人」に対する振り分けだけでなく、「いずれか１チーム」に対しても会議の自動振り分けが可能です。（ https://eeasy.jp/news/n0039 ）

• 本特許技術で実現できること

本特許技術は、日程調整を行うと同時に自社担当者に会議を自動振り分けする際、指定した「単位期間」において、各担当者が受け持つ「同種類の会議」の数を「均等」に近づけるようにするための技術です。具体的には以下例のような自動振り分けを行うことで、各担当者が受け持つ商談数や面接数の「均等化」を図ることができます。

例）　・１週間　の商談数が一番少ない営業担当者に、新規商談を振り分ける
　　　・１か月間の面接数が一番少ない面接官　　に、新規面接を振り分ける

• 特許概要

カレンダーツール上の「空き日程」を自動で判断しながら日程調整できるツールにおいて、主催者側の各担当者の受け持つ「同種類の会議(※１) (※２)」の数が「均等」に近づくように、主催者側の担当者を自動決定できる技術。主に以下の方式によって実現する。

【１】日程調整ツールにおいて、会議の主催者は、複数名の「担当者」および「単位期間(※３)」を含む、日程調整に必要な調整条件を指定する

【２】主催者は、日程調整ツール上で【１】の調整条件と関連づけられた日程調整用のURL(※４)を調整相手(※５)に送付する

【３】日程調整ツールは、調整相手が日程調整用のURLにアクセスしてきた際に、「担当者」のカレンダーを参照して、調整条件に合致する「担当者」の空き日程を抽出する

【４】日程調整ツールは、【３】に該当する空き日程の中で、「担当者」の中の少なくとも１名以上の空き日程である日程を、候補日程として調整相手に提示する

【５】調整相手は、提示された候補日程の中から会議日程を決定する

【６】日程調整ツールは、会議日程が空き日程となっている「担当者」の中から、会議日程が含まれている「単位期間」において「同種類の会議」の数が最も少ない「担当者」を、該当会議の主催者側の担当者（＝該当会議の主催者側の参加者）として決定する(※６)

※１：便宜上「会議」としていますが、用途は会議に限定されるものではありません。

※２：「日程調整ツール上の同一設定を使用して日程調整した会議」や「指定した条件に適合するカレンダーツール上の予定（例：件名に特定の文字列が含まれる予定）」などを、「同種類の会議」とすることができます。

※３：単位期間は自由に設計できます。例：日、週、月、任意の期間など

※４：便宜上「URL」としていますが、調整相手が日程調整ツールに簡単にアクセスできるものであれば、URL以外のアクセス技術でも代替可能です。

※５：調整相手は、日程調整ツールのユーザーである必要はありません。

※６：会議日程および主催者側の担当者を決定した後に、カレンダーツールへの予定の自動登録や関係者への自動通知も可能です。

※補足：「チーム」に割当てる技術も含まれます
特許概要は、内容の分かりやすさを優先し、主催者側の担当者の「誰か１人」に会議を割当てる方式で記載していますが、本特許技術には、複数人(１人を含む)の担当者で構成されたチームを複数組成しておき、複数チームの中の「いずれか１チーム」に対して、日程調整した会議を割当てる技術も含まれます。
つまり、本特許技術では、各チームが受け持つ「同種類の会議」の数が均等に近づくように、「チーム」に対して会議を自動で割当てすることも可能です。

• 日程調整ツール「eeasy」について

eeasyは、Googleカレンダー・Outlook予定表と連携することで、空き日程を自動判定し、ビジネス上の日程調整を自動化するサービスです。（ https://eeasy.jp/ ）

ビジネス上の「ほぼ全てのシチュエーション」に対応できる日程調整機能を備え、また、業界で唯一、多数の特許を有していることにより、業界における圧倒的な機能優位性を誇ります。さらに、eeasyが実施している高度なセキュリティ対策は数多くの上場企業・大企業に評価されていることもあり、すでに、多数の東証プライム上場企業を始めとする50,000社以上にご導入いただいています。

◆ 日程調整の概要
・ 日程調整はURLを相手に送るだけ　　…　最短10秒
・ ダブルブッキングなし　　　　　　　…　常に空き日程で自動調整
・ 予定は自社カレンダーに自動登録　　…　手間も漏れもなし

◆ 対応できる日程調整シチュエーション（一部抜粋）
・ユーザー個人の調整
・社内同席者を含めた調整
・社内メンバーの代理調整
・３社以上での調整
・人材紹介業で発生する調整
・Web会議の調整 (Web会議URLの自動発行)
・会議場所の同時調整 (訪問・来客時など)
・説明会・セミナーの予約受付
・ルール設定による担当者の自動アサイン
・ルール設定による担当チームの自動アサイン

• 株式会社Ｅ４　会社概要

「当たり前を変える」「新たな概念を創り出す」「より便利にする」「関わる人の笑顔を増やす」、そんなことを目論み、自ら楽しみながら事業を創出・展開していく会社です。

運営する日程調整ツール「eeasy」では、サービス開始10カ月でZoomの導入実績10,000社超を誇るNECネッツエスアイ株式会社(東証プライム)との業務提携を実現し、また、数々の有名ベンチャーを選出してきた富士通アクセラレーターfor Work Life Shiftにおいて採択されるなど、著名な大企業からも多数ご評価をいただき、業界のトップランナーとして注目されています。

 《会社概要》
  会社名： 株式会社Ｅ４（読み：イーフォー）
  所在地： 東京都千代田区二番町9番地3
  代表者： 代表取締役社長　杉本 太一朗
  設立　： 2018年7月
  URL　 ： https://www.efour.jp/