日程調整ツールeeasy、調整相手の所属等によって、自動登録する予定の共有範囲を切り換えられる技術で特許取得

日程調整ツール「eeasy」(イージー)を運営する株式会社Ｅ４(所在地：東京都千代田区、代表取締役社長：杉本 太一朗)は、日程調整相手の所属等によって、日程調整ツールが自動登録する予定の「共有範囲」を切り換えられる技術で特許を取得いたしました。

• 発明の背景

■ カレンダーツールの仕様
Googleカレンダー・Outlook予定表をはじめとする多くのカレンダーツールでは、登録する予定の「出席者（ゲスト）」に他者を加えた場合、「出席者」に加えた他者との間で予定の共有が自動的に行われます（出席者には、予定の「件名」「メモ」「添付ファイル」などが自動共有されます）。

■ 一般的な予定共有
そして、多くの企業では、予定のメモなどには以下例のような社内メンバーに共有したい内容を記載するため、予定の共有範囲（＝予定の出席者）は社内メンバーに限定するのが一般的です。

　例）予定のメモ等に記載する内容
　　　・社内会議：　　議案、議事録など
　　　・商談：　　　　商談に向けての共有事項など（＝同行者向けの情報）
　　　・採用面接：　　候補者の履歴書、面接時の注意点など（＝面接官向けの情報）

■ 日程調整ツールの予定登録方式（とその課題）
しかし、各日程調整ツールが採用している予定の登録方式は、以下「共有方式／非共有方式」のいずれか一方であるため、どちらの方式であっても、各日程調整ツールが自動登録する予定の共有範囲は上述の「一般的な予定共有」と完全に一致することはありません。つまり、日程調整ツールで日程調整した場合、ある場面においては必ず、使い勝手の悪い「予定の共有状態」になってしまうのが実状です。

　□ 日程調整ツールの予定登録方式
　　・　共有方式：調整相手を出席者に加えて　予定を登録する方式（＝相手と予定共有する）
　　・非共有方式：調整相手を出席者に加えずに予定を登録する方式（＝相手と予定共有しない）

　□ 「一般的な予定共有」との対比

■ 本特許による課題解決
本特許技術は、日程調整ツールを使用した場合であっても、上述した「一般的な予定共有」との不一致を発生させないようにできる技術であり、日程調整ツールを使用しながらも、常に、使い勝手の良い「予定の共有状態」を実現できる技術です。

• 本特許技術により実現できること

本特許技術は、上述の「共有方式／非共有方式」を自動または手動で切替えられる技術であり、具体的には、日程調整ツールにおいて、以下のような機能を実現できる技術です。

《実現例１》
「調整相手が社内／社外のどちらであるか」の判定基準を事前に設定しておくことで、日程調整の際は、以下のように、予定登録方式を自動的に切り替えて予定登録を行う機能

・社内との日程調整の場合には、自動的に　「共有方式」を採用して予定登録を行う
・社外との日程調整の場合には、自動的に「非共有方式」を採用して予定登録を行う

《実現例２》
日程調整の際に、ユーザーが「共有方式／非共有方式」のどちらを採用するかを指定でき、日程調整の完了時は、ユーザーが指定した方式で予定登録を行う機能

• 特許概要

カレンダーツール上の「空き日程」を自動で判断しながら日程調整できるツールにおいて、主催者側の会議(※１)の予定をカレンダーツールに登録する際に、主に以下の「自動判定方式」「手動指定方式」のいずれかの方式(※２)によって、以下の「予定登録方式」を切り替えることができる技術。


《予定登録方式》 (※３)(※４)(※５)
・　共有方式：予定の「出席者」の項目に調整相手を加えて、　主催者側の予定を登録
・非共有方式：予定の「出席者」の項目に調整相手を加えずに、主催者側の予定を登録

《自動判定方式》
（１）日程調整ツールにおいて、会議の主催者は、「共有方式」を採用する時の基準となる調整相手の「属性判定条件(※６)」を設定する。
（２）日程調整が行われた際、日程調整ツールは、（１）で指定された「属性判定条件」を使用して、調整相手の属性を判定する(※７)。
（３）日程調整ツールは、主催者側のカレンダーツールに予定を登録する際、（２）の判定の結果によって以下のように挙動を変える。
・調整相手が「属性判定条件」に合致した場合、　　　「共有方式」で予定を登録する

・調整相手が「属性判定条件」に合致しなかった場合、「非共有方式」で予定を登録する

《手動指定方式》
（１）日程調整ツールにおいて、会議の主催者は、「共有方式」「非共有方式」のいずれかの方式を調整条件として指定する(※８)。
（２）（１）の調整条件と関連付けられた日程調整用のURL(※９)で日程調整が行われた場合、日程調整ツールは、（１）で指定された予定登録方式に従って予定を登録する。

※１：便宜上「会議」としていますが、用途は会議に限定されるものではありません。
※２：「自動判定方式」「手動指定方式」のいずれの方式も（どちらか一方であっても）、本特許です。
※３：「調整相手」は、日程調整ツールのユーザーである必要はありません。
※４：調整相手側の会議参加者が複数名存在する場合（調整相手が調整相手側の会議参加者として複数名を指定できる日程調整ツールである場合）、調整相手側の「全ての会議参加者」を、予定の「出席者」の項目に加えることができる技術も含みます。
※５：「出席者」という項目は、カレンダーツールにおいて予定の共有範囲を制御する項目であり、カレンダーツールの種類によって項目名称は異なります。
※６：「属性判定条件」は、調整相手の情報と対比することで、一致／不一致を確認できる情報で指定します。具体的には、「日程調整ツールが管理している人に関する情報（例：主催者側の社員情報）」「メールアドレス」「メールアドレスのドメイン」などを使用して指定できます。
※７：調整相手の属性の判定は、日程調整ツールが管理している調整相手の情報や、調整相手が日程調整ツールに入力した情報（例：メールアドレス）などを使用して判定できます。
※８：「共有方式」「非共有方式」だけでなく、それらに加えて「自動判定方式」を指定することも可能です。
※９：便宜上「URL」としていますが、調整相手が日程調整ツールに簡単にアクセスできるものであれば、URL以外のアクセス技術でも代替可能です。

• 日程調整ツール「eeasy」について

eeasyは、Googleカレンダー・Outlook予定表と連携することで、空き日程を自動判定し、ビジネス上の日程調整を自動化するサービスです。（ https://eeasy.jp/ ）

ビジネス上の「ほぼ全てのシチュエーション」に対応できる日程調整機能を備え、また、業界で唯一、多数の特許を有していることにより、業界における圧倒的な機能優位性を誇ります。さらに、eeasyが実施している高度なセキュリティ対策は数多くの上場企業・大企業に評価されていることもあり、すでに、多数の東証プライム上場企業を始めとする50,000社以上にご導入いただいています。

◆ 日程調整の概要
・ 日程調整はURLを相手に送るだけ　　…　最短10秒
・ ダブルブッキングなし　　　　　　　…　常に空き日程で自動調整
・ 予定は自社カレンダーに自動登録　　…　手間も漏れもなし

◆ 対応できる日程調整シチュエーション（一部抜粋）
・ユーザー個人の調整
・社内同席者を含めた調整
・社内メンバーの代理調整
・３社以上での調整
・人材紹介業で発生する調整
・Web会議の調整 (Web会議URLの自動発行)
・会議場所の同時調整 (訪問・来客時など)
・説明会・セミナーの予約受付
・ルール設定による担当者の自動アサイン
・ルール設定による担当チームの自動アサイン

• 株式会社Ｅ４　会社概要

「当たり前を変える」「新たな概念を創り出す」「より便利にする」「関わる人の笑顔を増やす」、そんなことを目論み、自ら楽しみながら事業を創出・展開していく会社です。

運営する日程調整ツール「eeasy」では、サービス開始10カ月でZoomの導入実績10,000社超を誇るNECネッツエスアイ株式会社(東証プライム)との業務提携を実現し、また、数々の有名ベンチャーを選出してきた富士通アクセラレーターfor Work Life Shiftにおいて採択されるなど、著名な大企業からも多数ご評価をいただき、業界のトップランナーとして注目されています。

 《会社概要》
  会社名： 株式会社Ｅ４（読み：イーフォー）
  所在地： 東京都千代田区二番町9番地3
  代表者： 代表取締役社長　杉本 太一朗
  設立　： 2018年7月
  URL　 ： https://www.efour.jp/