社会保険電子申請ソリューションCharlotteが公文書の電子送付サービス「Charlotte POST」・自動保管サービス「Charlotte Archive」で特許取得

電子申請後業務の大幅な省力化と被保険者へタイムリーな公文書連携に期待

株式会社ユー・エス・イー（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：吉弘 三男）が提供する、社会保険・雇用保険の電子申請を支援するクラウドサービス「Charlotte（シャーロット）」は、電子申請後の公文書の社内保管や郵送作業をシームレスに行う公文書の電子送付サービス「Charlotte POST」・自動保管サービス「Charlotte Archive」の機能が特許権（特許第6931907号）を取得したことを発表致します。

 

 

開発の経緯

【Charlotte POST】
離職票や育児休暇中の支払決定通知などの公文書を社員に対して渡す際、発生する課題の解決についてお客様からご相談を受けておりました。郵送の場合、「公文書を紙で渡す為に、届いたPDFファイルを印刷」「郵送する為に、封入入れ間違えがないよう封書詰め」「安全に郵送する為に、レターパックで高い郵送費をかけて郵送」などの課題が挙げられます。
また電子メールの場合、「離職票を受け取る頃には退職が完了し、会社で配布されたメールアドレスが無効」「個人メールアドレスを預かり管理する場合、退職者の個人情報を預かるリスクや扱いなれないメールアドレスの誤送」などの課題があげられます。そこでこれらの課題を解決するべく、Charlotte POSTの開発に至りました。

【Charlotte Archive】
行政から受領した公文書の保管や管理に、ご苦労されている話をお客様から伺いました。
公文書は長いものだと実質40年以上保管する公文書も存在します。その為、「専用の保管庫の確保」「保管作業は事務所でしかできない」「保管された公文書を探すのが大変」「社員の方々によって保管期間が異なる為、管理が大変」などが挙がります。そこでこれらの課題を解決すべく、Charlotte Archiveの開発に至りました。


公文書の電子送付サービス「Charlotte POST」・自動保管サービス「Charlotte Archive」について
【Charlotte POST】
Charlotteで取得した公文書は、社員単位に割り当てられたPOSTに自動的に投函されます。
当然、電子データで公文書を渡す為、「紙に印刷の手間削減」「封入ミス削減」「郵送コスト大幅削減」ができます。さらに、電子メールアドレスは使わない為、「メールアドレス管理の手間削減」「個人メールアドレス管理の手間とリスクの削減」もできます。社員はPCだけなく、自身のスマートフォンで簡単に受け取れます。 例えば、受け取った離職票をコンビニ等で印刷をおこない、その足でハローワークで失業保険の手続きもできるようになります。

【Charlotte Archive】
Charlotteで受領した公文書は、自動でクラウド上に保管されます。これにより、保管庫の確保が不要になったり、保管作業の工程を削除できるだけでなく、保管されたデータが探したい時に、簡単に検索する事ができ、公文書の破棄を行う場合にも簡単に行え、各行政からの照会などにも簡単に対応する事が可能となります。

実際の流れ

e-Govから公文書がCharlotteへ届きます。その後、実務担当者がCharlotte上で公文書のダウンロードを実行すると従業員ごとに割り当てたPOSTへ「被保険者向け通知書（以下、通知書）」が自動投函され、Charlotte Archiveへ行政より受領した公文書一式が自動保管されます。
従業員は欲しいときに自身のPOSTを確認し、「通知書」を取得することができます。実務担当者は欲しいときに、保管した各種公文書を保管されたストレージより簡単に探すことができます。

こんな使い方もできる
・特定の従業員や全従業員へ給与明細や社内資料（社内イベントのおしらせ）等、ファイル形式のものであれば何でも送付する事が可能です。
 

・店舗ごとに公文書等を連携し、店舗のパソコンで従業員の書類がまとめて受け取れることができます。
 

今後の展望
昨今の新型コロナウイルスの影響で、オンライン化に移行する企業や動きが目立っています。また、出社を控えるような状況が発生した事により、「出社しないと処理できない」とされる業務の対応方法の課題が顕著となりました。人事労務担当者の業務も”出社しないとできないと思われている業務”です。公文書の電子送付サービス「Charlotte POST」・自動保管サービス「Charlotte Archive」はリモートワークを可能とし、公文書受領後の作業が一気に軽減されるサービスです。
現在、Charlotteでは公文書の電子送付サービス「Charlotte POST」を拡張し、社員から人事労務担当者へ電子データの送付が可能なサービスを提供開始予定です。
※提供開始予定のサービスも今回の特許に含まれております。
私たち、ユー・エス・イーは労務業務の改善により、お客様全体の効率化の実現を目指しております。是非、この便利さを体験してください。


社会保険・雇用保険の電子申請を支援するクラウドサービス「Charlotte」について
Charlotteは、人事給与システムのデータを上手に使い、社会保険・雇用保険の電子申請を支援するクラウドサービスです。オールクラウドで提供しており、新しい資産の導入や管理が不要なほか、パソコンにソフトのインストールが必要ありません。また、複雑な操作なく、直感的な操作で申請が行えるため、導入決定から実運用までが非常に短期間でスムーズに導入が行えます。ご利用者様からは「大量な数の申請を取り扱う稼働時間が75%カットでき、社員のケアなど、その他さまざまな企業活動の時間を創出できた」という声をいただいております。


【会社概要】
社名：株式会社ユー・エス・イー
所在地：東京都渋谷区恵比寿4-22-10
代表取締役社長：吉弘三男
設立：1970年3月
資本金：9000万円
企業URL：https://www.use-ebisu.co.jp/


【お問い合わせ先】
株式会社ユー・エス・イー
Charlotte推進室　営業担当
E-Mail：[e-mail]
URL：https://use-charlotte.jp/