【ソウルウェアの働き方改革の取り組み】コロナ下でもオンライン完結の遠隔採用で人員2倍増、同時に離職率0%を実現テレワーク成功の鍵は「雑談」と「健康増進」、月5回計9時間の雑談を仕組み化

〜事業成長率は37%、リモートワーク歴6年のHRテック企業の知見を公開〜

勤怠管理・交通費精算クラウド「kincone(キンコン)」などを展開する株式会社ソウルウェア(本社:東京都豊島区、代表取締役社長:吉田超夫)は、当社の遠隔採用や社員の健康を守るための取り組みをはじめ、持続可能な働き方を目指した施策をまとめましたのでお知らせいたします。

 

(主な取り組みと実績)

1.働き方改革/勤務形態の多様化:コロナ以前の2016年よりテレワーク導入、運用歴6年目
-テレワークの導入
-世界中で利用できるフレキシブルオフィスへの移転
-勤務体系の選択制(フレックス制・裁量労働制・時短勤務制)
-”福”業制度(副業実施率45%)
-男性社員の育休取得

2.社内・採用業務のデジタル対応:面接数5倍増、直近3年間の離職率0%の成果
-ペーパーレス推進を徹底(バックオフィス業務の従業員も完全テレワークが可能に)
-オンライン完結の遠隔採用(現在の社員分布は沖縄、福岡、岐阜、京都、和歌山、新潟、首都圏などで約25名が働く)

3.社員の健康増進施策:利用率をみて新たな施策へと入れ替えていく仕組み
-婦人科検査やマンモグラフィ、脳MR検査、肺CT検査など健康診断のオプションを会社負担(利用率54%)
-インフルエンザの予防接種を家族分まで全額会社負担(利用率69%)
-歯科検診の全額会社負担(利用率30%)
-年2回、計4万円のおそうじギフト券贈呈(利用率77%)
-オンラインフィットネス『Fiple(フィップル)』の利用料を家族分まで全額会社負担(利用率77%)

4.テレワーク環境整備のための購入制度:2021年の購入額は74件、230万円
-在宅勤務時の生産性向上のため、デスクやチェア、書籍などの購入制度(利用率92%)

5.社内コミュニケーションの活性化:月5回、計9時間の「雑談」を仕組み化
-毎月のシャッフルランチ開催
-仮想オフィスでの全社会

6.今後の方針(代表取締役社長 吉田コメント)

 

 

1.働き方改革/勤務形態の多様化
-テレワークの導入(2016年導入、運用歴6年目)
優秀な人員を確保する目的もありながら、社員が結婚や育児、介護など、やむを得ない事情でキャリアを諦めたり変更したりする状況を改善するため、2016年よりテレワークを導入し、現在は運用歴6年目。遠隔地勤務も可能で、さらに世界中の「WeWork」オフィスも利用できる。

[経緯]
2016年8月に開発部門の要である社員が結婚を機に地元・和歌山へ帰郷するため退職の相談を受けたことをきっかけに、同年10月より週に1度のテレワークを全社員対象に試験導入。2017年4月より、退職の相談をした社員が和歌山へ帰郷し、遠隔地勤務の第1号社員となる。他、同年に2名の社員が地方移住を行い、遠隔地勤務者は3名となった。
2018年9月より、全社員対象に週5日のテレワークを開始し、現在のフルリモート勤務となる。
 

▲当社のテレワーク年表

[社内のデジタル化]
2016年のテレワークの導入後、以下のサービスを導入し半年間で、ほぼ全ての社内業務のDX化に成功。

  • 業務基幹システム:「kintone(キントーン)」「Googleドライブ」
  • 勤怠管理:「kincone(キンコン)」(当社の開発・販売製品)
  • 経費精算:「freee会計」
  • 給与計算:「freee人事労務」
  • WEB会議:「zoom」「Google Meet」
  • 社内コミュニケーション:「Slack」「Spatial Chat(スペーシャルチャット)」
  • クリエイティブ:「AdobeCC」
  • 電話:「Biztelモバイル」(クラウドPBX)、「ビジネスアシスト」(一次対応)

-世界中で利用できるフレキシブルオフィスへの移転
2019年5月に、賃貸オフィスから現在のフレキシブルオフィス「WeWork メトロポリタンプラザビル」(東京・豊島区)に移転。郵便物の受け取りや、直接面会の来客や会議をする必要がある場合のみ利用。「WeWork」では日本全国・世界中の拠点を利用できるプランを導入しており、本社のある池袋以外の拠点も利用可能。社員からは外出先や気分転換のために自宅外で作業したい時に利用しやすいと好評。


◀︎WeWork内、ソウルウェアのオフィススペース








 


◀︎WeWork メトロポリタンプラザビル
©️WeWork









-選択可能な就業時間
家庭の状況に合わせて柔軟に勤務時間を調整できるよう、フレックス制または裁量労働制を選択して勤務可能。
多くの社員はフレックス制を選択し、9時から18時までを通常の勤務時間としているが、事前申請をせず勤務時間を変更できるため、子供の習い事送迎や、家族の帰宅時間に合わせて自由に調整している。

コロナ下で小学校や保育園が休校になり子供が家にいる状況でも、テレワーク且つ自由に勤務時間を設定できるため、家庭と仕事の両立支援につながった。
時短勤務制度も採用しており、会社都合の時間枠ではなく、社員一人ひとりと相談しながら勤務時間は柔軟に設定。

自由に勤務体系を選択できる一方、社員の”働きすぎ”を防止するため、裁量労働だと際限なく働きすぎてしまう社員には9-18時の固定時間勤務制度を提案するなどして残業を抑制。

-”福”業制度(副業実施率45%)
スキルアップやキャリア形成につながる副業が可能。
単純に「お金がもっと欲しい」という利益を優先した副業は体力的にも精神的にも追い込まれてしまい、本業も疎かになる可能性が高いため許可をしていない。「幸福になるための副業=”福”業」を推奨。現在は45%の従業員が副業に取り組んでいる。

-男性社員の育休取得
産休・育児休暇に関しては法令通りに適用。2021年9月に遠隔地勤務の男性社員が育児休暇を1ヶ月取得。

(取得した社員:30代エンジニア職のコメント)
「ソウルウェアでの育児休業取得は私が一人目でしたが、子どもが産まれて最初の1ヶ月を、夫婦ともに子育て初挑戦で正解がわからないなりに頑張ることができ、取得してよかったです。
ソウルウェアでは男性育休取得の前例が無かったため、自分が抜けている間の変化や復帰後が気になってしまい、1か月で復帰したがもっと長い期間取ってもよかったと思っています。復帰した今思うのは、リモートワークでも仕事と子育ての両立は大変で、これから当社で取得する人がいればもっと長期間取得してほしいです。」

2.社内・採用業務のデジタル対応

-ペーパーレス推進
社内業務管理には以下のサービスを導入し、ペーパーレス化し、バックオフィス業務の従業員も完全テレワークが可能となる環境を整備。

 ・請求業務

   サイボウズ株式会社が提供する「kintone(キントーン)」を基盤に、
    請求書の発行から相手先への送付までを自 動化。

・電子契約
   弁護士ドットコム株式会社の「CLOUD SIGN(クラウドサイン)」を利用。
  「kintone」とも連携し、オンライン上で契約書を作成・送受信・保管。企業間における契約書作成のほか、
   雇用契約などでも利用。


-オンライン完結の遠隔採用(面接数5倍、直近3年間の離職率0%)
テレワーク導入と同時に、地方社員の採用を積極的に開始。面接から内定までを全てオンライン(zoom)で実施。コロナ下の採用強化にあたり、入社後もオフィスに出社したことがなかったり、社員の誰とも実際に会ったりしたことがない社員も多い。

2020年に人事の専任ポジションを設立してからは、従来の5倍のオンライン採用面接を実施。直近3年間の社員離職率は0%を維持。
当社は現在、沖縄から関東圏までの24名の従業員で構成されている。



◀︎社員分布図。沖縄、福岡、岐阜、京都、和歌山、新潟、首都圏。













3.社員の健康増進施策
正社員や直接雇用の従業員が福利厚生制度の対象となります。

-健康診断のオプションを会社負担(利用率54%)
関東ITソフトウェア健康保険組合に加入。
年度に1回の健康診断(「基本検診/〜35歳まで」「健保指定ドック/35歳以上」「1日人間ドック/35歳以上」)が義務付けられている他、IT健保検診センター受診の場合、以下のオプション追加も全額会社負担にて実施可能。従業員からは生活習慣を改める良い機会になると好評。
  • 婦人科系(年齢制限なし。婦人科検査、マンモグラフィ)
  • 脳MR検査(40歳以上)
  • 肺CT検査(40歳以上)
-インフルエンザの予防接種を家族の分も全額会社負担(利用率69%)
従業員だけでなく、従業員の家族や同居するパートナーも対象に、インフルエンザ予防接 種費用を会社で全額負担。

-歯科検診料の全額会社負担(2021年度利用率30%)
年に1回、基本的な歯科検診を全額会社負担で受診可能。

-年2回、計4万円のダスキンギフト券贈呈(利用率77%)
自宅に年2回、キッチンや水回り、エアコンなどの掃除を依頼できるダスキンの「プロのおそうじギフト」2万円ずつが贈られる。

代表の吉田が「テレワークになり自宅のトイレを利用する頻度やエアコンを付けておく時間が増え、出社していた時に比べて掃除する手間が増えているはず。快適な環境を維持して欲しい」という想いから2020年に導入。
利用した従業員本人や家族からも好評。

 

▲チケットを利用した従業員宅でエアコン清掃をしている様子

-オンラインフィットネス「fiple(フィップル)」の利用分を家族分まで全額会社負担(利用率77%)
テレワーク中の運動不足の声が社員から挙げられたことから、社員が副業で運営しているオンラインフィットネス「Fiple」を2021年6月より導入。
毎週水曜日の14時から30分間、ソウルウェア社員専用のレッスン枠を設け、zoom上でインストラクターと繋がってヨガや体幹トレーニング、椅子に座ったままのストレッチなどのグループレッスンを実施。
社内コミュニケーションの活性にも繋がっている。

さらに従業員とその家族は全額会社負担で、「Fiple」の常設レッスンも好きなだけ参加することが可能。
月間で最もレッスンを受講した従業員を表彰し記念品を贈与する取り組みも行い、従業員の健康を増進している。
 

▲ソウルウェア社専用グループレッスンの様子

詳細ブログ記事:https://workers.soulware.jp/2021/09/10/fiple_telework/

※利用率は全て2021年度の最新値となります。

4.テレワーク環境の整備
-在宅勤務時の生産性向上のための購入制度(利用率92%)

快適な環境でテレワークを行なってもらうため、PCや周辺機器、デスク、チェアなどを購入したい場合は申請後に全額会社負担で購入可能。物品以外にも書籍や有料セミナーへの参加費用なども申請可能。オンライン商談やセミナー対応のためイヤホンやモニターの申請が目立った。

▲制度を利用してハイバックチェア、モニターアーム、モニターライトを申請し購入した社員の自宅作業スペース

(本制度で椅子を購入した社員のコメント)
「椅子は店頭で試した時からとても気に入って、自腹でも購入したいと考えていました。一般的なオフィス用品としては高価格な椅子だったため、思い切って制度に申請したところ許可され会社負担で購入でき嬉しかったです。
痛み止めを飲むほどの腰痛が悩みでしたが、新しい椅子にしてからは腰痛が和らぎ、仕事により集中できるようになりました。」

5.社内コミュニケーションの活性化
-毎月のシャッフルランチ開催(参加率は92%、※2021年10月時点)
コロナ下で社員同士の交流が減ったことや、2020年〜2021年にかけて大幅に人員を増やしたことで、一度も社員同士でコミュニケーションを取らないまま過ごしている社員が多数いることを課題に思った社員発案の制度。2021年より開始。
発案した社員らが運営係となり、声かけやメンバー調整など、人事部以外の社員が主体的に取り組む。業務委託やインターンシップの学生も対象で、月に1度実施。希望者を募りzoom上で1時間オンラインランチをする。昼食は各自で好きなものを用意し、上限1,500円までで会社が負担。自炊も対象となる。

詳細ブログ記事:https://workers.soulware.jp/2021/09/02/telework_shufflelunch/
 

▲シャッフルランチの様子

-仮想オフィスでの全社会
出退勤や業務上の主なやりとりは全てSlackを利用する一方、チャットのみのコミュニケーションで、誰かの顔を見たり声を聞いたりすることがない日々が常態化。
さらにコロナで唯一社員同士が顔を合わせる機会だった社内イベントも全てオンライン化され、社内のコミュニケーション不足問題が深刻化。これを危惧した社員の提案により、2021年よりバーチャルチャットサービス「SpatialChat(スペーシャルチャット)」を導入。
 

▲ソウルウェアのスペチャルーム(社員の希望で季節に合わせた背景に)

▲1対複数で発言できるステージ風の設定も可能(全社員向けの発表やプレゼン用)

「SpatialChat」内で仮想オフィスとなるバーチャル空間を設け、その中で社員同士がコミュニケーションをとる。マイクをONにしたアイコン同士が一定距離に近づくと、会話が可能。会話をしなくてもキーボードの操作音など相手の周囲の音が聞こえるため、実際のオフィスで仕事をしているように感じ、テレワークの孤独感が薄れる。
しかし常時接続とした場合、生活音が聞こえてしまうことや、PCの動作が重くなるなどの問題が生じた。そのため当社では、毎週水曜日の14時〜16時は全員が「SpatialChat」にログインするようにし、1週間のうち数時間はバーチャル空間上で打ち合わせや雑談を行なうよう仕組み化している。
また、「SpatialChat」を利用し、月に1度の全社会も開催している。
 

▲WeWorkの専用スペースから役員が社員たちに繋いで全社会を行う様子(これはZoomで接続)

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6.今後の方針(代表取締役社長 吉田超夫 コメント)
働き方改革の取り組みで目指しているのは、「社員が安心して働き続けられる環境づくり」です。
テレワークすることや、ペーパーレスにすることが目的ではなく、2015年に自社開発の製品売上が安定し、精神的にも身体的にも余裕のある働き方を考えられるようになってきた時から、当時はまだ珍しかったテレワーク導入など、様々な取り組みを行って知見を貯め、今のソウルウェア流の働き方が実現しました。

現在もVPN機器、請求書の受け取り、備品倉庫などのクラウド化を進めており、物理的なオフィスの必要性はどんどん減っています。今後は本社オフィスの廃止やさらなる縮小も視野に入れながら、より社員が働きやすい環境作りを追求していきます。

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・サービス詳細

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https://u.repotone.com/

・会社概要
社名:株式会社ソウルウェア
代表者:吉田超夫
所在地:東京都豊島区西池袋1-11-1メトロポリタンプラザビル14階
設立:2012年12月3日
事業内容:クラウド事業
資本金:300万円
URL:https://soulware.jp/
Twitter:https://twitter.com/soulware1
Facebook:https://www.facebook.com/soulware.jp/

・代表プロフィール

代表取締役 吉田 超夫(よしだ のりお)
・1975年11月24日生
・大阪市出身
・経歴
大学中退後、24歳までバンド活動。
人生の立て直しを図るため渡米、NYの短大でコンピュータサイエンスを学ぶ。
27歳で帰国、IT企業へ就職。エンジニアとして3社で経験を積む。
37歳で株式会社ソウルウェアを設立。
・家族:妻と5歳の娘。趣味は家族でBBQ、登山、自転車などアウトドア。
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