東洋大学、ワークフローシステム「AgileWorks」を導入

〜コロナ禍でのテレワークにも効果を発揮！半年で約700件の部内稟議書の電子化に成功〜

　ワークフロー及びデジタル稟議のリーディングカンパニーである株式会社エイトレッド（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：岡本 康広、以下 エイトレッド）が提供するワークフローシステム「AgileWorks（アジャイルワークス）」が、学校法人 東洋大学（所在地：東京都文京区、理事長：安齋隆、以下 東洋大学）に採用され、導入事例を公開いたしました。

• 「AgileWorks」導入事例｜東洋大学様　https://www.atled.jp/agileworks/case/toyo/

 

• 課題・背景

・キャンパス間の書類の発送工数やコストが増大、決裁までに時間がかかる
・添付書類点数が多い、保管時の作業工数など、紙ならではの課題が山積
・監査時に決裁書類収集など多くの手間がかかる
                    

• 業務効果                       

・書類の作成、回付の効率性が高まり、事務手続きと意思決定が迅速化 
・部署ごとに異なっていたファイル形式や記載項目が統一され、業務の安全性が向上 
・稟議書データが添付資料も含めて一元管理され、監査時にも有効 
 

• 導入大学コメント（事例紹介ページより抜粋）        　

　東洋大学 情報システム部 情報システム課 課長補佐の古海氏は、これまでの紙による稟議書の課題を次のように話しました。        
　「本学に限らず大学は一般的に紙を使う、ハンコを押して回すという文化が根強く残る環境です。その中で本学ではペーパーレス化への取り組みを数年前から進めてきましたが、稟議書についてはまだ紙による運用が残っていました。複数のキャンパスを持つ本学ではキャンパス間の人と書類の移動が発生し、発送の準備工数やコストの増大に加え、決裁までに時間がかかるといった課題がありました。また添付書類の点数も多く、回付中に稟議書の添付ファイルの組み合わせや資料の並びが不明確になり、その都度確認作業が必要となることもありました。」
 

　AgileWorksの導入が決定した2020年春、新型コロナウイルス感染が拡大し、同大学も大きな影響を受けました。 同じ情報システム課の大迫氏は「当初は紙の稟議書との並行運用を予定していましたが、多くの職員がキャンパスに来られない状況となり、いきなりペーパーレスでの運用に切り替わりました。それでも各自うまく使いこなせて、操作に関する質問もほとんどなかったので安心しました。 AgileWorksはこれまでの紙の稟議書の見た目を再現でき、UIの操作感もわかりやすかったのだと思います。入力についてはフォーム画面の横に簡易的なガイドが掲載されているので迷いがありませんし、対象となる稟議書を絞りスモールスタートしたことも、功を奏したと思います。」 とコメントを寄せました。
 

• ワークフローシステム「AgileWorks」について

　「AgileWorks」は、複雑な業務にも対応する標準機能と高い拡張性を持つ中堅・大手企業向けワークフローシステムです。大企業が抱える組織改編などの煩雑な社内業務や、社内のあらゆる場面における書類などの申請手続きを電子化。基幹系システムとの連携で、柔軟なアドオン開発も可能です。社内業務の迅速化で創造的なワークスタイルを実現します。（『AgileWorks』：https://www.atled.jp/agileworks/）    
 

• 組織概要

＜東洋大学＞
　1887年の創立から130年以上の歴史を持ち、哲学教育を礎に世界に求められる「グローバル人財」の育成に努める東洋大学。教育を支える職員の働き方改革にも積極的に取り組んでいます。 
                     
名称　　：学校法人 東洋大学
所在地　：〒112-8606　東京都文京区白山5-28-20
代表者　：理事長　安齋隆
従業員数：523名（大学内の事務職員数）
事業内容：教育、私立大学
URL　　：https://www.toyo.ac.jp/ja-JP/
                
＜エイトレッド＞
　エイトレッドは、稟議書や総務・人事諸届、経費精算などの社内申請手続きを行うワークフローシステム「AgileWorks（アジャイルワークス）」「X-point（エクスポイント）」及び、ワークフロークラウドサービス「X-point Cloud（エクスポイントクラウド）」を開発、全国の販売パートナーを通じて3,000社を超える企業・自治体・官公庁・教育機関などに導入されています。

名称　　：株式会社エイトレッド（東証一部：3969）
所在地　：〒150-0002　東京都渋谷区渋谷2-15-1 渋谷クロスタワー1F
代表者　：代表取締役社長　岡本 康広
設立　　：2007年4月
事業内容：ワークフロープロダクトの製品開発・サポートサービス・クラウドサービス
URL　　：https://www.atled.jp/